중소규모 회사의 시스템(체계) 구축하는 방법

회사에 맞는 시스템을 구축하라(3)

회사의 실정에 맞는 맞춤형 시스템이 중요 

 필자는 20년 이상을 여러 벤처 및 중소기업을 다녔습니다. 이상하게도 가는 회사마다 시스템이 없거나 있더라도 형식적으로 운영되는 곳들이었습니다. 매번 시스템 구축, 즉 회사의 체계를 잡는 업무를 하였고 이에 대한 경험을 많이 할 수 있었습니다. 그래서 원칙적인 설명보다는 필자의 실무 경험을 바탕으로 설명하는 것이 시스템 구축이 필요한 회사에 도움이 되리라고 생각합니다.

 중소기업의 시스템을 만들 때 가장 중요하게 생각하는 것은 현재 그 회사 현실에 맞는 맞춤형 시스템을 구축하는 것입니다. 왜냐하면 아무리 좋은 시스템이라도 그 회사에 맞지 않으면 적용도 어렵고 적응은 더 힘듭니다. 시스템은 한 번 만들면 최소 몇 년은 지속되어야 하는데 처음부터 잘못 운용하게 되면 회사, 특히 중소기업에는 치명상이 될 수도 있습니다. 바람직한 회사의 시스템 구축, 개선을 위해 적용해야 할 5가지 단계는 다음과 같습니다.

첫째, 회사의 현 상황을 객관적으로 파악한다.

둘째, 회사 현실에 적합한 제도의 범위나 종류를 알아본다.

셋째, 평등보다는 공정하게 접근한다.

넷째, 규칙(규정, 제도)을 우선하고 장치는 추후 고려한다.

다섯째, 회사의 성장단계에 맞춰 시스템을 진화시킨다.

회사의 단계별 맞춤형 시스템 구축 

 우선, 회사의 현 상황을 객관적으로 파악하는 것입니다. 이것은 문제점을 파악하고 목표를 설정하기 위한 사전 조사라고 할 수 있습니다. 회사의 인원, 인력 구성 및 조직구조, 회사의 히스토리, 사장의 경영철학과 성향 , 주력 제품(서비스)의 성격, 경영계획 수립의 유무, 회사 양식(서식), 자료 및 데이터(특히 Raw 데이터)의 관리 상태 등을 전반적으로 확인합니다. 1~2달 정도면 파악이 가 능합니다. 여기에 더해 각 팀의 핵심인력과의 면담을 병행합니다. 중요한 점은 실태 파악에 그치는 것이 아니라 처방을 위한 진단을 해야 한다는 것입니다. 

 둘째, 회사 현실에 적합한 제도의 범위나 종류를 알아봅니다. 상태를 파악하고 진단을 하였으면 이제 처방을 해야 합니다. 이 부분이 가장 중요하다고 생각합니다. 회사의 현 상황과 실정에 맞는 시스템을 고려하는 것입니다. 일단 취업규칙, 사내 규정 중 도입이 시급한 규정들을 검토합니다. 

 취업규칙부터 손을 보게 되는데 이 취업규칙은 회사 실정에 맞추기가 어렵습니다. 취업규칙보다 근로기준법이 우선이기 때문입니다. 이 부분에서 사장과 마찰이 일어나기도 하죠. 근로기준법을 잘 모르는 사장 입장에서는 그 내용들이 회사의 현실과 맞지 않다고 생각하여 거부하기 때문입니다. 설득이 힘들기는 합니다. 근로기준법이 과거에 비해 많이 강화되어 중소기업들이 법을 모두 준수하면서 기업을 운영하는 것이 쉽지 않은 것이 현실입니다.

 취업규칙 정리 후 도입이 필요한 사내 규정을 검토합니다. 사내 규정은 법에 위배되지 않은 한 회사 실정에 맞게 현실적으로 만들 수가 있습니다. 일단 인사와 관계된 급여 규정, 인사평가 규정, 교육훈련 규정, 승진 규정 등을 회사의 인력 구성을 감안하여 만들게 됩니다. 그런 다음 회사 운영과 관련된 출장여비규정, 조직 및 업무분장 규정, 위임전결 규정 등을 순차적으로 만들어 갑니다. 이 규정들 중 조직 및 업무분장 규정이나 위임전결 규정은 팀 간 이해관계와 사장의 권한 축소 우려 등으로 인해 규정으로 완성되는 것이 쉽지 않습니다.

 셋째, 평등보다는 공정하게 접근하는 것입니다. 이 부분은 방법론이라기보다 원칙론이라고 볼 수 있습니다. 평등하다고 해서 공정한 것은 아닙니다. 기회는 평등하게 주고 성과에 따라서는 차등을 하는 것이 공정한 것입니다. 형평성에 맞아야 한다는 것이죠. 

 요즘 젊은이들은 공정하지 않은 것에 분노합니다. 누군가가 부모님 찬스 등 특혜를 받아 기회를 가지거나 다른 이들보다 우위에 서는 것에 대해 공정하지 못하다고 생각하는 것입니다. 이것은 회사에서도 마찬가지입니다. 능력보다 사내정치를 하는 사람이 승진을 하거나, 시스템이 있더라도 일부 권력을 가진 사람들이 남용하 거나 유명무실화시킨다면 거기에 실망하는 것입니다.

기울어진 운동장을 만들지 않는 것도 중요합니다. 시스템을 만들 때 회사 입장에만 치우쳐 만드는 것은 공정을 훼손하게 됩니다. 직원들이 공정하다고 판단하고 느낄 수 있도록 만들어야 하는 것이죠. 시스템을 만드는 사람은 회사에서 보수를 받고 일하는 컨설턴트이거나 회사의 명령을 받는 실무자일 것입니다. 어려운 입장이지만 회사와 직원들 사이에 균형 잡힌 시각을 가지고 가교 역할로 접근하는 것이 필요합니다.

 넷째, 규칙(규정, 제도)을 우선하고 장치는 추후 고려합니다. 보통 스타트업, 소기업들의 경우 규정이나 제도 마련이 시급합니다. 규모는 어느 정도 있으나 경영진의 감이나 경험에 의존하는 회사도 제도 개선이 절실하죠. 규정이나 제도로 어느 정도 시스템의 골격을 갖춘 후에 장치나 정보시스템 도입을 검토합니다. 회사에 맞는 기준이 올바로 서있지 않으면 아무리 좋은 장치를 도입하더라도 유명무실해집니다. 

 마지막으로 회사의 성장단계에 맞춰 시스템을 진화시켜야 합니다. 스타트업이나 소기업의 사업 초기에는 시스템이라는 것이 그렇게 필요하지 않을 수도 있습니다. 열정으로 인해 자율적으로 일하는 분위기가 강하니까요. 하지만 회사의 규모가 커지게 되면 반드시 시스템을 구축해야 합니다. 직원들을 통제하기 위해서가 아니라 회사 운영의 기본 규칙과 가이드라인이 있어야 하고 또 자동적으로 운영될 수 있는 구조를 만들기 위해서인 거죠.

 이렇게 구축한 시스템은 계속 유지하는 것이 아니라 회사 성장에 맞춰 지속적으로 개선해야 합니다. 회사가 성장하는 과정에서 소위 성장통이라는 것을 겪게 됩니다. 이 성장통의 시기에는 개선이 아닌 개혁이 필요할 수도 있습니다. 요즘같이 변화가 급속한 시기에도 생존과 성장을 위해 개혁이 필수조건이 될 수도 있죠. 코로나 이후 언택트 시대에는 온라인 소통, 영상회의, 재택근무 등이 일반화되어 가고 있습니다. 시대나 상황, 기술의 변화에 따라 회사 시스템의 개선, 개혁이 반드시 필요합니다.

 이외에도 실제 회사 시스템 구축 시 고려해야 할 사항들은 많습니다. 관련 서적들의 내용을 살펴보면 시스템 구축의 필요성과 원칙, 연구결과, 사례 등 이론적인 부분에 대해서만 언급합니다. 하지만 현업에서 실무적으로 어떻게 적용해야 하는지에 대한 내용은 부족합니다. 

 시스템이라는 것이 회사마다 사정이나 현실이 달라 개별적으로 접근할 필요가 있습니다. 지금까지 설명한 내용들은 현업에서의 오랜 실무 경험을 통한 필자 나름대로의 의견입니다. 현재 시스템 구축이나 개선이 절실한 사장들이나 실무자들은 ‘시스템 구축하기 위한 방법론으로 이와 같이 접근해야 하는구나' 하고 이해했으면 합니다.