성과를 만드는 협업 노하우 3편:미팅의 기술(1)
미팅을 방해하는 유형의 사람들과 대처법
나는 회사에서 미팅의 달인이라 불릴 정도로, 누구보다 많은 미팅을 경험하고 진행해 온 사람이었다.작게는 팀원 간 1:1 미팅부터 타부서와의 협업 미팅, 심지어 여러 부서가 얽힌 대규모 미팅까지, 일주일 중 4일을 통으로 미팅에 투자하는 일이 흔했다.
많은 이들이 "미팅만 하면 일을 언제 하냐"고 묻곤 했지만, 나는 분명히 알고 있었다. 미팅은 프로젝트의 방향을 정하고, 협업의 핵심을 잡는 가장 중요한 도구라는 것을.
내가 진행하는 미팅은 단순히 시간을 소비하는 자리가 아니었다. 미리 준비된 자료와 명확한 구조 속에서 효율적으로 논의하고, 모두가 같은 방향을 바라보게 만드는 자리였다.
그러나 아무리 경험 많고 숙련된 사람일지라도, 미팅에서 변수가 생기는 건 피할 수 없는 일이었다. 특히 여러 부서가 모이는 자리에서는 예상치 못한 상황이 빈번히 발생했다.
미팅이 흐트러지는 이유는 대개 명확하다. 이는 특정 유형의 사람들이 대화 방식으로 논의의 본질을 흐리기 때문이다. 이들의 대화는 미팅의 흐름을 산만하게 만들고, 주제를 벗어나게 한다. 이런 상황이 반복되면 미팅의 생산성은 급격히 떨어지고, 참가자들은 피로감만 쌓이게 된다.
하지만 이런 문제를 해결하기 위해서는 먼저 그 유형을 제대로 이해하고, 효과적으로 대처하는 기술을 익히는 것이 중요하다.
미팅을 방해하는 세 가지 유형의 사람들
1. 혼자 말하는 사람
미팅은 다양한 의견을 듣고 조율하기 위한 자리지만, 가끔 혼자 모든 시간을 차지하려는 사람이 있다. 이들은 자기 의견뿐만 아니라 다른 부서의 입장까지 주관적으로 대변하며 대화를 독점한다. 이런 대화법은 미팅의 초점을 흐리고, 참여자들에게 좌절감을 줄 수 있다.
대처법:
미팅 초반에 명확히 시간을 제한하고, 부서별로 의견을 순차적으로 묻겠다고 공지하자. 또한 "말씀하신 부분은 A 부서의 의견이니 해당 부서에서 필요하면 다시 언급해 주시길 바랍니다"와 같이 말을 정리하며 부드럽게 대화를 끊는 것도 필요하다.
2. 액션 플랜 없는 정보만 나열하는 사람
이들은 무책임하게 이런저런 아이디어나 정보만 던지고 구체적인 방안을 제시하지 않는다. 그들의 대화는 문제 해결에 초점을 맞추기보다 단순히 정보를 나열하는 데 그치며, 대화의 본질을 빗나가게 만든다.
대처법:
"좋은 의견 감사합니다. 관련 부서에서 검토할 때 참고할 수 있도록 정리해주시길 부탁드립니다."와 같은 방식으로 정보를 잘 정리하고, 그 책임의 방향성을 명확히 전환해야 한다.
3. 걱정만 하는 사람
"그렇게 하면 이런 문제는 어떻게 해결하죠?" 같은 질문을 끊임없이 던지는 유형이다. 이들은 문제를 산더미처럼 쌓아올리며 미팅을 본 주제에서 벗어나게 하고, 참가자들의 사기를 저하시킨다.
대처법: "모든 일에는 문제와 장벽이 있지만, 그 해결책을 함께 논의하기 위해 모였습니다. 가능한 방안을 제시해 주신다면 더 효과적으로 논의할 수 있을 것 같습니다."와 같이 단호하면서도 긍정적인 메시지를 전달해 흐름을 잡아야 한다.
세 가지 유형의 사람들과의 미팅은 때로는 답답함을 넘어 지치는 경험이 될 수 있다. 하지만 중요한 것은 이들도 각자의 관점과 방식으로 최선을 다하고 있다는 점이다. 결국 미팅의 성공은 이들 모두의 의견을 존중하며, 동시에 논의의 흐름을 올바른 방향으로 잡아주는 데 달려 있다. 그 과정에서 우리가 보여주는 태도는 팀워크의 분위기를 결정짓는 중요한 요소가 된다. 적절한 브레이크를 걸고 명확한 방향을 제시한다면, 미팅을 방해하던 대화들도 건설적인 논의로 바뀔 수 있다. 그 순간 미팅은 단순히 의견을 나누는 자리가 아닌, 모두가 함께 성과를 만들어내는 강력한 협업의 장이 된다.
다음 편에서는, 이런 방해 요소들을 극복하며 미팅의 준비와 진행, 마무리를 완벽히 이끌어낼 수 있는 실질적인 방법들을 구체적으로 이야기해보려한다. 내가 실제 미팅에서 자주 하던 멘트들을 예시로 함께.
