프로젝트 준비단계

1. 사전영업의 중요성

#4. 사전 영업하기

세상에 많은 거짓말이 있겠지만 수주 실패 후 “제안서를 못 써서 수주에 실패했다”라는 영업대표의 보고만큼 PM의 입장에서 짜증 나는 거짓말은 없다. 그러나 수주 실패 후 본사에 들어가서 팀장과 임원 그리고 팀원들의 눈길은 “제안 PM이 제안서를 못 써서 또는 PT를 못해서 떨어졌다”라는 매서운 레이저를 보낸다.

프로젝트에 참여를 하기 위하여 사전영업은 실질적인 프로젝트의 첫 단추이다. 이 자리에서 고객은 PM의 역량을 판단할 것이고 실제 고객의 눈에 들지 못한다면 PM은 교체되거나 사업 수주에 실패할 확률이 아주 높다. 물론 영업대표의 영업력에 따라서 판도가 달라지기도 하지만...

대부분 공공의 경우 나라장터에 떠 있는 사전규격을 가지고 고객과 미팅을 한다라는 순진한 생각을 가지고 있는 분이 계시다면 별 수 없지만 공공의 경우 과업내역서와 제안요청서 외에 발주근거를 위한 기능점수설계를 비롯한 예산을 받기 위한 각종 문서들이 필요한데 발주자의 입장에서 특수한 분야 및 전문적인 분야의 경우 해당 분야의 전문업체들 특히 솔루션 개발사 및 벤더의 도움을 받을 수밖에 없다. 실제 과업내역서 및 제안요청서는 고객이 작성하는 경우가 많지만 기능점수 산정이나 인프라의 설계 및 최적화된 솔루션의 선정 등은 아직은 발주자가 작성하기에는 어려움이 많은 경우가 많고 별도의 컨설팅 과업 및 BMT와 원가검증등의 작업을 통하여 해결하는 경우가 많다.

일반 사기업이나 금융은 고객이 RFI를 해당 프로젝트와 연관이 있는 일부 업체에 발송하여 그 내용을 취합하여 최선의 안을 가지고 RFP를 만드는 경우가 많다.

고객으로부터 프로젝트를 위하여 다양한 숙제를 영업대표를 통하여 받게 되고 얼마나 충실하게 그리고 내실 있게 그 숙제를 하느냐에 따라서 본 사업에 참여를 할지 말지를 결정하는 회사 내부의 중요한 판단 근거가 된다. 그 판단 근거는 내가 고객에게 제안한 내용이 RFP에 반영이 되었는지 안되었는지를 보면 알 수 있고 회사는 그 비중을 가지고 이 사업에 참여할지 여부를 판단하게 된다. 왜냐하면 회사의 입장에서는 제안팀을 꾸리는 것 자체가 비용 투자이기 때문이다.

고객으로부터 숙제를 받는 경우 많은 정보를 가지고 문서를 작성하는 경우는 거의 없다. 이 때 몇 가지 참고할 부분은 다음과 같다.

1) 문서 형식은 그 기관의 문서 형식으로 작성한다. 특히 한글과 엑셀을 사용하여 제출한다... PPT를 PDF로 변환하여 제출한다거나 엑셀에 수식을 제거하고 제출하는 것은 지양하기 바란다.

2) 신규 사업인 경우 프로젝트의 성격과 예산규모에 맞추어 나라장터에서 최근에 나온 유사사업을 벤치 마킹한다.

3) 기존 사업인 경우 과거 발주된 RFP를 찾아서 참고한다.

4) 혹시나 컨설팅이나 ISP 사업이 있다면 그 결과 산출물을 참고한다.

5) 숙제 및 수정은 최대한 빨리해준다... 왜냐하면 이 숙제는 나 혼자 하는 게 아니라 여러 업체에서 동일한 숙제를 할 것이다. 먼저 주는 숙제를 보게 되지 나중에 주는 숙제는 상대적으로 안 볼 확률이 높다.

6) 한글문서 외에 고객을 이해시킬 수 있는 별도의 설명문서를 만들어라.... 왜냐하면 고객은 자신의 상사에게 본 과업에 대한 내용을 설명할 것이다. 상사 또한 예산 및 기획부서에 본 과업에 대하여 설명할 것이다.

7) 프로젝트와 관련된 정부 정책이나 그 기관의 보도자료 또는 상급기관의 각종 자료를 찾아서 참고한다. 이럴 때 보도자료는 상당히 큰 도움이 된다.

이러한 일련의 과정들은 본 사업 발주 후 제안 작업에 큰 도움이 되고 이때 쌓여진 고객과의 신뢰는 프로젝트 내내 지속된다.