사장님, 주먹구구식 경영에 회사의 성장은 없습니다!

회사에 맞는 시스템을 구축하라(1)

회사의 체계, 즉 시스템을 구축하라 

 창업 후 회사가 어느 정도 성장하면 사장은 직원들이나 외부 사람들로부터 '회사가 체계가 없다.', '주먹구구식으로 운영한다.' '회사가 구멍가게 수준이다.'라는 이야기를 듣게 됩니다. 어떤 기준이나 원칙 없이 사장의 말 한마디에 회사의 정책이나 결정사항이 이리저리 바뀐다는 것이죠. 

 회사의 체계 없는 경영은 회사의 성장을 둔화 또는 후퇴시킬 수 있고 직원들의 근무의욕을 감소시켜 퇴사율이 높아질 수 있습니다. 이런 부분이 회사에 큰 리스크가 될 것이라는 것을 사장도 잘 알고 있으나 문제는 어디서부터 손을 대야 할지 모른다는 것입니다.

 회사가 창업 단계를 벗어나 또 다른 단계로 옮겨가기 위해서는 반드시 체계, 즉 시스템을 구축하거나 새로 정비해야만 합니다. 임직원들이 회사를 다니면서 지켜야 할 기본적인 사항에 대한 원칙과 규칙이 필요하고 업무 프로세스가 유기적으로 결합되어 자동적으로 돌아가는 구조를 만들어야 하는 것입니다. 즉, 직원들이 '해야 할 것'과 '하지 말아야 할 것'을 알려주고, 어떤 직원이 일을 해도 동일한 성과가 나올 수 있는 기본적인 틀을 만드는 것입니다. 

 이미 크게 성공한 회사들은 예외 없이 자신들만의 시스템을 가지고 있습니다. 대기업이나 중견기업들이 작은 규모의 중소기업에 비해 시스템이 잘 갖춰졌다고들 하는 것이죠. 반면에 회사의 규모에 상관없이 체계적인 시스템이 없는 회사들은 처한 상황에 따라 결정이 달라지고 임기응변식 업무처리를 합니다. 

중소규모 회사에서 체계(시스템) 구축이 더 필요한 이유

 특히 소규모 중소기업에서 이 같은 체계, 시스템이 필요한 이유는 무엇일까요?

 첫째, 시스템을 구축할 경우 업무를 표준화하고 매뉴얼화할 수 있어 특정 인물에게 의존할 필요가 없어진다는 점입니다. 작은 회사는 그 특성상 사장이나 일부 뛰어난 직원의 역량에 크게 의존할 수밖에 없죠. 회사는 단기적인 성과는 올릴 수 있으나 사장이 사고를 당하거나 질병에 걸릴 경우 또는 핵심 직원이 이직을 할 경우 회사 전체가 위험에 빠질 수밖에 없습니다. 

 둘째, 직원들이 어떤 상황에 대처했을 때 본인들이 스스로 판단할 수 있는 기준을 제시하고, 사장이 일마다 모두 지시하지 않아도 됩니다. 사업 초기에는 사장과 직원들의 열정으로 인해 누가 말을 하지 않아도 열심히 일합니다. 사장은 이 상태가 계속되어 언제까지나 직원들이 스스로 일해 줄 것이라고 기대하게 됩니다.

시간이 지날수록 그러한 기대는 물거품이 되고 업무에서도 반복적으로 발생하는 골칫거리들이 생기게 됩니다. 지각하는 직원, 출근해서 시간만 때우는 직원, 과도한 연봉과 복리후생을 요구하는 직원들이 생겨나게 되죠. 

 업무에서도 비효율적인 문제들이 반복적으로 발생합니다. 이럴 때마다 직원들은 사장의 입만 바라보게 되고 사장은 불 끄기를 시작하는 것이죠. 이와 같은 상황에서 벗어나기 위해 시스템이 일을 하는 구조를 만들어야 하는 것입니다.

 마지막으로는 회사가 일하는 구조와 역할을 명확히 할 수 있다는 것입니다. 회사는 조직도라는 것을 만들고 거기에 따라 명령 체계와 권한과 책임이 부여합니다. 대다수 중소규모 회사들은 대외적인 조직도는 존재할지 모르나 일당백을 해야 한다는 생각으로 팀 간, 개인 간에 역할이 명확하게 구분되어 있지 않습니다. 이 불명확한 점으로 인해 회사가 변화를 모색하려 할 때 내부적으로 많은 걸림돌로 작용됩니다.

 중요한 업무는 본인들이 하려 하고 성과가 눈에 보이지 않는 뒤치다꺼리 업무는 다른 팀에게 넘기려 합니다. 문제가 발생했을 경우 변명과 서로에 대한 책임전가에 급급하게 됩니다. 업무분장이 무엇인지도 모릅니다. 자신이 현재 하고 있는 업무가 곧 자신의 업무 전부인양 이야기하는 것이죠. 시스템을 구축하게 되면 이러한 점들을 배제하고 회사 전체 및 조직의 목적과 역할에 부합되도록 조직구조 체계를 구성할 수 있습니다.

 창업 후 성장이 필요하거나, 회사의 규모에 상관없이 성장이 정체되어 있는 회사들은 주먹구구식 경영에서 탈피하여 회사를 시스템화해야 합니다. 분명한 것은 회사의 성장과 미래를 위해서 시스템을 구축하거나 개선하는 것은 반드시 필요하다는 것입니다.

 다만 시스템을 구축하는 것, 비싼 시스템을 가지고 있는 것만으로 당연히 성과가 좋을 것이라고 생각하는 것은 금물입니다. 이것은 마치 비싼 프로그램을 도입하기만 하면 회사 매출이 급격히 늘 것이라고 생각하는 단순한 사고방식과 같습니다. 결국 본인의 회사에 맞는 시스템을 구축하겠다는 사장의 의지와 꾸준한 실행, 회사의 성장 단계에 따른 개선과 개혁이 더욱더 중요하다고 할 수 있을 것입니다.