PM 컨버팅 #10
2. 프로젝트 실전편 : 착수보고
#10. 실질적인 프로젝트의 시작...착수보고
프로젝트 투입 후 일주일 동안 아마도 진이 다 빠졌을 것이다. 그러나 프로젝트는 아직 분석단계에도 들어서질 못 했다. 착수보고가 끝나야 본격적인 프로젝트의 시작이라고 보면 된다.
기본적인 행정절차가 끝나면 공공에서는 착수보고를 한다. 착수보고는 말 그대로 고객사 내부의 프로젝트를 담당하는 팀에서 윗분들과 주변팀 등 프로젝트와 관련된 분들을 모시고 진행을 하게 된다. 물론 수행사에서도 임원급이나 대표가 참석을 하는 경우가 많다.
이 착수보고에서 1차로 PM의 역량이 검증된다. PM은 프로젝트 전반의 비전 그리고 주요과업 내용 그리고 일정 그리고 본 프로젝트를 통하여 얻어지는 기대효과에 대하여 설명을 하여야 하고 PT 후 여러 질문들에 대하여 가장 현명한 답을 하여야 한다. 여기에서 PT가 미숙하거나 질문에 대하여 명쾌하게 답을 못하는 경우에 프로젝트는 아마도 처음부터 힘들어질 것이다.
착수보고를 준비하는 과정에서도 많은 부분에 있어서 PM의 역량이 드러난다.
여기에서 기술하는 부분은 많은 다른 의견이 있을 수 있다.
PM은 프로젝트만 잘하면 된다.
나는 그렇게 생각하지 않는다. PM은 프로젝트와 연관 있는 모든 것을 다 잘해야 한다.
예를 들면 다음과 같다.
우선 고객과 착수보고 관련 회의를 한다.
PM : 이번 착수보고를 진행하는 장소에 미리 가볼 수 있을까요?
고객 : 왜 그러시는데요.
PM : 네 착수보고용 플래카드 제작과 다과를 준비하려고 합니다.
그리고 저희팀원들이 고객 안내와 기타 착수보고에 필요한 업무지원을 하려고 합니다.
자 역지사지하여 내가 프로젝트 감독관이다. 이렇게 프로젝트 팀에서 처음부터 적극적으로 자신의 일을 도와준다고 하면 어느 고객이 이 PM과 프로젝트 팀을 싫어하겠는가?
프로젝트란 일을 중심으로 사람과 사람이 하는 일이다. 결국 일을 먼저 하기 전에 고객과 친해져야 한다. 그래야 원활한 소통도 가능하다. 그러나 어느 수준 이상 친밀해지는 것도 지양하여야 한다. 이 부분은 다음번에 자세히 기술하겠다.
전체적인 착수보고 일정 확정 후의 예상 시나리오다.
① 고객은 착수보고에 참여할 인원들을 결정하고 일정을 통보한다. 공공의 특성 상 정부 중앙부처의 사무관급
이상이 참석하는 경우도 있다.
② 고객과 PM은 착수보고 문서를 검토하고 수정한다.
③ 문서 확정은 PM은 착수보고 문서를 몇 부 출력할지 컬러로 할지 흑백으로 할지에 대하여 고객과 상의한다.
④ 착수보고 당일 날 착수보고장에 플래카드 설치와 간단한 다과 그리고 필기도구 등을 세팅한다.
⑤ 착수보고장에서 고객사의 고위직과 수행사의 임원과의 간단한 상견례와 인사말에 대하여 수행사 임원에게
팁을 준다. 특히 가장 윗분이 누군지 정도와 직급과 성함 정도는 알고 있어야 한다.
⑥ 착수보고 이후에 식사를 하는 경우가 있는데 사전에 예약을 해 놓고 있어야 한다.
이 때 수행팀원 한두 명 정도는 착수보고장에 남겨 놓고 뒷정리를 한다.
⑦ 착수보고 후 다음날 회의록 작성하여 보고하면 착수보고의 일정은 끝이 난다.
사기업의 착수보고는 거의 프로세스는 비슷하나 한 가지 중요한 부분이 있다. 사기업 프로젝트에서는 최종 의사결정권자인 사장 즉 대표이사나 임원진을 볼 수 있는 거의 유일한 타이밍일 수 있다. 이 타이밍을 정말 잘 활용하면 프로젝트를 쉽게 진행할 수 있는 방법이 있다.
프로젝트를 진행할 때 중요한 흐름 등이 있다. 그리고 주요 이슈들이 있는데 착수보고 때 그런 이슈들을 위주로 PT를 하고 대표이사의 의사결정을 그 자리에서 받는 것이다. 만약 정말 이렇게 진행이 된다면 그 프로젝트는 벌써 반이상 진행된 것이나 다름없다. 특히 홈페이지 관련 프로젝트의 경우 시안 도출을 위한 컨셉이나 방향 아니면 시간적인 여유가 된다면 시안을 가지고 가서 착수보고 자리에서 시안을 결정하는 방법도 사용해볼 만하다.
다시 공공의 관점으로 돌아가 이렇게까지 해야 할까라는 의구심이 들 것이다. 그러나 이렇게 할지 말지는 어디까지나 본인이 결정할 부분이다.
고객의 관점에서 처음 일주일 이내에 PM과 프로젝트 팀에 대하여 판단할 것이다.
나는 고객에게 머슴으로 비칠 것인가 아님 선생으로 비칠 것인가라고 질문을 하면 대다수가 선생으로 비치고 싶다고 한다. 그러나 갑과 을의 관계는 냉혹하다고 보면되고 항상 선생으로 있을 수도 없고 때가 되면 머슴처럼 고객의 일을 지원해야 하는 경우도 부지기수다. 그때 그때 상황에 맞추어 최선을 다하면 된다.
다음회에 계속...
지금 읽으신 글은 책으로 출판되어 있습니다.
내일부터 Project Manager가 되어야 한다.
