프로젝트는 끝났는데, 남아야할 돈은 어디로 사라졌을까?
왜 성공한 프로젝트의 손익은 제멋대로일까?
성공적으로 마무리된 두 개의 프로젝트 성적표가 눈앞에 놓여있다.
A와 B, 둘 다 비슷한 규모와 성격의 연구였고, 고객도 만족했다. 하지만 재무팀이 결산한 손익 보고서는 충격적이다. A는 준수한 이익을 남겼지만, B는 손실을 기록했다.
"B팀이 시약을 너무 많이 쓴 거 아니야?"
"아니에요, 재무팀 결산이 이상한 겁니다. 그 숫자는 말이 안 돼요."
이것은 너무나 익숙한, 그러나 아무도 해결하지 못하는 ‘신뢰의 붕괴’ 현장이다. 연구팀은 재무팀의 결산을 불신하고, 재무팀은 연구팀의 불투명한 자재 사용을 탓한다. 양쪽 다 틀리지 않았다. 사실, 두 집단 모두 ‘엉망인 데이터’라는 안개 속에서 서로를 향해 총을 겨누고 있는 비극의 주인공일 뿐이다.
이 비극은 지독한 악순환의 고리를 따른다.
연구팀의 혼돈: 연구원은 A 프로젝트를 위해 구매한 항체를 급하면 B 프로젝트에도 쓴다. 각 팀의 냉동고는 여러 프로젝트의 재고가 뒤섞인 공유지의 비극 현장이다. 사용 기록은 없다.
재무팀의 추정: 재무팀은 어떤 시약이 어떤 프로젝트에 얼마나 쓰였는지 알 길이 없다. 그들이 가진 것은ERP 상의 납품목록과 거래명세서뿐이다. 결국 그들은 프로젝트 규모나 기간 같은 임의의 기준으로 비용을 ‘추정하여 배분’할 수밖에 없다.
결산의 불신: 이렇게 만들어진 손익 보고서는 당연히 현실과 동떨어져 있다. 보고서를 받아 든 연구팀은 생각한다. “어차피 결산도 엉터리인데, 우리가 굳이 사용량을 꼼꼼히 기록할 필요가 있나?”
혼돈의 심화: 불신은 연구팀의 기록 포기를 정당화하고, 이는 다시 재무팀의 결산을 더욱 엉망으로 만든다.
이것이 바로 ‘재고 유령’과 ‘유령 결산’이 서로를 키우는, 회사를 좀먹는 신뢰 붕괴의 악순환이다.
프로젝트별 손익의 혼돈은, 재고의 주인도, 숫자의 주인도 없는 것에서부터 시작된다.
전략: ‘하나의 진실’을 위한 최소한의 규칙
이 악순환의 고리를 끊는 유일한 방법은, 연구팀과 재무팀이 동시에 바라볼 수 있는 단 하나의 진실된 데이터 소스를 만드는 것이다. 그것은 어느 한쪽의 일방적인 희생이 아닌, 양쪽 모두의 생존을 위한 최소한의 규칙이어야 한다.
1단계: ‘중앙 가상 창고’로 모든 재고에 가격표를 붙여라 모든 시약은 더 이상 특정 프로젝트의 자산이 아닌 '회사'의 공용 자산으로 구매 및 관리된다. 공유 드라이브의 ‘시약 마스터.xlsx’ 파일에 모든 시약의 ‘단가(Unit Cost)’를 계산하여 명시한다. 이것이 회사가 공인한 유일한 ‘가격표’다.
2단계: 연구원은 ‘사용 기록’으로 자신의 성과를 증명한다 연구원은 시약을 사용하기 전, 공유 드라이브의 ‘프로젝트별 원가 장부.xlsx’에 [날짜], [사용한 시약 ID], [사용한 양]을 기록한다. 이것은 귀찮은 추가 업무가 아니다. 재무팀의 ‘추정 결산’으로부터 자신의 프로젝트 성과를 지키고, 효율성을 증명하는 유일한 방어 수단이다.
악순환의 고리를 끊는 선순환의 시작
이 간단한 시스템은 두 개의 다른 나침반을 가진 채 표류하던 배의 방향을 바로잡는다.
1. 연구원은 방패를 얻는다: 프로젝트 결산 미팅에서, 연구원은 더 이상 재무팀의 공격에 속수무책으로 당하지 않는다. 그는 ‘원가 장부’를 근거로 말할 수 있다. “우리 프로젝트가 사용한 원가는 정확히 OOO원입니다. 보고서의 숫자는 사실과 다릅니다.” 데이터는 가장 강력한 방패다.
2. 재무팀은 나침반을 얻는다: 재무팀은 더 이상 어둠 속에서 추측할 필요가 없다. ‘원가 장부’는 그들이 그토록 원했던, 신뢰할 수 있는 유일한 원가 배분 근거가 된다. 그들은 마침내 현실을 반영하는 손익 보고서를 만들 수 있게 된다.
3. 신뢰가 회복된다: 연구팀이 정확한 데이터를 제공하고, 재무팀이 그 데이터를 기반으로 신뢰할 수 있는 보고서를 만들기 시작하면, 악순환의 고리는 끊어진다. 연구팀은 자신의 기록이 제대로 반영된다는 것을 믿고 더 정확하게 기록하게 되며, 이는 다시 결산의 정확도를 높이는 선순환을 만들어낸다.
진짜 문제는 돈이 아니라, 신뢰다
프로젝트의 손익이 맞지 않는 진짜 이유는 돈이 어디론가 사라져서가 아니다. 데이터에 대한 신뢰가 사라졌기 때문이다.
우리의 목표는 복잡한 시스템을 만드는 것이 아니다. 연구팀과 재무팀, 이 서로 다른 언어를 쓰는 두 집단이 함께 믿고 바라볼 수 있는 최소한의 데이터 판을 짜는 것이다. 공유 드라이브에 엑셀 파일 두 개를 만드는 것. 이 작은 시작이 불신과 혼돈의 악순환을 끊고, 당신의 연구소를 데이터라는 단단한 기반 위에 다시 세우는 첫걸음이 될 것이다.
