모르면 야근한다! 프로일잘러의 시간 관리!
3분 안에 SSAP가능!
"오늘까지 하기로 한 업무 완료됐나요?"
"지금 하고 있습니다..."
"원래 오늘 오후 2시까지 보기로 한 것 아닌가요? 지금 오후 2시인데"
"어제 급하게 시키신 건 때문에..."
"아니 지난주에 이야기한 건데 지금까지는 뭘 하고..."
이 대화가 남일 같지 않다면, 이 글을 끝까지 읽기를 당부드린다.
회사의 업무는 출근 시간부터 퇴근 시간까지, 주어진 시간에 끝내는 것이 가장 이상적이다.
하지만 주어진 업무가 업무 시간 중에 끝낼 수 있는 일들만 있을까?
그런 회사는 거의 없다고 보면 된다.
그렇다면 방법은?
시간을 잘 관리해서 업무를 분배해서 하는 방법밖에는 없다.
으악! 누가 그걸 몰라서 그런가? 그렇게 안되니까 문제지!
지금 여기 아주 간단하지만 아주 유용한 툴을 공개한다.
이 툴은 120년이 넘은 인재 사관학교로 유명한 미국계 회사에서 신입사원들에게 필수로 교육하는 코스이다.
어느 회사에서 일을 하건, 스타트업이던 국내 기업이던 외국계 기업이던, 집안일이건, 시간 관리가 필요한 당신에게 꼭 필요한 우선순위 정리와 시간 관리 방법!
지금 공개한다.
보통 많이 하는 방법은 'To do List' 정리하기, 즉 오늘 해야 할 일을 쭉 적어 넣고 하나씩 지워나가면서 하는 방법이다. 하지만 여기에 한 가지의 작업만 더 하면 강력한 방법이 된다.
1) 빈 종이를 놓고, 사분면을 그려보자.
빈 종이의 한가운데 세로로 한 줄, 가운데 가로로 한 줄.
커다란 '+'모양이 될 것이다.
오른쪽에는 '급한 일', 왼쪽에는 '안 급한 일'을 쓴다. 아래에는 '안 중요한 일', 위에는 '중요한 일'이라고 쓴다.
그럼 4개 사분면이 '급하면서 중요한 일', '급하지만 안 중요한 일', '중요한데 안 급한 일', '안 중요하고 안 급한 일'로 나누어진다.
아래와 같이! 짜잔!
시간 관리를 위한 우선순위 사분면해야 할 업무 리스트를 보고 위의 사분면에 구분해서 넣어보자.
그럼 이제부터 하나씩 정리 들어간다.
1) 급하고 중요한 일
- 설명이 필요 없다. 바로 해야 하는 일이다. 이런 일은 언제까지 완료를 해야 하는지, 누구에게 도움을 받아야 하는지. 만약 내가 시간 안에 못 한다면 어떤 문제가 발생하게 되는지를 명확하게 알아야 한다.
그리고 필요한 도움을 제때 요청하고, 만약 시간 안에 할 수 없다면 상사와 논의하여 발생하게 될 문제를 어떻게 해결할지에 대해서도 생각을 해봐야 한다.
보통 신입 사원 분들일수록 급하고 중요하다고 생각하는 일이 많다. 하지만 넣어보자 일단.
2) 급하지만 중요하지 않은 일
- 이 부분은 보통 1번이랑 많이들 헷갈릴 수 있다. 1번과 2번을 구분하기 위해서는 이 업무를 내가 시간 안에 하지 않으면 어떤 일이 발생하는지를 생각하면 된다. 그리고 이 일을 내가 하지 않으면 안 되는 일인지? 도움을 받을 사람이 없는지.
만약 내가 혼자서 금방 해치울 수 있는 일이라면, 얼른 마무리하는 것도 좋다.
하지만 내가 1번을 수행하기 위해서 시간이 없어서 2번을 할 수 없다면? 상사나 동료와 협의해서 조율을 하여 업무를 분담하는 것을 추천한다.
이러한 조율을 위해서는 '중요한 일'의 기준이 우리 팀이나 회사의 입장에서 명확하게 누구나 공감할 수 있는 '중요한 일'일 수록 수월하게 조율이 가능하다.
3) 중요하지만 급하지는 않은 일
- 대개는 이렇게 중요하다는 것을 알고 있지만 급하지 않다고 생각되는 일들은 미루는 경우가 많다. '장기적인 계획'이라던가 중장기적인 '전략'을 수립하는 등의 큰 그림을 그리는 업무가 보통 이 부분으로 분류가 된다.
하지만 이 부분의 업무를 계속 미루다 보면 결국에는 '급하면서 중요한 일'이 되어버린다.
그러면 주어진 시간을 충분히 활용하지 못하고 만족할 만한 수준의 업무를 해낼 수 없다.
보통 '일을 잘하는 사람' 들은 이 부분의 일을 미리 계획해서 잘한다. 그리고 필요한 도움을 미리미리 요청함으로써 신뢰를 쌓을 수 있다.
다만 여기서 혼자만 급하지 않다고 생각하는 것인지, 아니면 팀에서도 내가 이렇게 급하지 않게 수행해도 되는지 타이밍에 대해서 합의가 된 부분인지를 잘 확인하자.
4) 중요하지 않고 급하지도 않은 일
- 이 부분의 일들은 안 해도 되는지 잘 생각해보고 과감히 삭제하는 것이 중요하다. 만약 혼자 판단하기 어렵다면 상사와 협의를 해서 과감히 없애자.
아무도 보지 않는 정기적인 보고서, 계속해서 미루어지고만 있는 목적 없는 미팅 등이 이에 해당할 수 있다.
결국 이렇게 구분된 업무들 중에서 가장 시간을 쏟아야 하는 것은 당장의 '급하고 중요한 일'을 최소화하는 것이다. 그리고 어느 정도 정리가 된다면 '급하지는 않지만 중요한 일'들에 시간을 투자하고, '급하지만 중요하지 않은 일'들은 과연 계속해서 수행해야 하는지에 대한 고민을 해볼 필요가 있다.
다만 이렇게 정리된 업무 우선순위는 직속 상사와도 합의를 하고 수행하는 것을 추천한다.
나 스스로는 중요하지 않다고 생각하거나 급하지 않다고 생각했는데, 만약 팀에 문제가 발생한다면 매우 난처해질 수 있다.
지금까지 회사에서 배웠던 교육 중 여전히 실용적이고 쓸만하다고 생각하는 간단하지만 강력한 툴, 지금 바로 실천해보시길 추천드린다!
한 가지 팁을 드리자면, 위의 사분면을 바탕화면으로 만들어서 작업 중인 파일들을 사분면으로 나누어서 배치해놓으면 보다 직관적으로 업무 관리를 할 수 있다.
우리 모두 야근 없는 그날까지 파이팅!!
