스마트 워크 - 비생산적인 미팅 습관에 대해서
우리나라 사람들의 비효율적인 업무습관과 개선할 수 있는 방법에 대해서
나는 잠시나마 유학을 했고, 해외 기업들과 파트너쉽 업무도 했었지만, 내 경험상 한국인들은, 다른 나라 사람들에 비해 상당히 근면하고, 열정적이고, 또 스마트한 편이라고 생각한다. 그렇지만, 매년 발표되는 생산성 지표를 보면 여전히 최하위권에, 일하면서 느끼는 여러 모습들은, 비효율적으로 일한다는 생각을 하지 않을 수 없다.
가장 길게 일하지만, 여전히 낮은 생산성
선진국들과 비교하면 우리나라의 노동생산성은 여전히 최하위 수준이다. 오이시디 통계를 보면 지난해 우리나라의 시간당 노동생산성은 34.3달러(2010년 구매력평가지수 기준)로 관련 통계가 집계된 오이시디 회원국 22개국 중 17위에 머물고 있다. 우리보다 시간당 노동생산이 낮은 국가는 포르투갈, 헝가리, 에스토니아, 그리스, 라트비아 등 다섯 나라뿐이다. 1위 아일랜드(88달러)의 38% 수준에 불과하고, 프랑스(60달러), 독일(59.9달러)의 절반 수준에 불과하다.
[출처] http://v.media.daum.net/v/20180506193607530 한겨례, 2018년 5월 6일자, '7년만에 최대' 노동생산성 증가에도 웃을 수 없는 이유는?
2016년 우리나라의 1인당 연평균 근로시간은 2,069시간으로 오이시디 평균(1,764시간)보다 305시간이 더 길다. 사무직이라고 다를까 싶다. 무엇이 우리를 더 비효율적으로 만들까?
Video 컨퍼런스콜을 너무 안 한다.
글로벌 기업들은 워낙 전세계에 브랜치가 있기도 하거니와, 비싼 출장비 내고 이동하는것도 번거롭고 비용이 상당히 들기 때문에, 컨퍼런스콜에 익숙해 있다. 비디오가 아닌 전화 미팅은 당연히 집중하기 힘들다. 참석자가 다른 일을 하고 있을 수도 있고, 자료 공유나, 표정 변화를 볼 수 없으니, 논의 중인 내용에서 멀리 떨어져 있을 개연성이 높다.
아무리 우리 나라의 대다수의 기업들이 서울에 밀집되어 있다고는 하지만, 잠재 고객사나, 인베스터가 일단 컨퍼런스콜로 보자고 하면, 일단 난 Thanks God! 을 속으로 외친다.
교통비, 이동 시간, 가서 접수하고 다시 올라가서 익숙하지 않은 장비로 프리젠테이션 셋업까지 하면, 아무리 서울 시내라도, 미팅 앞 뒤, 1시간 이상을 비워야 하는게 In person 미팅이다. 미팅을 어레인지하는 입장도 마찬가지다. 방문자와 시간 조율하고 방문자 등록하고 미팅룸 잡고, 사내 참석자에게 다시 알려주는 등 상당히 번거로운 작업이 필요하다.
요즘에 화상회의 툴이 워낙 좋아져서, 옆에 있는듯이 화상회의들이 가능하다. 화면공유나 자료 전송도 쉬워서, 인터넷 환경과 소음만 없는 곳이라면 비디오 컨퍼러스콜은 대다수 경우, 훨씬 효율적이다.
https://hangout.google.com : Google Product 를 즐겨쓴다면 당연히 Hangout
https://support.apple.com/en-us/HT204380 : 맥북, iPhone, iPad 를 쓰고 있다면 의외로 Facetime 이 가장 잘 동작
https://skype.com : Skype 는 여전히 많은 나라들에서 즐겨 사용하는 화상 회의 어플
https://www.webex.com/ : Cisco의 WebEx. 다양한 디바이스 연결이 특징
https://zoom.us : 우리 회사가 즐겨사용하는 툴. 멀티 채팅. 화면 공유 등이 특징.
https://appear.in : 뭘 설치 안해도 되는 간편함이란! 링크 생성하고 보내면 상대방이 기본 웹환경에서 바로 접속이 가능하다. 그렇지만, 다중 연결시 다소 불안할때 존재.
캘린더를 안 쓰는게 자랑이 아니다.
간혹, 우리 직원들은 캘린더를 잘 안 써서요. 이런 얘기를 들을때 마다 깜짝 깜짝 놀란다. 그럼 아직도 수첩을 들고 다니는 건가? 누군가가 만나자고 하면 어떻게 일정 관리를 하지? 중복 약속, 약속 까먹기, 미팅 참석 늦기 만큼 상대방의 시간을 허비하게 하는 일이 또 있을까?
스마트폰도 다 가지고 다니면서, 폰을 잊어버리거나 분실해도 클라우드 연결로 일정을 관리하는 툴이 무료로 이렇게나 많은데 아직까지 디지털 캘린더에 익숙하지 않은 사람들을 보면 저 사람은 별로 바쁘지 않은 사람이거나, 올드패션을 좋아하는구나 라고 생각할 수 밖에 없다.
Google Calendar, Microsoft Calendar는 개인용과 기업용이 모두 무료거나 저렴하기 때문에 스마트폰, 데스크탑, 웹으로 언제나 사용이 가능하다.
구글캘린더를 다양한 스마트폰/태블릿의 캘린더와 동기화해서 쓰는 방법이 이렇게나 자세히 설명되어 있다.
https://support.google.com/calendar/answer/151674?hl=ko&ref_topic=3417927
애플느님은 친절하게 애플 디바이스에서 캘린더, 연락처 등 기본 설정을 안내하고 있다.
https://support.apple.com/ko-kr/HT203521
MS를 싫어하는게 아니라, 정말 MS 관계자라면, 주력 제품 문서 재정비를 꼭 좀 해주었으면 좋겠다. 문서의 맥락으로 구글 검색도 잘 못찾게 만드는 능력과 문서를 따라가다보면 길을 잃게 만들어버리는 능력이 있는 듯하다. 아무래도 Legacy 가 많고, 제품군이 많아서겠지만. MS 제품들(Office 365, Outlook 등)을 사용하는 제일 좋은 방법은, MS 가 제공하는 클라이언트를 깔아서 셋업하는 거다. Outlook 이 거의 모든 OS 를 지원하니 Outlook 앱을 깔아서 해결하자.
몰입을 방해하는 행동들 (Interruption)
한참 코딩을 하거나, 글을 쓰고 있거나 클라이언트를 대상 제안을 고민하고 있거나, 미팅중인데 갑자기 걸려오는 전화는 참 당황스럽다. 실제 업무시간중에 카톡 카톡, 울리는 문자나, 갑작스러운 전화통화, 갑작스러운 동료의 질문은, 집중하던 업무의 흐름을 끊고, 때로운 무례하다는 생각까지 하게 만든다.
하버드 비즈니스 리뷰에 게재되었던 흥미로운 연구결과가 하나 있다. University of California-Irvine study 의 연구결과에 따르면, 이메일이나 메시지, 동료의 질문 같은 inturruption 이 발생하고 처리하면 최초 집중했던 업무나 topic 으로 복귀하는데 평균적으로 최대 20분까지 소요된다고 한다.
다른 사람의 시간을 존중하자
아래와 같은 일을 겪었다면 상대방과 좋은 관계를 유지할 수 있을까? 선입견이 생기게 되고, 상대방이 나를 존중하지 않는다고 느낄 수도 있을 상황들이 쉽게 발생한다.
- 상황 1. 새벽 3시 해외 출장중 받은 전화. : 대표님~ 죄송한데 저희가 이번에 이러 저러한 행사를 하는데 발표가 가능하실까요? <-- 대체, 내가 언제 어디 있을 줄 알고 이렇게 전화를 할까? 로밍중이라는 안내메시지가 안 나갔을까?
- 상황 2. 갑작스러운 질문 상황. YJ, @@@ 어떻게 해야하죠? 전후상황 다 짤라먹고 갑자기 질문이 훅 들어오는 상황. 회사가 망할 수도 있는 응급 상황이 아니라면, 먼저 정리해서 전후 상황 파악하게 해주고 질문해야 하지 않을까?
- 상황 3. 카톡은 가족, 친구와 쓰기 위해 만든 툴이다. 명함을 주었다고 내 카톡을 연게 아닌데, 카톡으로 콜드메시지를 보내는 분들. 가장 큰 문제는 업무 시간 중에 가족의 위급 상황이 아니라면 카톡 확인을 안 한다는게 함정이다.
준비 안 된 미팅
준비안 된, 미팅 만큼 참석자들의 시간을 낭비하는 일이 또 있을까?
필자가 제일 싫어하는 미팅 중 하나가 준비 없이, 정기적으로 하는 회의이다. 미팅의 준비는 아래를 하면 가장 효율적이다. 그리고, 모든 회의에 참석하고자 하는 오지라퍼도사실 난 좋아하지 않는다. 저 사람은 안 바쁘구나. 라는 생각을 할 수 밖에 없기 때문이다. 그리고 In-person 미팅이 아니면 정보를 전달 받거나 이해하지 못하는 사람들은, 정리된 문서를 파악하고 캐치업하는데 본인의 한계가 있다는 사실을 자각해야 한다. 수많은 정보가 빠르게 변화하는 시대에 적합하지 못한 인재상이라고 생각한다.
1. 필수 참석자 : 필수적으로 꼭 참석해서 의사결정을 하거나, 내용을 공유받아야 하는 사람들.
2. 선택 참석자 : 꼭 들어오지 않아도 되지만, 들어와서 공유하면 되는 사람들. 나 개인은 선택 참석자일 때 절대 들어가지 않는다. 난 정리된 문서로 상황을 이해하고 따라갈 수 있으므로. :)
3. 논의 주제 : 미리 주제를 정의하고 리서치를 하자. 우리의 토론수준이 훅 올라갈 수 있을 것이다.
4. 논의를 통해 결정할 사항들 : 뭘 결정하려고, 미팅을 해야할지 생각해보자. 이것을 미리 결정하고 참석하면, 회의시간이 1 on 1 미팅일 경우 20분 ~ 40분을 넘지 않고, 3~5명 미팅이라도 1시간을 넘지 않는다는 점을 장담할 수 있다.
지라 - 슬랙 - 컨플루언스 - 그리고 우리 Kono 서비스(https://kono.ai) 를 사용하는 우리 회사의 미팅 관련 그라운드 룰이다.
코노랩스 그라운드 룰 중 일부(미팅 관련)
- 의사결정하지 않는 미팅은 되도록 하지 않는다. 의사결정권자를 명확히 하고, 그 사람이 미팅에 한번에 참석할 수 있도록 한다.
- 미팅 노트는 미팅 시작전에 준비한다.
- 미팅 룸이나 컨콜 라인은 미팅 시작전에 준비를 끝내야 한다. 외부손님용 방문자가 있을때 안내/등록을 미리 한다.
- 그 때 그 때 벌어지는 이슈나, 당장 얘기할 내용들은 슬랙이나, 직접 대화를 통해서 공유한다. 불필요한 미팅을 어레인지 하지 않는다. 이 때 미팅노트는 스킵하고 위키 관련 페이지나, 지라 이슈카드에 정리된 내용을 기입한다.
- 단순 업무 처리 현황 보고, 미팅 내용 공유는, Jira/Confluence 를 이용한다. 불필요한 미팅을 만들지 않는다.
- 의사결정권자는 좀 더 직접적으로 의사표현을 해서 참석자들이 오해/혼동하지 않도록 한다. 참석자들은 모호하다고 생각되는 부분은 바로 지적한다.
- 다른 시간대 멤버 존중. 미팅 디테일 미리 준비해서 미팅 메모에 남기자. = Kono 로 미팅을 잡자.
- 미팅전에 만들어두었던 노트를 완성한다! 현재 미팅노트 생성시 슬랙과 Jira 에 자동 리포팅이 된다.
대면 미팅과 관계
이메일, 슬랙, SNS 같은 커뮤니케이션 수단이 스마트폰으로 인해 깨어있는 모든 시간 연결이 되는 세상에서 여전히 대면 미팅(비디오 컨퍼런스를 포함해서)은 중요하다고 생각한다. 여전히 툴이나, 기계가 대체할 수 없는 영역은 사람이 만났을때, 그 사람의 바디 랭귀지, 전체적으로 풍기는 인상, 태도와 같은 것들이 주는 신뢰라고 생각한다.
우리 회사가 개발한 Kono 는 인공지능 기반으로 일정을 미리 잡고 관리하는 데 최적화된 봇 서비스이다.
이메일이나 슬랙에서 동료나 외부 손님을 만날때 Kono 를 참조하거나, 챗팅으로 일정을 생성하고 관리할 수 있다. 위에서 소개한 툴들이나 방식에 더하면 더 많은 미팅을 더 효과적으로 할 수 있으리라.
마무리
내가 만났고, 관계를 맺고 있는 나와 같은 한국인들은 스마트하고, 근면성실하고, 책임감이 강하고, 의리와 자존감이 강한 사람들이 많았다. 다만, 일하는 방식에서 효율성보다는 '정', '익숙한 습관', '공과 사를 구분하지 않는 문화' 가 좀 더 강하지 않았었나 생각해 본다.
직장에서는 좀 더 스마트하게 일하고 가족과 친구들과는 좀 더 캐쥬얼하게 소통하는게 어떨까? 이 글이 스마트워크를 꿈꾸는 우리나라 직장인, 프로페셔널들에게 도움이 되길 바란다.
