Part1. 3장-보고서의 유형과 유형별 특징

보고서는 보고서 유형마다 전달하고자 하는 내용이 다르다는 것을 이해해야 한다. 즉, 보고서  유형에 맞게 전달 메시지를 정확하게 그리고 메시지에 집중해서 작성되어야 한다는 것이다. 이러한 기본적인 원칙이 지켜지지 않은 보고서는 내용에 대한 이해가 불가능할 뿐만 아니라, 중언부언 작성되어 있고, 메시지와 동떨어져 있다 보니 독자로 하여금 짜증을 유발한다.

따라서, 좋은 보고서를 작성하기 위해서는  첫째, 담아야 하는 핵심사항을 이해해야 하며 둘째, 보고서 유형별로 형식과 콘텐츠를 다르게 구성해야 한다.

첫째, 보고서 유형별로 담아야 하는 핵심사항을 이해해야 함

예를 들어 보자.  ‘일일 또는 주간단위 업무 보고’나 ‘일반적인 동향 및 사례 결과 보고’와 같은 유형의 보고서는 ‘파악된 사실을 정확히 기술’하는 것이 핵심이다. ‘개인적인 의견이나 향후 종합대책’과 같은 내용은 포함할 필요가 없다고 본다. 포함이 되었어도 큰 문제가 있다고 볼 수는 없지만, 필자의 생각은 보고서 특성에 대한 이해 부족과 불필요한 내용의 사족으로 해석된다.

다른 예를 들어보자.  회사의 미래 먹거리 또는 신규 비즈니스 발굴 조사 결과를 담는 보고서라고 생각해 보자. 이와 같은 보고서의 핵심사항은 무엇일까? ‘파악된 사실을 충실’하게 기술하는 것 만이 핵심이라고 생각하지 않는다. 위의 예시와는 반대로, 신규 비즈니스별 장단점에 대한 조사 책임자로서의 충분한 주장 및 의견과, 이를 실현하기 위한 단계적 대책 및 방안들이 포함되어야 할 것이다.

간단한 예를 통해 살펴보았듯, 보고서 유형별로 담아야 할 핵심을 이해한다는 것은 보고서를 작성하는 사람으로서 매우 중요한 요소이다.

둘째, 보고서 유형별로 형식과 콘텐츠를 다르게 구성함

보고서 유형별로 담아야 하는 핵심사항이 다르고, 핵심사항이 잘 담긴 보고서가 읽고 해석하기도 쉽고, 보고서의 메시지가 아주 잘 전달되는 중요한 요소라는 것은 이해가 되었을 것이다. 그렇다면, 보고서에 핵심사항을 잘 담을 수 있는 실질적인 방법이 무엇인지 알아야 한다.

보고서의 문장 하나 하나를 길게 쓰지 않고 짧은 단문으로 구성하면 핵심사항을 잘 담을 수 있을까? 아니면, 비록 짧은 단문이라도 단문 내에서 ‘배경, 원인, 대책’ 또는 ‘서론, 본론, 결론’의 형태로 문장이 구성되면 핵심사항이 잘 담겼다고 생각할 수 있을까? 보고서 작성자에 따라 방법은 다를 수 있다고 본다. 그러나, 보고서 문장이 아닌 유형에 따른 필수 콘텐츠가 포함되는 것이 가장 실질적인 방법이자 핵심이라고 생각한다.

아래 [그림-보고서 유형별 콘텐츠]에서 보듯, 일반적으로 보고서에 포함할 수 있는 콘텐츠는 다양하다. 그러나, 이해하고 있는 바와 같이 모든 보고서가 예시에서 제시된 콘텐츠를 동일하게 포함할 필요는 없다. 결국, 어떤 보고서에 어떤 콘텐츠를 포함해야 하는가? 를 이해한다는 것은 좋은 보고서를 작성하기 위한 역량이 준비되어있다 라고 볼 수 있다.

앞에서 예시를 들었던 ‘회사의 미래 먹거리 또는 신규 비즈니스 발굴 조사 결과’ 보고서로 정리해보자. 첫째, 이 보고서는 ‘파악된 사실을 충실하게’ 작성하기보다는 ‘전략 및 로드맵’에 해당하는 내용이 핵심인 유형의 보고서로 판단했다. 둘째, ‘전략 및 로드맵’이 핵심인 보고서에 담아야 할 콘텐츠는 아래 그림에서 보듯 보고서에 포함해야 하는 핵심사항은 목차와 내용에 반영되어야 하며, 목차는 기→승→전→결의 구성으로 전개되어야 한다. 전략로드맵, 수행 조직, 조직별 역할 등으로 구성되어야 한다.

눈치를 챈 사람도 있겠지만, 보고서 콘텐츠의 깊이는 사실 →원인 대책→전략로드맵의 유형 순서대로 깊어진다. ‘좋은 보고서가 갖추어야 할 요소’를 완벽하게 반영하여 작성하는 것이 중요하다.

                                                                      [그림-보고서 유형별 콘텐츠]

주 1) ‘성질이나 특징 따위가 공통적인 것끼리 묶은 하나의 틀’을 의미하며, 유사어로 패턴, 타입, 종류 등이 있다.