08 지속적인 관리로 사용성 높이기 - 사무환경연구팀

공간을 만드는 프로세스 Step4. Check

Check

입주 초기에는 직원들의 공간 만족도가 높지만, 이 만족도는 시간이 지날수록 점점 낮아진다. 입주 초기의 높은 만족도는 새 공간에 입주해서 생기는 필연적인 만족도 상승이라고 볼 수 있다. 이 때문에 마케팅팀은 네이밍, 기획 의도 공유, 영상 제작과 같은 후속 작업을 통해 공간을 만든 이유와 공간의 의의를 지속적으로 알리고 있다. 이들의 활동은 외부는 물론이고 내부 직원들에게도 좋은 영향을 주어 직원들이 공간에 애착을 느끼고, 더 나은 공간을 만들겠다는 의욕을 고취시키고 있다.

사무환경 개선은 단발성으로 끝나지 않는다. 시공과 입주 이후에도 지속적인 유지 관리를 통해 공간을 운영하고, 보다 나은 방향으로 개선할 수 있는 피드백을 수집해야 한다. 사무환경연구팀은 입주가 끝난 이후에도 PM으로서 꾸준히 직원들의 아이디어를 받고 이를 공간에 반영하기 위해 노력하고 있다. 만약 앞선 단계를 모두 성실하게 수행해서 좋은 사무환경을 완성했다면 직원들은 더 나은 공간을 만들기 위해 적극적으로 아이디어를 낼 가능성이 높다. 그러니 최고의 사무환경은 아직 오지 않았다는 마음으로, 더 좋은 오피스를 만들기 위해 걸음을 멈추지 말아야 한다.

Interview

지속적인 관리로 공간 사용성 높이기 : 사무환경연구팀

공간 완성 후 직원들이 입주를 하고 나면 프로젝트는 끝나는 게 아닌가요?

아니에요. 아무리 철저하게 계획해도 막상 실제 공간을 사용하기 시작하면 예상하지 못한 문제가 발생해요. 아예 새로운 니즈가 생기는 경우도 많아요. 조직은 계속 변하고, COVID-19 같이 사회 환경이 변하는 경우도 있으니까, 사용자의 니즈도 바뀌는 거죠. 그래서 거주 후 평가를 꾸준히 진행하면서 추가 개선을 해야 합니다.

거주 후 평가(POE)가 무엇인가요?

사용자에게 공간에 얼마나 만족하는지,
공간 사용성은 우수한지, 운영 측면에서 불편함은 없는지 피드백을 받아요.

처음 공간을 만들 때 목표했던 바가 있잖아요. 이 공간을 왜 만들었고, 이 공간은 이렇게 쓰였으면 좋겠다, 하는 식으로요. 그래서 처음 목표했던 대로 공간이 활용되고 있는지, 문제가 있다면 어떻게 개선하면 좋은지 개선해서 다듬어가는 과정이 바로 거주 후 평가예요. 보통 공간을 2~3달 정도 사용한 후에 시작하는데요, 사용자에게 공간에 얼마나 만족하는지, 공간 사용성은 우수한지, 운영 측면에서 불편함은 없는지 피드백을 받아요. 실제 계획했던 대로 활용되지 않거나, 활용이 미비한 경우를 찾아내는 활동도 같이 합니다. 그리고 ㄴStrategy 단계에서 결정한 '기본 원칙'에 맞춰 공간 개선안을 만들어 냅니다. 이미 완성된 공간을 조금씩 더 보완해나가는 작업이에요.

본사 개선 후 진행한 거주 후 평가(POE) 내용 일부

실제로 거주 후 평가(POE) 의견을 반영해서 추가로 개선한 공간이 있나요?

본사 6층에는 고정 좌석과 자율 좌석이 섞여 있는데요. 처음에는 고정, 자율 상관없이 모든 직원들이 출입구 근처에 있는 사물함을 사용하도록 계획했었어요. 고정 좌석을 사용하는 직원들도 수납량을 줄이고 책상을 깨끗하게 쓰는 걸 의도했거든요. 근데 실제로 사용해보니 고정 좌석 자리와 사물함이 너무 멀어서 자리와 사물함을 왔다 갔다 하면서 사용하는 게 불편하다는 의견이 많이 나왔어요. 그래서 고정 좌석에는 개인 수납장을 새로 개발해서 추가로 배치했어요. 모든 공간에는 나름대로의 기획 의도가 있지만 장점보다 업무 비효율이 더 크다면 적절한 개선안을 찾아봐야죠.

몰입업무공간도 새로 계획하고 있어요. 실제로 공간을 선택해서 사용해보니 지금 보다 업무공간 선택지가 더 다양하면 좋겠다는 의견이 많이 나왔어요. 오픈 오피스다 보니 개인 업무에 몰입할 수 있는 유닛이 추가되면 좋겠다는 의견도 많았어요. 그래서 오피스 안쪽의 창가 자리에 몰입 유닛을 재배치하고, 패널로 둘러싼 1인 데스크 존도 추가할 예정이에요.

처음 기획했던 의도에 맞지 않게 정 반대로 사용되었던 공간이 있다면 어디인가요?

가구 구성도 중요하지만 공간의 조건이나 위치가
사용 행태에 영향을 크게 준다는 것을 알 수 있었어요.

저희는 벤칭 데스크가 흥미로웠어요. 아마 본문에도 나와있을 텐데, 똑같은 벤칭 데스크인데도 문가에 있는 벤칭 데스크는 짧은 업무를 하는 사람들이 주로 사용하고 구석에 있는 벤칭 데스크는 넓은 공간을 활용해서 집중 업무를 하는 사람들이 많이 사용하더라고요. 그래서 가구 구성도 중요하지만 공간의 조건이나 위치가 사용 행태에 영향을 크게 준다는 것을 알 수 있었어요.

오피스 공간을 꾸준히 잘 사용하도록 운영하고 관리하는 노하우가 따로 있을까요?

직원들이 공간의 컨셉과 목적에 대한 공감대를 형성하고,
모두 함께 오피스를 만들어가고 싶었거든요.

남이 만들어 준 공간에 그냥 들어와서 사는 것과, 내가 만든 공간에서 생활하는 것의 차이가 크다고 생각해요. 저희는 기획 단계부터 인터뷰, 설문조사, CA워크샵, 설명회 등을 많이 진행했어요. 직원들이 공간의 컨셉과 목적에 대한 공감대를 형성하고, 모두 함께 오피스를 만들어가고 싶었거든요. 이런 일련의 활동들이 동반되었기 때문에 비교적 자율적으로 운영관리가 잘 되는 편이라고 생각해요.

그럼에도 불구하고 정기적으로 불편사항을 점검하고 지속 개선해주는 과정은 확실히 필요하더라고요. 가구를 이동해서 사용하고 제자리에 놓지 않거나, 공용으로 관리되는 자율좌석의 모니터나 비품 등에 문제가 생겨도 해결하지 않고 그냥 다른 자리로 이동해서 사용하는 경우가 있었어요. 결국에는 내부적으로 공간을 만들고 운영 관리하는 유관부서들끼리 즉각적으로 소통하면서 문제를 쉽게 해결할 수 있도록 프로세스를 만드는 것 또한 아주 중요한 것 같아요.

인터뷰, 설문조사, CA워크샵, 설명회 등을 통해 직원들과 변화에 대한 공감대를 형성했다.

*퍼시스그룹 공간 프로젝트를 이끈 실무진 인터뷰는 이 편에서 마무리됩니다. 감사합니다.