성과를 만드는 협업 노하우 3편:미팅의 기술(2)
효과적인 미팅 진행법: 시작, 과정, 그리고 끝
미팅의 기술(1)편에서 말했듯 내가 미팅이 즐거울 수 있는 이유는, 대부분 내가 원하는 방향으로 끌어갈 수 있기 때문이다. 이제 미팅에서 이 방해 요소들을 피하면서도 생산적인 결과를 얻기 위해 필요한 나만의 진행 기술에 대해 이야기 해보려고 한다.
1. 미팅의 시작
1) 네비게이션 설정하기
미팅이 시작되자마자 혼돈에 빠지는 경우가 많다. 이유는 간단하다: 방향이 없기 때문이다. 미팅의 목적과 시간을 명확히 설정하면 논의는 자연스럽게 집중된다.
"이번 미팅은 X 문제를 해결하고, Y 방향으로 진행할 구체적인 계획을 세우는 것이 목표입니다."
미팅 초반에 주제와 목표를 재확인하는 것만으로도 불필요한 잡음을 줄일 수 있다.
2) 부서별 역할 정리하기
미팅에 참여한 각 부서의 역할과 사전 협의된 내용을 간단히 짚어주는 것도 중요하다. 이렇게 하면 각 부서의 의견이 자연스럽게 연계되고, 참여자들 간의 이해가 깊어진다. 이렇게 하면 논의가 자연스럽게 연결되고, 의사소통이 원활해진다.
"A 부서는 기존 데이터를 분석했고, B 부서는 실행 방안을 제안할 예정입니다."
이처럼 사전 협의된 긍정적인 의견을 가이드로 제시하면, 각 부서가 논의에 집중하고 주제와 연관된 의견을 제시하도록 유도할 수 있다.
3) 논의 흐름 정리하기
미팅이 산만해지는 가장 큰 이유? 논의의 틀이 없기 때문이다. "오늘은 1, 2, 3 순서로 논의하겠습니다"와 같이 주제를 명확히 정리하고, 이를 사전에 공지하거나 초반에 설명해 주는 것이 좋다. 이렇게 하면 논의가 주제를 벗어나거나 산만해졌을 때도 미팅의 방향을 잡아줄 수 있는 기준이 생긴다.
"이번 주제는 X입니다. 이야기가 길어지더라도 주제 내에서 결론을 낼 수 있도록 노력하겠습니다."
"해당 논의는 다음 주제로 넘어가기 전에 마무리하겠습니다."
이와 같이 미팅 시작 단계에서 방향과 구조를 명확히 설정하면 미팅의 효율성과 집중도가 크게 향상된다. 또한 미팅을 방해하는 '미꾸라지'들의 발언을 정리하거나 제동을 거는 데도 유용하다.
2. 미팅의 과정
1) 서기 정하기
미팅 시작 단계에서 회의록을 작성할 담당자를 지정하는 것이 중요하다. 모든 참석자가 회의 내용을 메모하느라 집중하지 못하는 상황을 방지하고, 미팅이 끝난 후에도 논의된 내용을 명확히 공유할 수 있도록 한다.
"오늘 회의록은 A님이 작성 부탁드립니다. 구체적인 액션 플랜은 상세히 기록해 주시면 감사하겠습니다."
2) 녹음하기
녹음만으로도 참석자들의 태도가 달라진다. 신중함이 배가된다. 첫째, 회의록에서 놓칠 수 있는 세부 내용을 보완할 수 있다. 둘째, 말을 쉽게 내뱉는 사람들에게 적절한 주의를 주는 효과를 준다.
"회의록 작성 중 놓치는 부분이 있을 수 있어 녹음을 진행하겠습니다. 회의 내용은 이후에 모두와 공유하겠습니다."
녹음이 진행되면 불필요한 잡담이 줄어들고, 논의의 질이 올라간다.
3) 미팅 흐름 점검하기
미팅이 산만해지는 것을 방지하려면 진행 순서를 지속적으로 점검해야 한다. 또한, 각 부서를 하나씩 지정해 의견을 유도하는 방식으로 진행하면 모든 참석자가 고르게 참여할 수 있다.
"이제 A 부서 의견을 들어보겠습니다. 이 주제와 관련해 검토하신 내용을 공유 부탁드립니다."
"지금까지 나온 의견을 요약하면 X인데, 이와 관련해 추가 의견 있으신가요?"
이처럼 진행 과정을 점검하고 주기적으로 정리해 주는 것은 미팅의 흐름을 명확히 하고, 논의의 집중도를 유지하는 데 매우 효과적이다.
4) 의견에는 토달지 않기
미팅 중 다양한 의견이 나왔을 때, 그 의견에 즉각적으로 반박하거나 평가하려고 하지 말자. 대신, 감사의 마음을 표현하며 해당 내용을 잘 체크하고 검토하겠다는 태도를 보이는 것이 중요하다.
"좋은 의견 감사합니다. 해당 부분도 체크해서 고려해 보겠습니다."
"말씀하신 내용을 충분히 반영할 수 있도록 노력하겠습니다."
또한, 상대의 의견이 다소 모호하거나 의도가 불분명하다면, 질문을 통해 그 의도를 명확히 하는 것이 좋다.
"이 질문은 부서에서 진행하기 어렵다고 느껴서 하신 걸까요, 아니면 역할과 맞지 않다고 보신 건가요?"
"말씀하신 부분에서 구체적으로 어려운 점을 좀 더 설명해 주실 수 있을까요?"
이와 같은 방식으로 상대의 말을 재확인하면 핵심을 짚으면서도 논의를 명확히 정리할 수 있다.
3. 미팅의 끝
1) 미팅 분위기 요약하기
미팅을 마무리하며 오늘의 논의가 어떤 방향으로 진행되었는지 간략히 요약하는 것이 중요하다.
"오늘은 각 부서에서 아이디어를 제시하며 의견을 모으는 자리를 가졌습니다. 다음 미팅에서는 실행 가능한 아이디어를 구체화하고, 시작일과 목표일을 확정하는 방향으로 진행하겠습니다. 회의록 참고하셔서 각 부서에서 미리 준비 부탁드립니다."
참석자들이 논의된 아이디어와 앞으로의 일정을 명확히 이해하도록 돕는 역할을 한다.
2) 액션플랜 중심 회의록 공유하기
회의록은 가급적 미팅 종료 후 24시간 내로 공유하는 것이 이상적이다. 시간이 지나면 논의 내용을 잊기 쉬워져 실행력이 떨어질 수 있기 때문이다.
또한, 회의록이 너무 길어지면 참가자들이 핵심 내용을 놓칠 수 있으니, 상단에 요약과 각 부서별로 해야 할 일을 우선 정리하는 센스를 발휘하자. 이런 작은 배려가 각 부서의 행동력을 크게 높일 수 있다.
"오늘 논의된 주요 사항 요약"
"부서별 액션플랜: A 부서 - X 작업 시작, B 부서 - Y 검토 진행"
이와 같은 형태로 회의록을 정리하면 참석자들이 손쉽게 후속 작업에 착수할 수 있다.
3) 후속 작업 강조하기
미팅을 마무리할 때는 확정된 내용과 앞으로의 방향을 요약하되, 지나가듯 나온 아이디어나 걱정거리에 대해 당장 답을 내리려 하지 않는 것이 중요하다. 후속 작업과 추가 논의가 필요할 경우 이를 명확히 전달하며 마무리하자.
"오늘 나온 다양한 의견들은 회의록으로 정리해 공유하겠습니다. 관련 부서에서 검토 후 추가 논의가 필요하면 연락드리겠습니다."
이처럼 후속 작업의 방향과 담당자를 분명히 하면 미팅이 끝난 이후에도 논의의 연속성이 유지되고, 실행력을 높이는 데 도움이 된다.
미팅의 성공은 리더십과 준비에 달려 있다
미팅은 단순히 의견을 교환하는 자리가 아니다. 그것은 협업의 방향을 설정하고, 구체적인 액션 플랜을 도출하며, 모든 참여자가 한 방향으로 나아갈 수 있도록 만드는 중요한 과정이다. 하지만 많은 사람들이 미팅에서 자신만의 의견과 생각에만 몰두하거나 흐름을 방해하는 행동을 하면서 미팅의 본질을 흐리곤 한다.
이제 당신은 미팅의 준비, 진행, 마무리를 성공적으로 이끌 수 있는 기술을 익혔다. 이 기술을 실전에 적용한다면, 혼란스러운 상황 속에서도 협업의 중심을 잡고 논의를 원하는 방향으로 유연하게 이끌어 갈 수 있을 것이다.
미팅은 결국 리더십과 준비의 싸움이다. 철저한 준비와 명확한 방향 설정으로 미팅을 주도하는 리더가 된다면, 당신은 팀의 성과를 극대화하는 핵심 역할을 하게 될 것이다. 이제 혼돈 속에서도 흔들리지 않고, 진정한 협업의 가치를 이끌어내는 리더로 거듭나길 바란다.
