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Sep 30. 2015
PM 컨버팅 #1~#4
1. 초보 PM(Project Manager) 입문편
#1. PM이 되어야 한다.
갑자기 PM이 되어야 한다.
내가 원해서 PM이 된 경우보다 갑자기 조직의 필요에 의하여 통보식으로 PM이 된 경우가 대부분일 것 같다.
힘든 도제수업을 거쳐서 "이제 너에게 더 이상 가르칠 것이 없으니 이만 PM이 되어라"라고 스승의 명으로 PM이 되는 경우에는 그나마 큰 부담이 없겠지만 어느 순간 프로젝트를 수주했는데 네가 PM이 되어서 이 프로젝트를 수행하라는 명을 상사에게서 받는 다면 흔쾌히 PM직을 수락할 사람은 거의 없을 것이다.
하지만 목구멍이 포도청이라고 울며 겨자먹기로 프로젝트에 투입되어 악전고투 끝에 몸도 마음도 피폐해져 가면서 프로젝트를 수행 중인 PM이 주변에 지천이다.
물론 프로젝트를 잘 마친다면 문제가 안 되겠지만 대다수의 초짜 PM 들은 중간에 교체되는 아픔을 겪거나 프로젝트를 마무리한 후 적자에 대한 책임을 지고 다른 회사로 이직하는 경우가 다반사 일 것이다. 다행히 프로젝트를 잘 마무리하였다 치더라도 하루 이틀 휴가를 보내고 다른 프로젝트로 투입되는 경우가 비일비재할 것이다.
프로젝트를 잘 수행하기 위하여 서점에 가서 프로젝트 관리 및 사업관리책 그리고 PMI와 관련된 책들을 구매하여 읽어보아도 도통 마음에 와 닿지 않는다.
도대체 어떻게 하여야 프로젝트를 잘 끝낼 수 있는 것일까?
#2. 어떻게 시작할 것인가? 제안 PM이 되어라
이왕 프로젝트의 PM이 될 것 같으면 가장 좋은 방법은 제안팀에 합류하여 제안 PM이 되는 것이다.
일반적으로 프로젝트를 시작하기 전에 발주 금액에 따라 다르겠지만 사전영업 기간이 있을 것이고 그 기간 안에 공공의 경우 고객이 작성한 과업내역서 또는 제안요청서(RFP-Request For Proposal)를 그리고 사기업인 경우 제안 요청서 작성을 위한 RFI(Request For Information)를 가지고 다양한 영업지원 문서와 제안서를 작성할 수 있을 것이다.
그리고 그 문서를 가지고 고객과 몇 차례의 미팅을 할 수 있을 것이며 그 과정을 거쳐 회사 내 그 프로젝트의 수주를 위하여 제안팀이 꾸려질 것이다. 프로젝트에 아무런 사전 정보 없이 특공대 식으로 투입되는 것보다 제안 작업을 거치고 제안팀과의 협업을 통하여 기본적인 프로젝트의 목표와 고객 성향 등을 파악하여 프로젝트에 참여하는 것이 프로젝트를 성공적으로 끝마칠 수 있는 첫 걸음이다.
#3. 어떤 역량이 필요한가?
공공 프로젝트와 사기업 프로젝트 금융 프로젝트 등 프로젝트의 성격은 다르지만 모두 사람이 하는 일이다.
우선 공공의 경우에는 제안 PM 즉 고객 앞에서 제안서를 가지고 PT를 한 사람이 끝까지 프로젝트를 책임져야 하지만 민간이나 기타 프로젝트는 꼭 그렇지는 않다.
우선 공공을 중심으로 서술하면 다음과 같은 기본지식이 필요하다. 가장 중요한 것은 공공 프로젝트를 수행하여 본 경험이 있느냐 일 것이다. 공공은 기본적인 사업관리 프로세스가 있으며 그 일정에 맞추어서 형식화된 문서 행위를 하여야 한다. 일반적으로 수주 후 인력에 대한 증빙, 과업수행계획서의 제출 그리고 착수보고 등의 업무들이 규정된 날짜 안에 어김없이 진행이 되어져야 한다.
두 번째로 프로젝트와 관련된 업무를 해보 왔냐 여부다. 거의 모든 발주 프로젝트들이 전문성을 띄게 되어 있으며 갑 또한 그 업무의 전문가들인 경우가 많다. 그 업무를 해본 경험이 없다라면 길을 걷는데 앞이 안보이는 경우와 같을 것이다. 이런 경우 대부분 갑에 의하여 아웃되는 경우가 부지기수다.
세 번째로 기본적인 문서 작성 능력이다. 갑과 첫 대면을 하면 각종 문서작성 등의 행정처리 업무와 문서작성 능력으로 우선 PM의 역량이 판단되어질 것이다. 프로젝트 수행과 별도로 이 역량은 프로젝트가 끝날 때까지 중요한 업무로 자리매김 지어질 것이다.
네 번째로 프레젠테이션 능력일 것이다. PM은 기본적으로 최소 3번 이상 공식적으로 PT를 하여야 한다, 제안 PT, 착수보고 그리고 중간보고 그리고 완료보고다. 본인이 PT 능력이 떨어진다면 능력을 키우던가 아니면 이 일을 그만두기를 바란다. 실제 주변에서 훌륭한 업무능력을 가지고 있음에도 프레젠테이션 능력이 안되어서 PM을 하지 못하는 사람을 많이 봐 왔다.
#4. 사전 영업하기
세상에 많은 거짓말이 있겠지만 수주 실패 후 “제안서를 못 써서 수주에 실패했다”라는 영업대표의 보고만큼 PM의 입장에서 짜증 나는 거짓말은 없다. 그러나 수주 실패 후 본사에 들어가서 팀장과 임원 그리고 팀원들의 눈길은 “제안 PM이 제안서를 못 써서 또는 PT를 못해서 떨어졌다”라는 매서운 레이저를 보낸다.
프로젝트에 참여를 하기 위하여 사전영업은 실질적인 프로젝트의 첫 단추이다. 이 자리에서 고객은 PM의 역량을 판단할 것이고 실제 고객의 눈에 들지 못한다면 PM은 교체되거나 사업 수주에 실패할 확률이 아주 높다. 물론 영업대표의 영업력에 따라서 판도가 달라지기도 하지만...
대부분 공공의 경우 나라장터에 떠 있는 사전규격을 가지고 고객과 미팅을 한다라는 순진한 생각을 가지고 있는 분이 계시다면 별 수 없지만 공공의 경우 과업내역서와 제안요청서 외에 발주근거를 위한 기능점수설계를 비롯한 예산을 받기 위한 각종 문서들이 필요한데 발주자의 입장에서 특수한 분야 및 전문적인 분야의 경우 해당 분야의 전문업체들 특히 솔루션 개발사 및 벤더의 도움을 받을 수밖에 없다. 실제 과업내역서 및 제안요청서는 고객이 작성하는 경우가 많지만 기능점수 산정이나 인프라의 설계 및 최적화된 솔루션의 선정 등은 아직은 발주자가 작성하기에는 어려움이 많은 경우가 많고 별도의 컨설팅 과업 및 BMT와 원가검증등의 작업을 통하여 해결하는 경우가 많다.
일반 사기업이나 금융은 고객이 RFI를 해당 프로젝트와 연관이 있는 일부 업체에 발송하여 그 내용을 취합하여 최선의 안을 가지고 RFP를 만드는 경우가 많다.
고객으로부터 프로젝트를 위하여 다양한 숙제를 영업대표를 통하여 받게 되고 얼마나 충실하게 그리고 내실 있게 그 숙제를 하느냐에 따라서 본 사업에 참여를 할지 말지를 결정하는 회사 내부의 중요한 판단 근거가 된다. 그 판단 근거는 내가 고객에게 제안한 내용이 RFP에 반영이 되었는지 안되었는지를 보면 알 수 있고 회사는 그 비중을 가지고 이 사업에 참여할지 여부를 판단하게 된다. 왜냐하면 회사의 입장에서는 제안팀을 꾸리는 것 자체가 비용 투자이기 때문이다.
고객으로부터 숙제를 받는 경우 많은 정보를 가지고 문서를 작성하는 경우는 거의 없다. 이 때 몇 가지 참고할 부분은 다음과 같다.
1) 문서 형식은 그 기관의 문서 형식으로 작성한다. 특히 한글과 엑셀을 사용하여 제출한다... PPT를 PDF로 변환하여 제출한다거나 엑셀에 수식을 제거하고 제출하는 것은 지양하기 바란다.
2) 신규 사업인 경우 프로젝트의 성격과 예산규모에 맞추어 나라장터에서 최근에 나온 유사사업을 벤치 마킹한다.
3) 기존 사업인 경우 과거 발주된 RFP를 찾아서 참고한다.
4) 혹시나 컨설팅이나 ISP 사업이 있다면 그 결과 산출물을 참고한다.
5) 숙제 및 수정은 최대한 빨리해준다... 왜냐하면 이 숙제는 나 혼자 하는 게 아니라 여러 업체에서 동일한 숙제를 할 것이다. 먼저 주는 숙제를 보게 되지 나중에 주는 숙제는 상대적으로 안 볼 확률이 높다.
6) 한글문서 외에 고객을 이해시킬 수 있는 별도의 설명문서를 만들어라.... 왜냐하면 고객은 자신의 상사에게 본 과업에 대한 내용을 설명할 것이다. 상사 또한 예산 및 기획부서에 본 과업에 대하여 설명할 것이다.
7) 프로젝트와 관련된 정부 정책이나 그 기관의 보도자료 또는 상급기관의 각종 자료를 찾아서 참고한다. 이럴 때 보도자료는 상당히 큰 도움이 된다.
이러한 일련의 과정들은 본 사업 발주 후 제안 작업에 큰 도움이 되고 이때 쌓여진 고객과의 신뢰는 프로젝트 내내 지속된다.
다음회에 계속~
지금 읽으신 글은 책으로 출판되어 있습니다.
내일부터 Project Manager가 되어야 한다.
