비즈니스미팅 예절의 모든 것-제2탄(명함교환)
Sales talking Lesson
이제 얼굴도 서로 확인하고 반갑게(?) 악수까지 마쳤다. 자리에 앉기 전에 이제 처음 본 사이이니 명함을 교환해야 하는 때가 됐다.
명함은 여러 가지 감정을 불러일으키는 도구다. 처음 회사에 취직하여 내 명함을(정확히는 여러통의 명함을) 받았을 때 느꼈던 감정은 지금도 새록새록 생각이 난다. 내가 몸담은 회사, 부서, 직급, 나만의 직통 직장전화번호, 팩스번호, 휴대폰번호, 메일주소, 그리고 선명하게 박혀있는 이름 석자.
가끔 영업조직에서는 사원일 경우에도 대리나 주임등의 직급을 명함에 넣기도 하는데 아무래도 명함이라는 게 대외적으로 보여지는 물건이다 보니 완전 초 생짜임을 드러나는 게 불리할 거라는 생각으로 그런 경우가 있다. 사원일 경우 회사에서는 누구누구 씨라고 부르던 습관을 미팅 때 그대로 할 경우 좀 민망한 상황이 벌어지기도 한다.
아무튼 명함은 나의 회사에서의 아이덴티티를 나타내는 가장 확실하고 시각적인 물건인 만큼 나를 다루듯 소중하게 여기는 게 중요하다. 일부 어떤 사람들은 드물게 명함을 다이어리에서 꺼내서 주기도 하던데 혼날일이다. 다이어리에 넣어두는 명함은 다이어리 주인이 누군지 알게 하는 인식표정도로만 하나 끼워 놓도록 하자.
명함을 상대에게 줄 때는 꼭 두 손으로, 주고받을 때도 두 손으로 받자. 물론 동시에 주고받는 경우는 예외이지만 그렇지 않을 경우엔 반드시 두 손으로 주고 두 손으로 받자. 명함을 받은 뒤 바로 명함을 명함지갑에 넣거나 책상 위에 내려놓는 것은 실례다. 받은 명함은 이미 그 사람이 누군지 잘 알더라도 한 번정도 주의 깊게 살펴보는 시늉을 하는 것이 예의다. 이걸 모르는 사람들이 많다. 이름과 직급정도를 다시 한번 확인한다는 생각으로 명함을 받은 뒤 꼭 확인하는 모습을 보이도록 하자.
이제 미소도 던졌고 악수도 했고 명함도 서로 교환했다. 본격적으로 미팅을 시작하기 위해 자리에 앉았다.
자리에 앉으면 받았던 명함을 내 자리 앞에 가지런히 놓아둔다. 만약 여러 명의 사람과 진행하는 미팅이라면 맞은편에 앉은 사람의 위치에 따라 명함을 정렬한다. 명함을 처음 받고 꼭 이름과 얼굴을 확인해야 하는 이유가 여기에 있다. 상대방을 호칭으로 불러야 하는 상황이 생길 때 정확히 하기 위해 명함을 보면서 확인하는 것도 필요하다. 차장님을 과장님이라고 부르면 안 되지 않겠는가?
만약 여러 회사와 연합으로 만나는 자리라면 회사별로 명함을 놓아둔다. 그렇게 정렬해서 불필요한 실수를 하지 않는 성의를 보이는 것이다. 이건 예의이기도 하지만 실용적인 행위기도 하다.
정말 어이없게도 예전에 미팅할 때, 내가 준 명함으로 책상 위의 과자부스러기 같은 걸 쓱쓱 치우는 걸 본 적이 있다. 자기도 모르게 무의식 중에 한 행동일 수 있지만 그 친구는 엄청난 결례를 범한 것이고 만약 내가 고객이었다면 아마 그 영업사원과는 더 이상 미팅을 하고 싶지 않을 것이다. 이 처럼 비즈니스미팅은 사소한 태도 하나도 예절 하나도 중요한 것이라 어느 정도의 긴장은 늘 가지고 있어야 한다.
명함지갑은 가능하면 비싼 것으로 소유하길 바란다. 의외로 그런 것에 깊은 인상을 받는 고객들이 비즈니스 파트너들이 많다. 어차피 크게 감가상각되는 물건이 아닌 만큼 누가 보더라도 비싸 보이는 제품이나 명품으로 마련하기를 추천한다.
마지막으로 받은 명함은 여러가지 명함보관장치로 실물을 보관하는 것도 중요하지만 리멤버나 기타 명함관리 앱을 통해 꼭 디지털저장을 해두도록 하자. 요즘은 회사를 옮기거나 직급이 바뀌는 경우에도 실시간으로 알려주는 기능도 있고 무엇보다 상대로부터 전화가 왔을때 바로 아는 척을 하는 건 매우 중요하다. 여보세요가 아닌 반가운 목소리로 김부장님, 이대리님 이라고 전화를 받는 효과는 아주 크다.
참고로 스마트폰에 상대의 이름을 저장할때는 반드시 이름만 저장하지 말고 이름뒤에 꼭 부장님, 과장님, 대리님 등의 존칭을 붙여 저장하자. 비즈니스 세계는 언제 어떤일이 어떤 뒷감정이나 호감이 생길지 모르는 섬세한 생태계니 말이다.
자, 이제 명함도 가지런히 놓아두었고 드디어 본격적인 비즈니스 미팅이 시작된다. 이제는 대화예절로 넘어가야 하는 시점인데 그전에 거쳐야 할 관문이 있다. 바로 어떤 음료를 마실 건지를 묻거나 물음을 받아야 하는 순간이다. 사소한 일 같지만 여기에도 얘기해 줄 팁들이 있다. 이건 다시 다음 편에 대화예절을 시작하기 전 에피타이저로 시음해 보자.
