Part1. 2장-보고서의 목적(Why)

보고서를 작성한다는 것이 누군가에게는 쉬운 일이고, 누군가에게는 참으로 어려운 일 일 수 있다. 필자의 경험으로 봐도, 보고서 작성은 힘들고 인내를 요하는 어려운 작업 중 하나다. 다른 사람이 작성한 보고서를 검토하다 보면 “도대체 전달하고자 하는 메시지가 뭔지 모르겠다”라는 생각이 들 때가 있다.  반면, 필자도 누군가로부터 지적을 받는다. 원인은 두 가지 중 하나다. 하나는, 요청자 또는 독자의 입장에서 ‘보고서의 목적과 내용을 이해할 수 없게 목적을 정확하게 전달하지 못한 경우'다. 다른 하나는, 작성자가 작성 내용을 정확하게 이해 못하고 작성했을 수 있다. 요청자의 생각이 변경될 수는 있지만, 경험으로 보면 대부분 작성자의 주관으로 작성되기 때문에 작성자의 이해의 차이에서 많이 발생된다.

작성자의 관점에서 이해의 갭을 최소화하기 위해서는 보고서의 목적을 명확하게 이해하면 보고서 작성을 좀 더 정확하게 할 수 있다. 즉, 작성되는 보고서가 어떤 용도와 목적으로 활용될 것인지를 충분히 이해하고, 목적 달성을 위한 관점에서 고민이 되어야 목적에 맞는 유의미한 보고서가 작성될 수 있기 때문이다.

목적 달성을 위한 관점에서 고민되어야 하는 사항을 예를 들어 알아보자. 병원에 가는 이유는 첫번째, 정기검진을 통해 이상 징후가 있는지 확인을 위한 목적이 있고 두번째는, 어디가 문제인지를 진단하기 위한 목적도 있고, 세번째는 이상 징후가 발견되어 치료를 하기 위한 목적이 있다. 3가지 경우는 목적에 다라 체크사항도 다를 뿐만 아니라 범위도 다르다. 첫번째는 체크사항의 범위는 넓지만 깊지 않게 진단할 것이고, 두번째는 이상 징후의 연관된 부분에 한해서 체크사항을 점검할 것이다. 세번째는 이상 징후가 발생된 부분에 대해서 아주 깊게 체크사항을 점검할 것이다. 이처럼 목적에 따라 고민해야 하는 사항과 범위가 달라지기 때문에 보고서를 작성하기 전에 이 보고서가 어떤 목적으로 작성되는지 파악하는 것이 중요하다. 사실 파악을 핵심적으로 하는 것인지, 원인 대책 및 방안 수립을 목적으로 하는지, 전략 수립을 목적으로 하는지 말이다.

용도/목적에 따른 보고서 유형은 다음장에서 …