F1 피트 스톱과 CDO 프로젝트 조달
브래드피트 vs F1피트
수년간의 연구, 수천억 원의 투자가 단 하나의 임상 프로젝트에 응축된다.
신약 개발의 여정은 종종 이렇게 아슬아슬한 외줄타기와 같다. 모두가 혁신적인 기술과 데이터에 집중할 때, 프로젝트의 성패를 가르는 의외의 복병이 등장하곤 한다. 바로 단 하나의 핵심 원료, 단 한 개의 장비를 제때 ‘제대로’ 조달하지 못하는 것이다.
이는 300km/h로 질주하는 F1 레이스에서 2초 남짓한 피트 스톱(Pit Stop)과 같다. 타이어 교체, 부품 조정이 완벽한 합을 이뤄야 레이스를 이어갈 수 있다. 사소한 실수 하나가 우승을 놓치게 만드는 것처럼, CDO(위탁 개발) 프로젝트의 조달 관리는 단순한 구매 행위를 넘어 프로젝트의 성패를 결정짓는 정교한 작전 수행 과정이다.
1. 고객 견적서, 모든 것의 시작
모든 CDO 프로젝트는 고객에게 제출하는 한 장의 견적서에서 시작한다. 이 견적서는 단순한 가격표가 아니다. "우리가 이 프로젝트를 당신의 요구사항에 맞춰, 이 예산 안에서, 이 기간 내에 성공시키겠다"는 고객과의 약속이자 계약이다. 이 약속의 무게를 알기에, 견적서를 작성하는 단계부터 보이지 않는 치열한 노력이 선행되어야 한다.
신뢰할 수 있는 고객 견적서를 만들기 위해, 구매팀은 먼저 내부적으로 공급 시장에 대한 정보전을 벌여야 한다. 필요한 원부자재의 리드타임은 얼마나 걸리는지, 안정적으로 공급할 수 있는 업체는 어디인지, GMP와 같은 규제 요건을 만족하는지 등을 공급사 견적 요청(RFQ)을 통해 샅샅이 확인한다.
이 철저한 사전 정보 수집 과정이 있어야만, 고객에게 현실성 있고 책임감 있는 견적을 제시할 수 있다.
2. 약속에서 작전으로: PPMP의 역할
고객이 견적서를 승인하고 계약이 체결되는 순간, 구매팀의 역할은 약속을 현실로 만드는 작전 계획을 수립하는 것으로 전환된다. 이것이 바로 프로젝트 조달 관리 계획(PPMP, Project Procurement Management Plan)이다.
PPMP는 고객 견적서라는 ‘최종 목표’를 달성하기 위한 구체적인 내부 실행 지도다.
고객 견적서에 명시된 ‘원부자재 비용: 5천만 원’이라는 항목은 PPMP에서 수십 개의 구체적인 행동 지침으로 나뉜다.
예를 들면 다음과 같다.
조달 품목 A (항체 시약): 고객 견적서의 원부자재 비용에 포함. 리드타임 8주 예상. 프로젝트 착수 즉시 발주 필요. 공급사로부터 GMP 등급 및 CoA(분석증명서) 수령을 품질 보증 조건으로 명시.
조달 품목 B (세포 배양 배지): 고객 견적서의 원부자재 비용에 포함. 리드타임 4주. 프로젝트 2주차까지 발주 완료. 운송 시 콜드체인 유지가 필수 조건.
이처럼 PPMP는 고객과의 약속을 이행하기 위해, 우리 팀이 ‘무엇을, 언제, 누구로부터, 어떤 조건으로, 어떤 위험을 안고’ 조달해야 하는지를 명시한 구체적인 작전 계획서인 셈이다.
3. 실행과 위험 관리: 2초의 승부
계획이 아무리 완벽해도 실행이 뒷받침되지 않으면 무용지물이다. CDO 프로젝트 조달의 실행 단계는 매 순간이 F1 피트 스톱처럼 긴박하다.
하나의 부품이라도 늦거나 잘못되면 레이스를 망치는 것처럼, 단 하나의 시약이라도 납기가 지연되거나 품질 증명서가 누락되면 전체 임상 일정이 중단될 수 있다. PPMP에 명시된 품질 요건은 단순한 서류 작업이 아니며, 납기 일정은 단순한 희망 사항이 아니다. 이는 프로젝트의 성공과 직결된 핵심 성공 기준이다.
고객의 요구사항이 바뀌는 돌발 상황 역시 피할 수 없다. 이때 필요한 것이 바로 변경 요청(Change Order) 관리다. F1 드라이버가 갑자기 다른 종류의 타이어를 요구할 때, 피트 크루가 즉흥적으로 대응하지 않고 정해진 프로토콜에 따라 움직이는 것처럼, 모든 변경은 공식적인 절차를 통해 예산과 일정에 미치는 영향을 투명하게 관리해야 한다.
시작부터 끝까지 거미줄처럼 연관된 구매팀
초기 견적 단계부터 잠재된 리스크를 식별하고, 프로젝트의 전체 일정을 꿰뚫고 있으며, 품질과 규제라는 보이지 않는 장벽을 관리하는 핵심 프로젝트 관리자 중 하나다.
F1 레이스의 승리가 드라이버 혼자만의 것이 아니듯, 성공적인 신약 개발 프로젝트는 연구진의 역량만으로 완성되지 않는다. 보이지 않는 곳에서 완벽한 조달이라는 피트 스톱을 성공시키는 전문가들이 있을 때, 비로소 프로젝트는 결승선을 향해 멈춤 없이 질주할 수 있다.
