Part1.5장 보고서 작성 단계

대부분의 일은 준비과정이 필요하다. 보고서 작성도 마찬가지다. 보고서 작성을 위한 시간 계획을 세우고, 계획된 절차와 일정에 따라 진행하는 것이 필요하다. 최종적으로 완성된 보고서의 활용을 잠시 생각해보자. 완료된 보고서는 누군가를 대상으로 하는 발표에 활용되기도 한다. 해당 발표는 일자와 시간과 참석자가 정해져 있다. 다시 말해, 이해관계자에게 적시에 공유하고 올바른 ‘의사결정’을 할 수 있도록 해야 한다. 그렇기 때문에 보고서는 작성도 중요하지만 보고서가 ‘활용되는 타이밍’ 또한 중요하다. 

작성된 보고서의 활용 타이밍을 정확하게 지키기 위한 점검사항(즉, 보고서를 일정에 맞게 작성하기 위한 계획)을 알아보자. 작성 과정에서 자원(시간, 사람, 내용)이 계획대로 배분되고 있는지, 배분에 문제가 있어 목표시간을 초과할 위험은 없는지, 핵심 메시지를 포함하고 있는지, 주요 내용은 보고서 흐름에 맞게 맥락을 유지하며 작성되고 있는지 등의 점검이 필요하다. 

따라서, 중요한 보고서는 물론이요 단순한 보고서라도 계획을 수립하고, 그 계획에 맞추어 진행하는 것이 훨씬 효율적이다. 특히 여러 사람이 함께 작업해야 하는 보고서, 보고서 작성 시간이 길게 소요되는 보고서 등은 더욱더 철저한 계획을 수립해야 한다. 이러한 과정은 한두 번 훈련하다 보면 적응되어 쉽게 할 수 있을 것이다. 

보고서를 작성하기 위해 진행하는 절차나 단계는 각자의 경험과 선호하는 방식에 따라 상이할 수 있다. 필자는 보고서 작성을 위해 ‘준비’, ‘작성’, ‘마무리’의 전(全) 과정을 ‘ 5 단계’로 구분한다.

 

** 보고서의 작성 단계 (5단계)

보고서 작성을 위한 시간 배분 계획 必 – 시간 활용 방법

필자의 경험으로 보면, 보고서 작성 입문 과정에 있는 사람들이 흔히 하는 실수가 있다. 파워포인트 형태의 보고서를 작성하는 경우를 살펴보자. 대부분의 입문 과정 사람들은 무엇을 담을 것인지 어떻게 담을 것인지에 대한 목차 없이 파워포인트(PPT) 슬라이드 작성을 하거나, 참조가 될만한 유사 산출물을 복사해서 붙여 넣고 작성한다. 잘못된 방식이라고 단정할 수는 없지만, 본인만의 다상량(多商量) 없이 작성 도구(파워포인트(PPT), 한글(Hwp), 워드(Word) 등)를 활용하여 시작한다. 이것은 설계 도면 없이 건물을 짓겠다고 땅부터 파는 것과 동일하다. 수십 번 수백 번 땅을 파고 묻고 하면서 건축할 것 같다. 최초 계획한 건물이 건축될리 없다. 

보고서도 동일하다. 철저한 계획이 필요하고, 수립된 계획하에서 시간의 효율적 활용, 내용의 효과적인 표현을 해야 한다. 자 ! 이제 본론으로 들어가 보자.

[입문 초보] 왼쪽은 전체 5일의 기간 중 ‘준비/이해하기’와 ‘스토리구성하기’ 과정에 별도의 시간을 할당하지 않고, ‘(초안)작성하기’ 단계에서 앞의 두 단계를 포함해서 병행 진행하는 방식이다. 이 경우, 큰 방향과 아우트라인을 구체적으로 구성하지 않았고, 이해관계자와 충분한 공감대 형성과 니즈를  확인해나가는 과정이 부족했다. 그렇기 때문에, 새롭게 작성하거나 보완해야 하는 사항이 많이 발생될 수 있다. 결국 ‘검토/보완하기’ 단계에서 전달 메시지가 불충분하거나 기본 맥락에서 벗어난 것이 식별되어, 새롭게 작성하는 어려운 과정을 진행하게 된다. 시간이 충분하다면 상관없겠지만, 시간은 마침표를 찍어야 하는 데드라인이 있어, 결국 시간에 쫓겨 보고서의 품질은 그만큼 낮아질 수밖에 없다. [시간 배분(案)] 우측은 얼핏 보면 ‘초안(작성하기)’가 너무 짧게 보일 수 있으나, 작성할 내용에 대해 ‘준비/이해하기’와 ‘스토리구성하기’가 충분히 구체화되어 있다. 이해관계자와 공감대 형성도 진행되어, 콘텐츠(내용)를 잘 표현하기 위한 작업을 ‘초안(작성하기)’라고 생각하면 된다. 이 경우, ‘검토/보완하기’ 단계에서 새롭게 작성하거나 내용이 바뀌어지는 일들은 많이 발생하지 않는다. 보고서 품질을 좀 더 높이는 과정으로 ‘검토/보완하기’ 단계가 이루어지고, 본인의 마지막 점검 작업을 통해 최종적으로 보고서 작성이 완료되어 가는 것이다. 즉, ‘준비/이해하기’와 ‘스토리구성하기’ 단계에서, 이해관계자의 니즈를 파악하고, 수집된 내용을 정리하고 분석하여 아우트라인을 잘 구성하는 것이 보고서 작성의 첫걸음이다. 이는 주어진 시간 내에 보고서의 품질을 확보할 수 있는 효율적인 방법이라 할 수 있다. 

보고서 작성 과정에서 수시로 이해관계자와 공감대 형성 필요

보고서를 실제로 작성하다 보면, 각 단계에서 보고서의 작성 수준이 확 변화되지는 않는다. 마치 우리가 영어 공부를 할 때 본인의 실력이 노력 대비 그때 그때 나타나는게 아니라 계단식으로 나타나는 것과 유사하다. ‘스토리구성하기’에서 보고서의 내용에 대한 이해관계자와 공감대 형성을 통해 아우트라인을 최대한 구체화(수준, 내용)해야 하며, ‘검토/보완’의 단계에서 이해관계자의 의견 수렴을 통해 다시 한번 업데이트해야 한다. 일반적으로 보고서 작성 입문의 경우에는 경험이 많지 않기 때문에 처음부터 본인의 노력으로 구체화하고 보고서의 품질을 맞추기가 싶지 않다. 이러한 경우는 ‘스토리구성하기’에서 보다 ‘검토/보완하기’의 과정을 빨리 부딪혀서 진행하고, 실제적으로 그것을 통해 보고서의 완성을 해 나가는 방법도 필요하다.