인바스켓 보고서 작성 어떻게 해야 하는가?
승진 역량 평가
공무원 승진역량평가 교육을 해보면, 의외로 쉽게 생각하는 분들이 많다. 사실 짧은 시간에 인바스켓(In-Basket), 역할수행(Role Play), 집단토론(Group Discussion), 구두보고(Oral Presentation) 등 보고서 평가 수행해야 하는데 그게 쉽지 않다.
인바스켓(Basket)은 서류함기법이라고도 부른다.
문자 그대로 서류함 안에 처리되지 않고 남아 있는 사항들을 조치하는 것이다.
가장 문제가 되는 것이 바로 주어진 시간 내에 하기 어렵다. 보고서 작성도 실력이 좋다고 하더라도 시간 내에 하지 못하면 좋은 평가를 받기 어렵다. 실습을 시켜보면 의외로 제시간에 하는 분들이 적다. 그만큼 익숙해져야 함으로 승진준비를 하는 분들은 적어도 3문제 이상을 자료로 읽고 생각을 정리해서 컴퓨터로 제출하는 연습까지 해봐야 한다.
1. 주어진 시간 내에 처리할 과제가 많다.
2. 그 과제들은 각각 처리 기한이 정해져 있다.
3. 과제별로 해결방향을 글로 쓰고 말로 정리해야 한다.
역량은 특정한 상황이나 직무에서 기대 수준을 넘는 탁월한 성과를 나타내는 원인이 되는 개인의 내적 특성을 말한다. - Spencer & Spencer, 1993
•Behavior 보유 능력이 아니라 행동으로 나타난 실천능력이다.
•Performance 성과와 연계된 행동이다.
•Situation 직무마다 다르고 상황이 바뀌면 요구되는 역량이 다를 수 있다.
•Measurement 수준 판단이 가능하다.
•Development 개발이 가능하다.
1. Why 과제 검토 및 What 해결 과제 파악
우선 검토 자료를 보면서 해결할 과제가 무엇인지 파악하기
2. How Long 시간관리 할당
제한시간 내에 모든 작업 범위를 효율적으로 시간을 할당하기
3. Focus on 우선순위 결정
긴급하고 중요한 작업을 식별하여 올바른 우선순위를 지정하기
4. How To 해결 방안
과제별 해결방향을 구체적이고 효과적인 대응방안들이 제시하기
5. Action Plan 세부계획 실행
구체적인 세부처리 계획이 수립되고 명확하게 지시해서 실행하기
“보고서는 기본적으로는 시간관리 능력을 포함해
한 사람이 갖고 있는 업무 지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석,
상하 동료 간의 의사소통, 추진력 등의 결정체다.”
하루 5시간 이상 보고서에 매달리고도 퇴짜를 맞는가?
대부분의 직장생활은 아침에 이메일을 확인하는 것으로 시작해 하루를 ‘작성’하는 것으로 끝난다. 간단한 메모에서부터 회의 기록, 거래처에 보내는 이메일, 미팅 보고서, 마케팅 제안서, 각종 기획서까지 매우 다양한 글쓰기를 수행한다. 직장생활의 반 이상이 글쓰기라고 볼 수 있다. 그러니 논리적인 글쓰기를 하지 못하면 생존 경쟁에서 어려움을 겪을 수밖에 없다. 빠른 시간 내에 논리적인 글을 쓰는 능력을 배양하고 그 능력을 갖춰야만 뛰어난 사람으로 평가받을 수 있는 것이다.
보고서는 직장에서 쓰는 글 중에서도 꽃이라고 할 수 있다. 보고서를 쓴다는 것은 상사를 비롯해 여러 동료와 소통한다는 것을 의미하고, 고객과 이해관계자들을 설득하는 행위이며, 기업의 문화를 오롯이 이해해야 할 수 있는 복합적인 활동이다. 그래서 한 기업의 보고 문화를 이해하지 못하면 결코 좋은 보고서를 쓸 수 없다.
보고서를 잘 쓴다는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것만을 의미하지는 않는다. 물론 시각적으로 보기 좋게 꾸미는 것만을 의미하지도 않는다. 기본적으로는 시간 관리 능력을 포함해 한 사람이 가진 업무 지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하 동료 간의 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 보고서이다. 그래서 보고서 작성 능력이 곧 업무 능력이라고 평가하기도 한다.
이렇게 중요한 보고서인 만큼 직장인들이 보고서를 작성하는 데 할애하는 시간도 하루에 5시간 이상인 것으로 조사되었다. 일과의 절반 이상을 차지하기도 하고, 종종 퇴근길 발목을 붙잡기도 한다. 그러나 매번 좋은 결과가 나오는 것은 아니다.
보고서 작성 능력은 물론 업무 능력 향상을 위한 『보고서 마스터』
상사나 고객에게 제시한 보고서가 자주 퇴짜를 맞는가? 보고서를 작성하는 데 유독 시간이 오래 걸리는가? 쓸 때마다 매번 생각이 꽉 막히는가? 이런 사람들을 위해 15년 이상 좋은 보고서 쓰는 법을 교육해온 비즈니스 글쓰기 전문가 윤영돈과 15년 이상 보고서로 성과를 내온 경영 컨설턴트 이병주가 신간 『보고서 마스터』를 내놓았다. 보고서 분야에서 잔뼈가 굵은 두 저자의 만남은 기대할 만하다. 보고서 작성에 관한 실전 경험이 풍부한 저자와 보고서 강의로 직장인들 사이에서 큰 인기를 얻고 있는 저자가 만난 것이니만큼 보고서 쓰기 실전과 다양한 사례, 실무자가 자칫 놓칠 수 있는 사소한 부분들까지 짚어주고 있으니 말이다.
저자들도 처음부터 보고서를 잘 썼던 것은 아니다. 이들도 여러 차례의 시행착오를 거치고 수많은 사례를 접하면서 조금씩 문서 작성 기술이 향상되었다. 그래서 자신들이 겪은 쓰디쓴 경험을 후배들은 겪지 않았으면 하는 바람에서 이 책을 쓰게 되었다.
『보고서 마스터』는 수없이 보고서를 작성하면서도 보고서와 결코 친해지지 못하는 사람들을 위해 그동안 저자들이 각 분야에서 갈고닦은 실전 경험과 노하우는 물론 조직이나 업무와 관련된 다양한 통찰까지 제공한다. 따라서 보고서를 쓰는 데 애를 먹고 있거나 좀 더 다양한 보고서 사례를 필요로 하는 사람이라면 필독을 권한다. 보고서 작성 능력뿐만 아니라 업무 능력까지 향상되는 것을 경험하게 될 것이다.
기획부터 완벽한 마무리까지, 보고서 작성의 모든 것
보고서를 잘 써서 승진했다는 교육생부터 보고서에 핵심 포인트를 강조한 덕분에 정부 과제를 딸 수 있었다는 직장인, 실무 보고서 특강을 요청하는 대학교 교직원, 보고서의 기본부터 차근차근 가르쳐달라고 하는 신입사원, 한국형 보고서에 대해 알려달라고 요청하는 글로벌 컨설턴트 등 보고서 작성 노하우가 궁금한 이들이 저자들에게 공통으로 하는 얘기는 뜬구름 잡는 이론이 아닌, 실전 보고서 작성법에 대해 알고 싶다는 것이다.
이런 독자들의 요청에 응답하기 위해 집필한 『보고서 마스터』는 보고서 기획 단계에서부터 논리적 목차 잡기를 거쳐 제목을 결정하는 방법, 자료 조사의 범위와 활용 방법, 초고 작성 시의 원칙, 좋은 문장으로 고쳐 쓰는 방법, 레이아웃 구성하기, 꼼꼼하게 퇴고하기, 작성한 보고서를 멋지게 발표하기 등 실전에서 필요한 보고서 작성의 모든 것을 다루고 있다. 보고서 작성 시 맞닥뜨리게 되는 모든 순간 활용할 수 있도록 유익한 정보를 담은 저자들의 꼼꼼함과 친절함이 돋보인다.
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역량평가 문제풀이
