승진을 위한 역량평가 대비 보고서 작성 유형(인바스켓)
보고서 마스터
보고서는 가장 중요한 것이 어떤 유형인지 파악해야 한다. 문서의 유형을 파악해야지 항목을 나눌 수 있다.
어느날 갑자기 승진 방법이 바꿨다. 역량평가계획이 변경된 것이다. 사실 짧은 시간에 인바스켓, 역할연기, 집단토론, 보고서 평가 등을 수행해야 하는데 그게 쉽지 않다. 가장 문제가 되는 것이 바로 주어진 시간 내에 하기 어렵다. 보고서 작성도 실력이 좋다고 하더라도 시간 내에 하지 못하면 좋은 평가를 받기 어렵다. 대부분 보고서를 너무 쉽게 생각했다가 떨어지는 경우가 있다. 10년 이상 보고서를 작성했는데, 자신감을 갖고 있다가 막상 보니 떨어지는 상황이 속출한다. 평가하는 보고서는 현장에서 작성하는 보고서와 다르기 때문에 준비를 하지 않으면 결코 시간 내에 작성하기 쉽지 않다. 작성하더라도 보고서에서 평가기준을 모른다면 점수를 받기 어렵다. 실습을 시켜보면 의외로 제시간에 하는 분들이 적다. 그만큼 익숙해져야 함으로 승진준비를 하는 분들은 적어도 3문제 이상을 자료로 읽고 생각을 정리해서 컴퓨터로 제출하는 연습까지 해봐야 한다. 처음 해보고 시간을 단축하고 내용의 질도 올려야 한다.
역량평가에서는 원래 IB(In-Basket), RP(Role Play), GD(Group Discussion), OP(Oral Presentation), 등을 많이 보는데, 사무관 등 공무원 승진 역량평가에서는 당연히 보고서가 추가된 것이다. IB(In-Basket)는 인바스켓이라고 부르는 서류함 기법이다.
예를 들면, 답장을 줘야 하는 이메일, 상사가 보낸 지시, 부하직원들이 남긴 메모, 고객이 보낸 편지, 후배의 애로사항, 인접 부서의 긴급 협조 요청, 공공기관에서 온 문서 등 어느 것부터 손을 대야 하는지 난감할 때가 많다. 대상자는 정해진 시간 내에 여러 가지 문제들을 처리 해결해야 하며, 그 처리 과정/결과에 대한 검토 및 질의 응답을 통해 역량을 확인한다.
서류함 기법이란 관리자의 일상과 비슷한 장면을 설정하여 결재 서류를 미결재함에 넣어 두면 대상자가 그 서류에 대한 의사 결정을 하여 기결재함으로 옮겨 넣는 방법으로 서류를 처리하게 하여, 관리자의 결재 능력을 높이는 훈련 방법이다. 다른 시뮬레이션 기법보다 정확도가 높아서 널리 사용되고 있다. 인바스켓은 조직 내 외부 다양한 이해관계자들과 관련이슈를 해결하기 위하여 정해진 시간에 여러자료를 보고 업무해결안을 작성하는 기법이다. '현안업무처리하기'라고 번역하기도 한다. 혼자서 다양한 형식(메모, e-mail, 문서 등)으로 제시된 문제들을 해결하는 방식이다.
구두발표 (Presentation)는 사전에 참가자에게 다양한 자료를 제시한 후, 자료와 관련된 정보를 분석해 해결안을 제시, 발표하는 기법이다. 관찰자들에게 참가자가 구두로 보고하는 형식이다. 상사, 대중, 이해관계자 등의 앞에서 자신이 전달하고자 하는 바를 명확히 전달하여 상대방의 공감을 이끌어내야 하는 과제이다.
집단토론 (Group Discussion)은 하나의 주제에 대해 여러 명이 토론 하거나 여러 명의 참가자들에게 역할을 제시하고 각 역할에 따라 문제를 해결하기 위해 다양한 사람들과 토론을 하는 기법이다. 특정 사안에 대해 서로 다른 입장과 의견을 가지고 있는 사람들이 토의를 통해 합의된 결론을 도출해야 하는 과제이다.
보고서 역량평가 유형은 7가지로 나눌 수 있다. 요약형 보고서, 정책기획형 보고서, 갈등조정형 보고서, 성과지향형 보고서, 개선형 보고서, 업무분장형 보고서, 세부계획형 보고서 등으로 분류하는 것만으로 방향을 잡을 수 있다.
“보고서는 기본적으로는 시간관리 능력을 포함해
한 사람이 갖고 있는 업무 지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석,
상하 동료 간의 의사소통, 추진력 등의 결정체다.”
하루 5시간 이상 보고서에 매달리고도 퇴짜를 맞는가?
대부분의 직장생활은 아침에 이메일을 확인하는 것으로 시작해 하루를 ‘작성’하는 것으로 끝난다. 간단한 메모에서부터 회의 기록, 거래처에 보내는 이메일, 미팅 보고서, 마케팅 제안서, 각종 기획서까지 매우 다양한 글쓰기를 수행한다. 직장생활의 반 이상이 글쓰기라고 볼 수 있다. 그러니 논리적인 글쓰기를 하지 못하면 생존 경쟁에서 어려움을 겪을 수밖에 없다. 빠른 시간 내에 논리적인 글을 쓰는 능력을 배양하고 그 능력을 갖춰야만 뛰어난 사람으로 평가받을 수 있는 것이다.
보고서는 직장에서 쓰는 글 중에서도 꽃이라고 할 수 있다. 보고서를 쓴다는 것은 상사를 비롯해 여러 동료와 소통한다는 것을 의미하고, 고객과 이해관계자들을 설득하는 행위이며, 기업의 문화를 오롯이 이해해야 할 수 있는 복합적인 활동이다. 그래서 한 기업의 보고 문화를 이해하지 못하면 결코 좋은 보고서를 쓸 수 없다.
보고서를 잘 쓴다는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것만을 의미하지는 않는다. 물론 시각적으로 보기 좋게 꾸미는 것만을 의미하지도 않는다. 기본적으로는 시간 관리 능력을 포함해 한 사람이 가진 업무 지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하 동료 간의 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 보고서이다. 그래서 보고서 작성 능력이 곧 업무 능력이라고 평가하기도 한다.
이렇게 중요한 보고서인 만큼 직장인들이 보고서를 작성하는 데 할애하는 시간도 하루에 5시간 이상인 것으로 조사되었다. 일과의 절반 이상을 차지하기도 하고, 종종 퇴근길 발목을 붙잡기도 한다. 그러나 매번 좋은 결과가 나오는 것은 아니다.
보고서 작성 능력은 물론 업무 능력 향상을 위한 『보고서 마스터』
상사나 고객에게 제시한 보고서가 자주 퇴짜를 맞는가? 보고서를 작성하는 데 유독 시간이 오래 걸리는가? 쓸 때마다 매번 생각이 꽉 막히는가? 이런 사람들을 위해 15년 이상 좋은 보고서 쓰는 법을 교육해온 비즈니스 글쓰기 전문가 윤영돈과 15년 이상 보고서로 성과를 내온 경영 컨설턴트 이병주가 신간 『보고서 마스터』를 내놓았다. 보고서 분야에서 잔뼈가 굵은 두 저자의 만남은 기대할 만하다. 보고서 작성에 관한 실전 경험이 풍부한 저자와 보고서 강의로 직장인들 사이에서 큰 인기를 얻고 있는 저자가 만난 것이니만큼 보고서 쓰기 실전과 다양한 사례, 실무자가 자칫 놓칠 수 있는 사소한 부분들까지 짚어주고 있으니 말이다.
저자들도 처음부터 보고서를 잘 썼던 것은 아니다. 이들도 여러 차례의 시행착오를 거치고 수많은 사례를 접하면서 조금씩 문서 작성 기술이 향상되었다. 그래서 자신들이 겪은 쓰디쓴 경험을 후배들은 겪지 않았으면 하는 바람에서 이 책을 쓰게 되었다.
『보고서 마스터』는 수없이 보고서를 작성하면서도 보고서와 결코 친해지지 못하는 사람들을 위해 그동안 저자들이 각 분야에서 갈고닦은 실전 경험과 노하우는 물론 조직이나 업무와 관련된 다양한 통찰까지 제공한다. 따라서 보고서를 쓰는 데 애를 먹고 있거나 좀 더 다양한 보고서 사례를 필요로 하는 사람이라면 필독을 권한다. 보고서 작성 능력뿐만 아니라 업무 능력까지 향상되는 것을 경험하게 될 것이다.
기획부터 완벽한 마무리까지, 보고서 작성의 모든 것
보고서를 잘 써서 승진했다는 교육생부터 보고서에 핵심 포인트를 강조한 덕분에 정부 과제를 딸 수 있었다는 직장인, 실무 보고서 특강을 요청하는 대학교 교직원, 보고서의 기본부터 차근차근 가르쳐달라고 하는 신입사원, 한국형 보고서에 대해 알려달라고 요청하는 글로벌 컨설턴트 등 보고서 작성 노하우가 궁금한 이들이 저자들에게 공통으로 하는 얘기는 뜬구름 잡는 이론이 아닌, 실전 보고서 작성법에 대해 알고 싶다는 것이다.
이런 독자들의 요청에 응답하기 위해 집필한 『보고서 마스터』는 보고서 기획 단계에서부터 논리적 목차 잡기를 거쳐 제목을 결정하는 방법, 자료 조사의 범위와 활용 방법, 초고 작성 시의 원칙, 좋은 문장으로 고쳐 쓰는 방법, 레이아웃 구성하기, 꼼꼼하게 퇴고하기, 작성한 보고서를 멋지게 발표하기 등 실전에서 필요한 보고서 작성의 모든 것을 다루고 있다. 보고서 작성 시 맞닥뜨리게 되는 모든 순간 활용할 수 있도록 유익한 정보를 담은 저자들의 꼼꼼함과 친절함이 돋보인다.
[휴넷의 인기온라인 과정 윤코치의 보고서 작성법]
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