나는 왜 메일 작성이 어려운 걸까
신비롭고 오묘한 업무 메일 작성의 세계
많은 직장인들이 어려워하는 것 중 하나가 바로 '업무 메일 작성하기'
요청할 것도 보고할 것도 많은데, 메일 작성하는 일은 왜 이리 어렵게 느껴지는 걸까?
누구도 자세히 알려주지 않는 메일 작성 방법, 몇 가지 원칙만 알면 간단하게 작성할 수 있다.
1. 메일 작성도 서론/본론/결론으로 나뉜다.
메일을 작성할 때 중요한 포인트는 2가지. ‘간결하게’ ‘알기 쉽게’ 쓰는 것이다.
하고 싶은 말들을 구구절절 길게 늘여 쓰다 보면 제일 중요한 본론(내용)을 놓치기 쉽다. 또한 전문적인 단어나 외국어를 불필요하게 많이 사용하는 것보다는 모두가 알아들을 수 있는 쉬운 단어들로 문장을 구성하는 것이 좋다.
[메일 예시]
(서론)
안녕하세요.
ABC 주식회사 홍길동 대리입니다.
ABC 기획안 관련하여 아래 2가지 내용 문의드립니다.
(본론)
< 문의 사항 >
1) 지난해 작성된 기획안 원본 문서를 전달받을 수 있을까요?
2) 기획안 문서 내 34페이지의 통계 자료 출처 링크 전달 부탁드립니다.
(결론)
위 2가지 내용 문의드립니다. 확인 후 회신 요청 바랍니다.
감사합니다.
위 메일과 같이 서론/본론/결론으로 구성한다면 조금 더 쉽게 메일을 작성할 수 있을 것이다.
서론 - 간단한 인사, 발신인 정보, 메일을 보낸 이유
본론 - 상세 내용(문의, 요청, 보고 등)
결론 - 마무리 인사
2. 어투는 최대한 정중하고 예의 있게, 줄임말이나 불필요한 이모티콘은 NO
[메일 예시]
안녕하세영~
ABC 주식회사 홍길동 대리입니당ㅎㅎ
지난번에 말씀하셨던 자료 멜로 보내드려염 ㅋㅋㅋ
오늘도 ㅅㄱ하세영~ *^^*
진짜 이렇게 업무 메일을 쓰는 사람이 어디 있어’라고 생각할 수 있지만.. 직장 생활을 하다 보면 별의별 사람이 존재한다.
위의 메일을 받아본 사람이라면, 왠지 메일 발신자에게 신뢰가 가지 않는다는 생각을 공통적으로 할 것이다. 특히 사수나 윗사람이 참조로 걸려있는 메일에는 더더욱 정중하고 예의 있는 어투를 사용하는 것이 좋고, 익숙해지기 전까지는 맞춤법 검사기를 사용해서 검토 후에 보내는 것도 좋은 방법이다.
3. 메일 서명이나 본인의 정보를 남기자
메일의 내용을 보고 궁금한 사항이 생기거나 별도의 업무 요청이 있을 수 있기 때문에 메일에는 꼭 본인(담당자)의 정보를 전달하는 것이 좋다.
이름, 소속(팀), 직급, 연락처 등의 정보가 담긴 메일 서명을 하단에 넣고, 서명을 넣는 방법을 모른다면 메일 내용 말머리에 '홍길동 드림'이라고 적고 연락처를 함께 남기도록 하자.
4. 첨부 파일을 여러 개 붙이는 경우 설명을 달아 주는 센스!
메일에 여러 개의 파일을 한 번에 첨부하는 경우에는 각각의 파일에 간단한 설명을 붙여주는 것은 작은 센스이지만 세심하고 꼼꼼한 이미지를 줄 수 있다. 수신인은 파일을 열어보기 전에 메일 내용으로 첨부된 파일 내용을 가늠할 수 있어 좋고, 발신인은 내가 이런 파일들을 보냈으니 모두 확인해 달라는 무언의 압박(?)을 보낼 수 있기 때문이다.
[메일 예시]
< 첨부파일 리스트 >
ABC_200501.pptx : ABC 2020년도 기획안 문서
ABC_schedule_200501.xlsx : ABC 프로젝트 운영 일정표
ABC_etc01_200501.xlsx : 참고문헌 리스트
ABC_design_200501.jpg : 메인 디자인 최종 시안
띠리링~ 오늘의 업무가 +1 추가 되었습니다내가 생각하는 메일 작성의 간단한 팁들을 공유했지만, 가장 좋은 방법은 각자의 회사에서 선배들이 주고받는 메일을 많이 보고 분석해보는 것이다. 회사마다 문화 차이가 있기 때문에 선호하는 방식이나 쓰이는 어투가 다를 수 있기 때문이다. 가끔 친절한(?) 사수를 만나면 본인이 작성한 메일의 초안 버전을 검토해 주기도 하는데, 그런 기회를 놓치지 말고 자신의 것으로 습득하는 것도 능력이다!
업무 메일 작성, 적응되면 결코 어렵지 않아요~
저는 이제 눈감고도 쓰는 경지에 이르렀거든요(눙물)