Part3.1 생각 정리를 위한 4가지 방법
5W1H 관점 스케치, 마인드맵, 매트릭스 다이어그램, 도식화 연습
‘생각을 정리하는 것’이란? 생각에는 사실, 느낌, 추정, 의견(주장) 등 많은 것들이 혼재되어 있는데, 보고서로 작성될 때는 명확하게 구분이 되어야 한다. 보고서의 핵심 메시지의 전달력을 높이기 위해서는 , 많은 정보를 전달하기보다 필요한 핵심메시지를 간결하게 전달하는 것이 매우 효과적이다. 따라서 필요한 것을 취하고, 버려야 할 것을 비우는 연습을 통해 주어진 정보를 해석하고 , 나의 생각으로 전달할 수 있는 사고의 틀이 필요한데, 이것일 바로 ‘생각을 정리하는 것’이다. 이것은 하루아침에 만들어지는 게 아니기 때문에 오랜 기간 노력의 과정을 통해 습득할 수 있는데 사고의 틀을 향상시킬수 있는 4가지 방법을 소개한다.
1장. 5W1H관점 스케치하기
보고서를 작성한다는 것은 중요한 일이다. 따라서 깊은 고민이 필요한 일이다. 쉽게 생각을 정리할 수 있는 좋은 많은 기법들 중 필자는 5W1H’을 자주 활용한다. 일반적으로 ‘6하원칙’이라고 한다. 무작정 작성하기보다는 보고서의 목적과 활용처 등 제반 사항을 5W1H을 활용해 명확하게 생각을 정리한 후 진행해야 한다.
**5W1H 설명
** 5W1H 활용 예시
활용 방법은 편하고 쉬운 방법으로 하면 된다. 일반적으로 페이퍼에 스케치하는 방식이 가장 편하다. 3장으로 간략하게 구성해보자. 첫 장은 ‘5W1H’ 요소에 대해 정리하고, 두 번째 장은 ‘5W1H’ 중 부연이 필요한 사항을 정리하고, 셋째장은 ‘How’에 대해서 정리해보자. 이 보고서에 담아야 하는 핵심 내용으로 스케치 작업이 가능하다.
이렇게 기본적인 제반사항을 정리한 후, 관련자 앞 공유 및 브레인스토밍의 자료로 활용을 하게 되면 보고서 작성의 자원 계획과 보고서에 담아야 할 핵심 콘텐츠를 포함할 수 있다.
2장. 매트릭스 활용
매트릭스는 관계된 요소 간의 조합된 패턴(의미)을 쉽게 파악할 수 있어 생각을 정리할 때뿐만 아니라, 의사결정 향상에 도움이 되기 때문에 다양하게 활용하면 유익하다.
**매트릭스(행렬, 行列) 다이어그램
즉, 매트릭스 다이어그램은 가로축과 세로축에 변수(기준정보)를 조합해서 나타나는 내용을 통해 ‘현상을 분석하거나, 해결 아이디어를 추출’해 내는 방법이다.
예를 들어 보자. 업체별 OOO 트렌드 동향을 분석할 경우, 업체별로 상세 내용을 나열해서 정리할 수도 있지만, 공통적으로 파악해서 하는 요소를 나열하고, 업체와 공통 파악 요소의 결합을 통해 현황을 정리하고, 분석을 수행하여, 보고서 작성에 반영할 시사점을 도출할 경우 아래와 같이 정리하면 된다.
3장. 도식화 연습하기
보고서는 읽는 것과 이해하는 것 그리고 직접 작성하는 것은 다르다. 보고서를 직접 작성할 때 어떤 내용에 대해 ‘보고서 도식화(구체화)’ 하는 재능을 갖고 있는 경우 도움이 된다. 내가 이해한 내용을 누군가도 쉽게 이해할 수 있는 방법으로 작성하는 것은 쉽지 않은데, 이러한 경우 보고서 도식화(구체화) 연습을 통해 향상시킬 수 있는 방법이 있다. 도식화(구체화) 연습을 통해서 향상되는 역량은 사실, 의견 주장 들을 구분하면서 혼재되어 있는 생각을 정리할 수 있고, 스스로에게 익숙한 표현 방법을 찾아낼 수 있다. 활용 방법은 간단하다. 아티클 또는 기사 등 관심 있는 내용의 주제를 선정하자. 그리고 그 내용을 도식화(구체화)해보고, 나아가 나의 의견(주장)까지 제시해보는 방법이다.
[그림-도식화(구체화) 단계]
[1단계-분석]
사실과 사실이 주는 영향, 의견(주의사항)을 구분해서 이해하는 단계이다.
[2단계-도식화]
1단계에서 이해한 내용을 기준으로, 누군가에게 핵심 메시지를 전달하는 관점으로 도식화를 해보자.
핵심은 [사실(Fact)은 $2.45 million 벌금 부과가 발생되었고, 그 영향으로 기업의 Damage Cost가 발생되었다]이다.
[3단계-생각정리]
2단계 도식화에서 사실(Fact)이 근거하여 나의 의견을 추가 작성을 한다.
사실 이 과정이 학생 또는 직장인의 실무에 가장 밀착된 연습 방법이다. 리포트를 쓸 경우 많은 관련 정보에서 스스로 이해하는 것이 맞는 것인지 확인이 필요하고, 이해한 것을 공유하는 것에서 좀 더 남들도 이해하기 쉬운 형태로 제공하고, 또 모든 단편적인 사항에서 입체적 사고에 의한 의견을 제시하는 것이 필요하기 때문이다. 무엇 하나 나 스스로 이해하지 않고, 노력하지 않으면 쉽게 이루어지기 어렵다. 내가 평소에 관심 있어하는 [주제]에 대해 이러한 연습을 하면 반드시 보고서 역량(기술)이 향상될 것이다.
