파워포인트 2배 잘하는 법

일잘러의 전략

by 일잘러의 전략 Mar 20. 2025

파워포인트는 다양한 목적으로 활용된다.

가장 많이 쓰는 경우가 경영진 보고일 텐데, 직접 발표를 해보면 어떻게 만들어야겠다는 생각이 정리될 것이다.

요새는 보고서도 단순화하거나 별도로 자료를 준비하지 않고 엑셀 파일 띄워서 보고하는 등 업무 효율화 측면에서 파워포인트의 사용을 줄이는 편이지만, 여전히 파워포인트는 이 소프트웨어의 이름에서 알 수 있듯이 Point에 Power를 더할 수 있는 유용한 툴이다.

경영진 보고나 각종 교육을 목적으로 파워포인트를 만든다고 가정하고 다른 사람들보다 파워포인트를 2배 잘 만든다는 일잘러가 되기 위한 전략을 생각해 보면 이렇다.

1. 핵심이 무엇인지 심플하게 담는다.

엑셀 편에서도 이야기했듯이 시간을 줄이려면 내용을 줄여야 한다. 즉, 청중에게 꼭 전달하고 싶은 이야기만 담으면 된다.

흔히 하는 실수 중에 하나가 한 페이지를 텍스트로 깨알글씨로 가득 채우는 것이다. 이 말은 하고 싶은 이야기가 정리되지 않았다는 것이고, 포인트가 없음을 반증하는 것이다. 너무 내용을 함축해서 제목 중심으로만 정리하면 하고 싶은 이야기를 다 머릿속에 넣어야 할 테고, 또 반대로 내용이 너무 많으면 글자의 크기를 줄여서 보이지도 않는 많은 텍스트를 구겨 넣게 될 것이다. 후자의 경우 발표 시에 청중들은 파워 포인트를 보자마자 당신의 이야기에 귀를 기울이지 않을 것이다.

아휴.. 저게 뭐야. 저걸 다 설명하겠다는 건가?

파워 포인트는 전달하고자 포인트만 심플하게 제한된 공간에 담으면 끝이다.

공간이 모자란다면, 글자 사이즈를 줄이지 말고 내용을 줄여라. 그리고, 핵심 단어 몇 개만 하이라이트 해주면 된다.

여백을 상하 좌우로 적절하게 넣어야지만 파워포인트이다. 여백이 없으면 그냥 보고서다.

2. 단축키 F4와 빠른 실행 도구 모음을 사용한다.

Microsoft의 프로그램들에 공통으로 쓰이는 단축키 중에서 파워포인트에 특화된 단축키 하나를 뽑는다면 F4이다. (키보드 상단에 위치해 있다.)

이 키는 방금 했던 행동을 다시 해주는 기능인데, 아주 유용하다. 예를 들어 인포 그래픽을 만들기 위해서 몇 개의 도형이나 그림을 배치한다고 하면, 좌우정렬을 해서 위치를 가지런히 맞추게 될 텐데, 이 동일한 작업을 여러 번 반복해야 하는 경우가 생길 것이다.

마우스로 똑같은 일을 반복하지 말고 키보드 상단의 F4를 눌러서 해보면 후다닥 방금 했던 행동을 반복해 준다.

반복해서 사용하는 도구들을 빠른 실행 도구 모음을 만들어서 리본 아래에 배치하고 마우스 원클릭으로 실행하면 빠르다. (Customizing 해서 단축키로 등록해 두면 더 빠르다.)

왜 빠른 실행 도구는 리본 아래에 배치해야 할까?

마우스의 움직임을 최소화하기 위해서다. 리본 위에 있으면 편도 0.1초, 왕복 0.2초 시간 더 소요될 테니깐. (집에서 1km 산책 다녀오는 것과 1.1km 산책 다녀오는 것의 시간 차이라고 보면 된다.)

3. 슬라이드 마스터를 만든다.

반복적으로 들어가는 템플릿이라면 슬라이드 마스터를 만들어서 쓰길 추천한다. 특히 슬라이드 마스터에는 현재 페이지와 전체 페이지 수를 명기 (예를 들어 전체 8장의 슬라이드 중에 현재 3번 슬라이드라면 - 3/8 -) 해서 보는 사람으로 하여금 대략적인 진도를 파악할 수 있도록 해주는 것이 좋다.

디자이너도 아닌데 무슨 슬라이드 마스터 템플릿까지 만들어야 하는가라고 생각할 수 있지만, 보고의 방식이나 스타일, 무엇보다 다른 사람들이 템플릿을 고민하지 않도록 시간을 줄여주기 위해서는 기본 템플릿 (1~3개 슬라이드 템플릿)을 만들어서 쓰는 것이 좋다.

어떻게 하면 나만의 템플릿을 잘 만들 수 있을까? 처음에는 다른 사람들이 만든 템플릿을 보고 이쁜 템플릿을 따라서 해보길 추천한다. 몇 개만 따라 해보면 된다. 그다음부터는 쉽게 나만의 템플릿을 만들 수 있다.

파워포인트는 Simple 함이 최고다. 슬라이드 장수는 최소한으로 줄이고, 여백을 충분히 확보하고, 제한된 공간에 전달하고자 하는 이야기를 Text와 숫자, 그림으로 담으면 끝이다.

내용이 넘치면 내용을 줄여서 제한된 공간 안에 나의 Point를 Power 있게 담으라.

이게 파워포인트를 남들보다 2배 잘할 수 있는 전략이다.

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