미팅,회의를 효율적으로 만드는 체크리스트
성공하는 직장인의 비효율적인 미팅을 피하기 위한 방법들
당신이 하루에도 1~2회 일주일에 6번 이상하는 미팅들(프리젠테이션 제외. 수다 제외. 간단한 커뮤니케이션 제외)은 아래 체크리스트를 통과하는가?
아래는 작가이자, 마케팅 Expert 인 Seth Godin 의 체크리스트이다.
https://seths.blog/2018/04/whos-meeting-is-this-a-simple-checklist/
- 의사결정권자가 참석하는가? (만약 의사결정권이 누구에게 있는지 모른다면, 그건 더 큰 문제다. 아무리 작은 스타트업도 누가 결정해야 하는지는 정해져 있어야!)
- 꼭 필요한 만큼, 시간이 배정되어 있는가? 캘린더에서 하라는대로 말고.
- 꼭 필요한 사람들이 초대되었는가? Key person 들이 제대로 초대되었는가?
- 누군가 못 올 때 디폴트로 대행할 사람, 절차가 있는가?(의역. default step)
- 미팅을 하지 않는 더 좋은 방법은 없는가? (미팅 대신 이메일, 슬랙챗으로 해결될 일은 아닌가?)
- 원하는 결과가 분명히 미리 언급되었는가? 만약 "이것이 내가 원하는 바다" 라고 했을때, "Yes" 라면 미팅은 끝난거다!
자 위의 체크리스트를 통과하지 못했다면 그 회의, 미팅은 취소하는 게 나을 것이다.
지난번 글 - 스마트 워크 - 비생산적인 미팅 습관에 대해서 -을 Facebook 에 공유했더니 지인이 올려준 사진이다. 정말 이메일 하나면 끝났어야 했던 일들을 미팅을 하고 있지는 않을까?
사실, Boss 가 직원들의 시간을 낭비하는 주범일 수 있다.
내가 좋아하는 미드인 실리콘 밸리 에피소드 중에 나오는 정말 웃긴 에피소드인데, 아래 링크가 있다.
https://www.youtube.com/watch?v=uAxAVusStCg
권위적이고 안하무인에, 자기애 만빵인 CEO가 신제품 프리젠테이션 준비 회의를 끝내고, 커피였나에 꿀을 넣어 먹으려다가, 계속 끈적거리자, 짜증을 내면서, "The bear is sticky with honey." 라고 말하고 가버린다. Boss 의 신제품 프리젠테이션을 준비하던 멤버들은 순간 난리가 나서, 그게 무슨 의미인지 고민하기 시작한다. 내가 더 Boss 의 마음을 잘 안다면서, 두 헤드 매니저는 팀을 두 팀으로 나눠서, 그 문장으로 부터, 프리젠테이션 효과를 극대화할 안을 생각하게 된다.
급기야, 실제 곰까지 프리젠테이션 장소에 불러오는 사람들. 그 CEO는, 프리젠테이션 장소에 와서, 다시 그 꿀을 발견하고, "이거 왜 안 치웠어? 내가 끈적거린다고 했잖아?" 라고 타박을 준다. 순간 허무해진 두 매니저.
저 예제에서, 비상사태를 선포하고 2팀으로 나누는 미팅, 또 그 2팀이 했을 엄청난 미팅을 생각해 보자. 저 CEO의 한마디가 불러 온 나비효과이다.
과거 리더쉽 수업이었나, 일방적으로 듣기만 해서 상대방이 설명하는 그림을 맞추는 게임을 한 적이 있었다. 같은 도형을 얘기해도, 질문을 못하고, 일방적으로 듣기만 해서는 정확한 그림을 그려낼 확률이 현저히 작았다.
저 예제의 CEO는 바로 마음에 안 드는 얘기를 하는 임원이 있으면 짤라 버리고, 최측근 몇명의 얘기만 듣고, 공개 질의에서 자기 생각과 다른 질문을 하는 직원을 면박주고 무시하기 일쑤인 사람이었다. 그런 환경에서 당연히 Yes 맨과 CEO의 생각을 물어보지 못하고 읽으려는 직원들이 나올 수 있겠다.
그런데, 나는 직원들의 입장에서도, "절대 그 사람이 없는데서 그 사람의 생각을 유추하지 말고 그 때 그 때 물어보자" 라고 말하고 싶다. 똑똑한 질문은 때로는 멋진 프리젠테이션보다 더 가치있는 법이다. 저 예제에서, 저 CEO는 다시 끈적거리는 꿀을 발견하고는, "당신들은 내 말은 도통 듣지를 않는군요" 라고 쏘아붙이기도 했다. 한마디, "무슨 Bear 말씀이시죠?" 라고 질문 했더라면 저 회사의 리소스, 시간은 얼마나 절약되었을까?
그렇다면 최적의 미팅 시간은 얼마동안일까?
내 생각에 미팅은 안 할 수 있다면 안 하는게 가장 좋다.
이메일, 챗으로 해결할 수 있는 일을 미팅을 해서 여러 사람의 시간을 낭비할 필요가 있을까? 하지만 슬랙에서 메시지를 주고 받다 보면, "잠깐 Video Chat 가능하세요? 화면 보면서 정리하면 더 빨리 끝날 것 같은데?" 라고 하는 경우가 있다. 이 경우라면 정말 OK 다.
그래도 꼭 해야 하는 미팅이라면, 내 경험상 준비된 사안의 확인이나, A/B/C 중에 결정하는 등의 회의는, 잘 준비된다면, 그 미팅은 30분이면 충분하다. 브레인 스토밍 같이 뭔가 같이 사고해서 아웃풋을 내는 회의도 내 경험상은 1시간이면 충분하다. 그 이상 회의들은 집중도를 떨어뜨리고, 간혹 조는 사람들을 발견할 수 있으며, 건설적인 아웃풋이 나오기 힘들다. 최근 우리 회사에서 개발 스프린트가 1시간 30분, 디자인 스프린트가 2시간 30분 가량 시작했는데, 우리팀의 손발이 더 잘 맞게 된다면 난 더 짧아질 수 있다고 기대한다.
내부 미팅은 그렇다 치고, 외부 미팅은 어떨까?
1:1 미팅의 경우 20분~30분. 그 이상의 미팅의 경우는 45분~1시간이 적당.
최근 배운 노하우인데, 간혹 미팅에 가면 유난히 부정적이거나, 쳐다보지 않는다거나 딴 짓을 하는 듯한 멤버가 있기 마련이다. 그럴 때 발표자나, 미팅 대상자는 그 사람을 바라보며, 그 사람쪽으로 가서 말을 하는 방법을 배워서 한번 써먹어 봤는데 잘 먹힌다! (일어서서 발표할 기회라면 최적이다. 앉아서 하더라도 그 사람에게 질문을 하는 방법이 있겠다. 혹시 이런 경우 있지 않으세요? 라고.)
또 하나, 너무 오버 리액팅해서 시간을 잡아먹는 사람들이 있다. 계속 질문을 한다거나 해서 흐름을 끊거나 시간을 점유하는 사람을 만났을때. "아! 그거 중요한 얘기 같다. 그 내용은 이 미팅 끝나고 내가 별도로 당신과 시간을 가지면 좋겠다" 라고 끊는 노하우.
또 개인적으로 영양가 없다고 판단되는 미팅은, 한 10분쯤 전에 먼저 끊는다. 갑자기 끊어버리면 무례할 수 있으므로. "아. 어쩌죠. 제가 다음 약속이 있는데, 이동 거리가 있어서, 10분쯤 후에는 나가봐야 할 것 같아요. 슬슬 마무리해볼까요?"
이 글을 읽는 당신이 이제 꼭 해야 할 미팅만 참석하거나, 주관한다면, 당신과 당신 주변의 사람들의 시간은 훨씬 효율적으로 흐를 것이다!
이런 미팅을 잡는 최적의 방법은 Kono 슬랙봇
자, 이제 위의 체크 리스트와 노하우까지, 알았다면, 그런 미팅을 잡기 위해서는 Kono-Slack 앱을 써보자.
Kono 봇이 일정 잡는 화면체크리스트를 통과했고, 누가, 얼마동안 논의할 수 있는지 확실하다면 Kono 봇을 실행해 보자.
여러분의 슬랙에서 '@Kono 일정 잡아줘' 한마디로 Kono 는 언제 어디서, 누구와 미팅을 할지를 체크해서 최적의 시간으로 미팅을 잡아준다.
Kono 는 셋팅에서 정한 디폴트로 컨퍼런스콜과 미팅 시간을 잡아주는데, 미정인 시간이 있다면 이 커맨드 '일정 잡아줘' 를 써보자. 그럼, 내가 디테일한 일정과 시간을 정할 수 있다.
이 글과 같이 읽으면 좋은 글 - 스마트 워크 - 비생산적인 미팅 습관에 대해서
