디지털 트랜스포메이션? 직원부터 몰입시켜라!
조직의 비효율성을 극복하고, 디지털 트랜스포메이션을 준비하기 위한 조언
요즘 규모가 있는 기업들의 화두 중 하나는 ‘디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation)' 일 것이다. 이미 많은 업무들이 디지털화 모바일화 된 시대에서 다시 이 말이 화두인 것을 보면, 여전히 매뉴얼로 비효율적으로 진행되는 업무들이 많다는 점을 기업들은 인식하고 있는 것이다. 오프라인, 매뉴얼 일이 여전히 많은 기업이 디지털화를 추진하기 위해서는, 단순히, 몇 가지 툴 도입으로 절대 성공할 수 없을 것이다. 이 작업은, 조직 문화와 프로세스, 그 조직의 사람들까지, 그 조직의 DNA 자체를 바꾸는 일이기 때문이다. (아래 그림 1 참조)
더 읽기 전에, 이 글에는 당연히 필자가 창업하고 사업해오고 있는 인공지능 기반 일정관리 서비스 코노(Kono)의 홍보를 위한 부분이 등장한다. 이해해야 한다. 필자의 회사는 몇 명 없는 스타트업. 이런 스타트업 대표가 글을 쓴다는 건 다 그런 목적인 거다.
Digital Transformation 은 사실상 조직의 DNA를 바꾸는 작업.조직은 둔화되고 비효율적으로 변해가려는 관성을 가지고 있다
회사가 작은 스타트업이건 대기업이건, 조직은 둔화되고 비효율적으로 변해가려는 관성이 존재한다. 가장 중요한 원인으로 필자는 아래 두 가지 요인이 그런 관성을 불러일으킨다고 생각한다.
수직적 관료화를 향한 관리자들의 욕망
다양한 주의 산만(Distraction) 포인트의 증가, 업무 생산성 저하
인간은 기계가 아니기 때문에 3명 10명이 증가한다고 생산성이 3배,10배로 증가하지 않는다. 하지만 훌륭한 기업들은 10명이 1천 명이 넘는 회사보다 혁신적이고 훌륭한 제품이나 서비스를 만들고, 지속적인 혁신 방법을 도전하고 실행한다. 이를 위해 저 두 가지 관성을 타파하려면 어떻게 해야 하는가?
부하의 부하의 부하 직원이 아니라 각자가 책임과 역할을 하는 프로페셔널을 채용하고 유지하자!
첫째, 임직원들은 누가 누구의 부하직원이 아니라 개개인이 업무 역할과 책임을 지는 주체여야 한다. 각 개개인이 직접 의사 결정하고 실행을 하는 조직이어야 급변하는 경쟁상황에서 더 민첩하게 움직일 수 있을 것이다. 특히 선도적이고 빠르게 움직이는 기업의 임직원들은 그런 경향을 찾아볼 수 있다. 부서장이 “까라면 까”라는 논리는 재능 있고 똑똑하고 충분히 교육받은 인재들을 채용하고 유지하기 위해서는 더 이상 통하지 않는 논리이다. 인재들은 자존감이 높고 자기 책임이 있어야 동기부여가 된다. 처음부터 훌륭한 직원을 뽑고, 이들에게 명확한 Role과 Responsibility를 주는 일은 중요하다.
OKR의 실행
보고와 평가, 인사관리를 하지 말자는 게 아니라, 이를 위한 Framework 중에 OKR이라는 콘셉트가 있다. Google 이 내부적으로 실행하고 있고, 많은 실리콘밸리의 혁신기업들이 채택하면서, 더 유명해진 이 프레임웍에 대해 한글로 잘 정리된, Andrew Ahn 님의 글이 있어서 링크해 본다.
http://www.andrewahn.co/silicon-valley/okr/
Objects & Key Results를 조직과 팀, 팀원들이 정의하자는 프레임웍이다.
우리 회사도 몇 번의 시행착오를 통해 이번 분기부터 OKR을 정의하고 실행을 시작했다. 3개월마다 평가하고 피드백을 주고 다음 분기를 시작할 계획이다. 지난해 4/4 분기 테크스타즈 프로그램에서 배웠던 내용을 같이 프로그램을 수강했던, 우리 프로덕트 매니저가 발제하고 리드해서 ver 0.25 쯤이 나왔다. 이게 워킹하면 일 년 후 우리 회사는 계획보다 더 성장할 수 있을 것이다. 이를 위해 아래가 중요한 것 같다.
Objectives : 목표는 높고 추상적인 목표로 설정. 회사의 비즈니스 Goal을 먼저 정의하고 이를 각 개인과 팀과 연결하는 게 중요하다. Long term objectives & Short term objectives를 정의하는 게 좋다.
Key Results : 명확하게, 정량적으로, 구체적으로 구성. 저 Objectives에 도달하기 위해서, 구체적으로 해야 할 일들과 Key Result를 정의한다. 재무제표에서 + 를 만드는 일과 연관되지 않는 일은 허무한 지표, 자기만족 지표가 될 가능성이 높기 때문이다. Safe zone 이 아니라 70% 정도가 가능한 수준으로 높게 잡는다. 기업에서 매출과 고객의 만족도 혹은 이와 관련된 결과물인 것이 추후, 달성했을 때 성취감이 크고, 기업의 성공과 직결될 수 있다.
우리 회사는 Google G suite, Jira, Confluence, Slack, 그리고 우리가 만든 Kono를 사용해서 이 작업을 진행하고 있다.
Google G suite의 스프레드 쉬트로 계산
Jira에 관련 이슈 생성
Kick off 미팅과 개인들과 미팅, 진행 리더와 CEO의 싱크, 컨펌, 실행을 위한 Kono Slack Bot으로 미팅을 잡고 진행.
결과물을 Confluence에 올리고, 컨펌
매주 구글 스프레드 쉬트와 슬랙으로 우리 회사의 Key Result Index를 공유
솔직히 아직 우리 회사는, 투자도 더 받아야 하고, B2B 비즈니스 모드로 전환한 지 1년 좀 넘은 회사지만 일단 이 작업을 통해, 내가 우리 배에 태운 프로페셔널한 멤버들이 있고, 목표가 명확해졌다. 뭐, 나도 우리 멤버들도 글로벌 시장에서 순위를 매기면 저 아래쪽에 있을 수 있지만, Lean, Agile 하게 움직여서 Team으로는 세계 시장에서 Top 이 되게 만들어 볼 작정이다. 4년만 에야 이런 결심을 누구 뒤에 숨지 않고 하다니. 창업자로서 반성을 해 본다.
수많은 주의 산만 요인(Distraction)과 시간 낭비는 업무시간, 직장에서 발생하고 있다.
전통적인 기업에서 개인의 삶 - 가족과의 시간, 자기 계발 시간, 마음 편한 휴식 - 을 시간 낭비이고 이에 투자하는 사람들을, 월급 도둑이라고 생각하는 인식은 존재해 왔다.
하지만, 잘 나가는 기업의 우수한 인재들, 리더들의 경우는 개인의 삶과 업무를 잘 구분하고 밸런 싱하는 경우를 쉽게 찾아볼 수 있다. 특히, 소프트웨어 엔지니어, 데이터 사이언티스트, 회사의 가치 창출을 혁신적으로 해내는 지식 근로자, 인재들의 경우는, 워크 라이프 밸런스는 필수 불가결한 요소이다.
현대 기업에서, 업무 생산성 저하와 시간 낭비는, 직원들이 개인의 삶으로 휴식을 취하고 에너지를 충전하는 시간보다, 오히려 업무시간 중에 업무현장에서 더 많이 발생한다고 생각한다. 스마트폰의 보급과 각 종 커뮤니케이션 수단이 다변화되면서, 오히려 인터럽션(Interruption) 이 업무시간 중 발생할 확률은 현저히 높아진 것이 현실이다. 또, 한번 방해를 받으면 진행 중인 업무에 집중하기 힘들어지게 된다. 이를 통한 시간 낭비와 월급 도둑들이 더 큰 문제이지 않을까?
하버드 비즈니스 리뷰에 따르면, 이메일이나, 문자 메시지 체크, 전화와 같은 방해(Intteruption) 이 발생하면, 원래 집중하는 업무에 복귀하는데 최대, 20분까지 시간이 소요된다는 연구조사 결과가 있었다.
원문링크 : https://hbr.org/2014/07/the-cost-of-continuously-checking-email
일처리가 늦고 꾸물 꾸물 거리는 인간의 심리에 대한 재미있는 TED 강연이 있어서 소개해 본다.
이런 심리 상태의 기반에서 습관(Habit)을 바꾸기란 얼마나 어려운 일인가? 최대한 방해를 덜 받도록 하고, 업무에 집중할 수 있게 하는 일은, 이런 심리와 습관을 이해하면 조직의 생산성을 위해 고민해야 할 일일 것이다. 저 영상의 사례 중에, 블로그 포스트를 준비하려고 구글링을 하다가, 사고 싶던 쇼핑 리스트를 발견하고, 이걸 가격비교하고, 다시 아마존에 다른 검색 결과로 빠져본 경험은 누구나 있지 않을까?
그래서 업무 방식의 변화 제안
그렇다면 직장에서 직원들이 주의 산만해지는 포인트를 방지하고 보다 업무시간에 집중해서 근무하려면 어떻게 해야 할까?
우선 업무용 메신저와 개인 메신저가 분리되어야 한다. 카톡 카톡 수신음이 회의시간, 업무시간에 울리는 게 당연한 일인가? 업무용 메신저가 있어야 업무 시간 중에 카톡 확인은 급한 건이 아니면 응답을 안 하거나 급한 건은 휴게 공간에서 눈치 보면서, 또 가족과 시간을 보내는 중이면, 역으로 업무용 메신저는 눈치 보면서 급한 건만 처리하는 게 맞는 일이다. 요즘 드라마나 광고에서 카톡으로 한 밤 중에 자료 요청하는 상사 모습이 나오던데 상사들은 역시 직원들이 업무 시간 중에 훨씬 많은 카톡 잡담이나 사사로운 얘기들을 버젓이 나눌 가능성도 생각해야 할 것이다. 이메일은 이제 작은 회사들도 회사 이메일과 개인 메일을 분리하는 게 자연스러워진 것 같은데 우리나라 유수의 기업들이 아직도 업무 커뮤니케이션은 카톡으로 해요. 이런 얘기를 들을 때마다 깜짝깜짝 놀란다. 뭘 쓰는 게 중요한 게 아니라, 우선 업무용 주 커뮤니케이션 수단과 개인용 커뮤니케이션 수단을 물리적으로 분리할 필요성이 있다.
미팅은 하는 것보다, 준비하는 게 더 중요하다. 잘 준비되고, 미리 예고된 미팅은, 더 짧은 시간에 끝날 수 있고, 실제 to-do에 집중할 수 있기 때문이다. 필자가 예전에 썼던 글 - 생산적인 미팅을 위한 체크리스트 https://brunch.co.kr/@yj5wqu/8 를 참조해 보자. 요약하면 정말 필요한 것인가? 자문해보고, 간단한 메신저 대화, 이메일로 확인 가능한 것인지 먼저 확인해 보자. 이를 위해, 업무용 메신저 슬랙이 제안하는 쓰레드는 편리하다. 어떤 채널에서 쓰레드를 만들어서 특정 화두에 대해 팀원들이 참여해서, 의견을 나눌 수 있다. Jira 의 코멘트, Conflience 의 메모와 코멘트, 직접 수정과 이력 관리도 좋은 툴이다.
커뮤니케이션 Gap의 이해가 필요하다. 같은 부서의 옆자리의 사람도 뭔가 다른 일을 하고 있을 개연성이 높다. 다른 부서의 사람, 다른 회사의 사람, 해외 출장 중인 사람, 해외 지사의 동료라면 더더욱 현재 다른 일에 집중할 개연성이 높다. 내가 뭔가 다른 일에 집중하고 있고, 이때 방해받지 않으려면, 기본적으로 불쑥불쑥 전화를 하거나, 메신저로 바로바로 응답을 요구하는 일을 자제할 필요가 있다. 이를 위해서는 비동기화된 메시지와 정말 응급한 메시지를 구분해서, 활용할 필요가 있다.
적절한 데드라인의 설정과 측정(Measure)은, 효율성의 시작이다. 뭔가 효율화해서 집중하기 위해서는 데드라인의 설정이 중요하다. OKR 파트에서도 말했지만, 구체적인 성과를 내기 위해서는, 아주 구체적인 계획과 빠른 실행, 이의 측정이 선행되어야 이걸 더 효율적으로 해낼 방법, 이 것을 경쟁사보다 더 빠르게 처리하기 위해 우리가 해야 할 Action Plan들이 도출될 것이다. 그렇다면 '측정'의 시작은 무엇일까? 바로 '디지털화된 기록'이다. 디지털로 업무 Activity 가 기록되고 있는가?
코노(Kono)가 해결하려는 문제
앞서 설명한 요건 구성을 위해, 디지털 트랜스포메이션을 시도 중인 기업에서, Kono 도입을 고려한다면 아래의 효과를 기대할 수 있다.
업무 시간 절약과 인터럽션의 방지를 통한 생산성 제고
기록을 자연스럽게, 자연스러운 효율화
직원들이 비서를 고용한 것처럼, Kono는 이메일에서, 업무용 메신저에서 미팅을 잡고, 조회하고, 리스케쥴하고, 취소를 해준다. (아래 스크린샷 참조)
일정관리 비서 서비스 Kono, 출처 코노랩스. 변경 불가, 출처 명시 필요디지털화, 모바일 디바이스 확산을 통해 커뮤니케이션이 즉시적이고 다양하고, 더 빨라졌지만, 결국, 실제 업무 생산성을 위해서는 불필요한 동선을 줄이고, 인터럽션을 줄여서 끊임없이 업무를 처리할 수 있어야 한다.
Kono 가 글로벌 경쟁시대, 스마트 워크를 꿈꾸는 기업들과 사람들의 삶을 돕길 바라며.
