진정한 일잘러가 되는 법 #2 이메일 잘 쓰는 법
직장에서는 이메일로 업무 내용을 주고 받는 경우가 많아요.
하지만 신입 사원의 경우에는
이메일을 써 본적이 많지 않기 때문에
그 시작부터 난감할 수 있어요.
일잘러가 되기 위한 두 번째 준비,
신입 사원분들, 직장인 현직자 분들 다들 주목하세요!
오늘은 비즈니스 이메일 잘 쓰는 꿀팁에 대해 함께 알아봐요.
진정한 일잘러가 되는 법 #1
비즈니스 이메일 잘 쓰는 꿀팁
1. 이메일 작성 전
① 메일 주소는 쉽고 명확하게
2009년, 대설 주의보를 보도하기 위해
쏟아지는 눈을 맞으며 보도를 진행했던 박대기 기자를 기억하시나요?
박기자는 이런 투철한 직업 정신 뿐만 아니라
자신의 이름에서 따온 이메일이 당시 상황과 절묘한 시너지를 발휘해
'웨이팅 팍'이라는 별명도 생겼었는데요.
이처럼 자신의 특징을 담은 이메일은
기억하기 쉬워 업무에도 많은 도움이 된답니다.
메일 주소가 너무 길거나 영어와 숫자가 너무 많이 섞여있을 경우,
상대방이 잘 알아듣지 못해
메일을 주고받을 때 어려움이 생길 수 있어요.
이메일 주소는 최대한 간결하고 짧게,
그리고 자신과의 접점을 찾아
쉽게 유추하거나 기억할 수 있도록 만드는 것이 좋아요.
'cjftn(철수)'처럼 이름을 한글 자판대로 친 영어의 경우
상대가 알아듣기 어렵기 때문에 사용하지 않는 편이 좋습니다.
② 이메일 작성 목표 확인
하고 싶은 말을 효과적으로 전달하기 위해서는 이메일 작성 목표를 분명하게 인지하고 있어야 해요.
이를 위해 아래 내용들을 체크하는 것이 좋아요.
이러한 항목들을 먼저 정리하고 메일을 작성한다면
명확한 의도를 가진 이메일을 작성할 수 있어요.
2. 이메일 제목을 작성할 때
① 제목은 짧고 정확한 문구로
직장인은 하루에 많게는 수십통의 메일을 주고받기 때문에
업무를 빠르게 처리하기 위해서는
메일을 쓰는 목적을 수신자에게 명확하게 전달하는 것이 좋아요.
이를 위해 이메일을 클릭하기 전 내용을 파악할 수 있도록
본문을 요약하는 제목을 작성해야 해요.
'김 부장님 요청 사항입니다.' 라는 제목보다는
'[회의요청] ○○ 서비스를 위한 긴급 회의 요청'과 같은 제목이
내용을 예상하기 쉽죠?
② 말머리 활용하기
말머리를 활용하면 업무의 효율성을 더욱더 높일 수 있어요.
구체적인 예를 들어, 기획안에 대한 검토 의견을 요청한다면
메일의 제목에 '[검토요청] XXX 검토 요청 드립니다.'와 같은 식으로
제목 앞에 [중요], [문의], [보고], [긴급], [○○요청] 등 말머리를 넣으면
수신자가 메일의 내용을 빨리 파악할 수 있겠죠?
또 회사에 여러 조직이 있다면
[프로젝트명], [팀명] 의 말머리를 사용함으로써
메일이 쭉 나열되어 있을 때 카테고리의 역할로도 활용할 수 있어요.
또한 다른 회사에 메일을 보낼 때에는
'[회사명] ○○○ 프로젝트 기획안 전달드립니다.'와 같은 식으로
메일 제목에 회사명을 포함하는 것이 좋아요.
③ 본문을 먼저, 제목은 나중에
신입사원이라면 업무에 대한 이해도가 부족하기 때문에
제목을 먼저 작성하려 하면 어려울 수도 있어요.
이런 경우에는 본문을 먼저 작성하며 업무 내용을 파악하고,
이후에 본문의 핵심 내용을 요약해
제목을 작성하는 것을 추천해요.
④ 받은 메일을 회신할 때는 어떤 회신인지
제목에 내용 일부 포함하기
받은 메일에 회신을 하면 메일의 제목 앞에 Re:가 붙게 되는데요.
이렇게 회신이 여러 번 오가다 보면
제목을 알아볼 수 없는 경우가 생기기도 해요.
그렇기 때문에 회신할 때 제목을 수정해준다면
메일을 받게 될 상대 역시
빠르게 메일의 내용을 파악할 수 있을 거예요.
3. 이메일 본문 작성 팁
① 인사말은 간략하게
업무용 메일은 그 목적이 명확합니다.
일을 처리하기 위해 주고 받는 문서이기 때문에,
'날씨가 좋네요', '건강은 어떠신가요?'와 같은 인사말은
최대한 줄이는 것이 좋아요.
인사말이 길어지게 되면
오히려 중요하게 읽어야 할
본문에 대한 집중도가 떨어질 수 있어요.
또한 첫인사를 할 때는
상대가 내가 누구인지 알 수 있도록
본인의 소속과 이름을 꼭 밝혀야 해요.
인사말을 쓰고 싶다면 메일의 시작보다는 끝에,
'주말 잘 보내세요', '즐거운 한 주 되세요', '감기 조심하세요'처럼
가벼운 인사를 남기는 것이 좋아요.
② 정중한 문체로 필요한 내용만 간결하게
본문을 작성할 때에는
예의를 갖춰서, 명확하게 목적을 전달하는 것이 중요해요.
정중한 문체로 작성하되,
주요 내용을 중심으로 간결히 써내려 갈수록 좋아요.
중요한 내용이나 키워드는 진하게 표시하거나, 글자 색을 달리하여
강조하는 것도 하나의 팁이죠.
또한 나열식 문장의 경우 한 줄로 길게 처리하기 보다는
하나하나 번호를 매겨 행갈이를 해준다면
더 깔끔하고 정돈된 느낌을 줄 수 있어요.
수신자가 핵심 내용을 빠르게 캐치할 수 있도록
문단 구분, 숫자, 기호 등을 적절히 사용하세요.
그리고 약어나 속어는 사용하지 않는 편이 좋고,
한 단락은 3줄~5줄 정도로 작성하는 것이 좋아요.
③ 두괄식으로 핵심 내용 우선
업무 이메일 역시 커뮤니케이션과 다르지 않아요.
핵심과 목적을 우선적으로 드러내기 위해
두괄식으로 본문을 작성하는 것이 좋아요.
업무 이메일은 그 특성상
굉장히 많은 사람들과 주고 받는 문서이기 때문에
구구절절한 꾸밈글 보다는
메시지의 핵심을 정확하게 전달하는 것이 중요해요.
앞서 커뮤니케이션 편에서도 언급했듯이
미괄식 구성은 수신자의 집중력을 떨어뜨릴 수 있어요.
본문의 첫번째, 두번째 문단만 읽고도 핵심 내용을 파악할 수 있도록
주요 내용을 간결하게 작성해 보세요.
④ 첨부 파일의 파일명 확인하기
첨부 파일을 함께 보낼 때는
파일의 제목만 보고 어떤 내용인지 알 수 있도록
파일명을 변경해서 보내는 것이 좋아요.
'XX프로젝트 보고서 진행현황_20210202'와 같이
'파일명_작성날짜'로 간단하게 수정한다면
파일을 받는 상대도 나중에 파일을 다시 찾아보기 쉽겠죠?
또한 파일을 첨부했더라도
본문에 첨부 파일의 내용을 간략하게 요약하면 좋아요.
본문에 첨부 파일을 확인해달라는 메시지도 반드시 명시하세요!
추가로 변조 가능한 파일은 외부 유출을 막기 위해
워터 마크를 삽입하거나,
변조가 불가능한 파일 형식으로 바꿔 전송해야 해요.
⑤ 피드백이 필요한 경우 요청 사항을 분명히 밝히기
단순히 공지나 보고용 외에도
회의 참석 여부, 문서에 대한 피드백을 받고자
업무 메일을 작성하는 경우도 있는데요.
이 때에는 회신 기한과 요청 사항을 명확하게 작성하는 것이 좋아요.
'금일 오후 5시까지 견적을 부탁드립니다.'와 같이
회신 기한 일을 정해준다면,
수신자도 이를 다시 한번 확인할 수 있겠죠?
다만, 일정을 기입할 때는
'내일까지 부탁드립니다', '다음주 수요일까지 전달 바랍니다'와 같이
해당 날짜를 명확히 알 수 없는 말 보다는
X월 X일(요일)과 같은 절대값으로 기입하는 것이 좋아요.
⑥ 끝인사 작성하기
메일의 하단 부분에는 감사 인사를 넣어
메일의 끝맺음을 알려야 해요.
보통 가벼운 인사와 함께
발신자 자신의 이름을 넣어 'OOO 드림'이라고 작성해요.
끝인사는 기본적인 예의이니
'감사합니다', '고맙습니다'와 같은 멘트를 사용해 보세요.
또한 '수고하세요'에서 수고하다라는
말은 일을 하느라 힘과 애를 쓴다 라는 뜻으로
듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있으니
되도록이면 사용하지 않는게 좋아요.
⑦ 메일 하단에 서명(명함) 넣기
서명은 메일 하단에 항상 붙어 나가는 일종의 '명함'으로
메일의 출처, 발신자의 소속, 이름, 연락처, 이메일을
확인할 수 있는 역할을 해요.
업무 중 구두와 유선상으로 처리해야할 일이 생길 수 있고,
상대방이 문의나 요청을 할 수도 있기 때문에
즉시 연락이 가능하도록 서명이나 연락처를 남겨두는 것이 좋아요.
이메일은 설정에서 서명을 미리 넣을 수 있기 때문에
회사 로고, 회사명, 부서명, 직함, 이름, 번호, 팩스번호, 이메일 등을 포함해
메일 하단에 꼭 서명을 설정하는 것을 추천드려요.
텍스트로 표현하기가 어렵다면
명함을 스캔해서 서명에 첨부해도 좋아요.
⑧ 참조 및 숨은 참조 지정하기
이메일은 수신(받는 사람), 참조, 숨은 참조 등 세 가지 형태로 상대방에게 전달할 수 있어요.
#수신
수신의 경우 해당 매일을 반드시 읽고 어떤 행동을 취해야 하는 사람을 수신에 넣어야 해요.
수신인이 서너명 이상 되는 메일은 효율적이지 않은 메일이에요.
간혹 비슷한 내용이라는 이유로
두 사람 이상의 수신자를 하나의 메일로 전송하는 경우가 있는데,
같은 조직 내에서라도 상급자에게 보내는 경우라면
별도의 메일로 따로 보내는 것이 좋아요.
#참조
또한 참조는 직접적인 담당자는 아니지만,
해당 업무에 대해 보고 받아야 하는 상급자나 의견을 줄 수 있는 사람,
혹은 연관된 업무를 맡고 있는 팀원을 참조에 넣습니다.
쉽게 말하자면,
참조에 포함된 사람은 이 메일의 내용을 알아 둬야 하지만,
답장을 주고 받을 필요는 없는 사람을 뜻해요.
내가 자리를 비우거나 상대방이 부재 시 대신 회신해 줄 수 있는 사람들이죠.
참조에는 보통 각 부서의 팀원들과 상사들을 넣고,
참조에 넣어야 하는 사람이 여러 명이라면 직급 순으로 넣어요.
#숨은참조
마지막으로 숨은 참조는 수신자에게는 보이지 않는 부분이에요.
프로젝트의 최고 담당자에게 보고할 때,
불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 주로 이용해요.
수신자 명단을 공개할 수 없는 상황에서 단체 메일을 보낼 때는
수신을 비워놓고 숨은 참조에 받는 이들의 메일 주소를 적기도 합니다.
거래처 등 외부로 발송하는 메일을 내부 상사에게 보고하기 위해
숨은 참조를 사용하기도 해요.
또한 자신의 다른 이메일 계정을 숨은 참조에 포함시켜
백업 용도로도 활용할 수 있어요.
⑨ 그 밖의 메일 용어
FW (Foward) : 받은 메일 그대로 전달
FYI (For Your Information) : 참고하세요
F/U (Follow Up) : 후속조치 (지속 확인 & 관리)
CC (Carbon Copy) : 참조
N/A (Not Application) : 해당사항 없음
R.S.V.P : 회신 부탁드립니다.
실무에서 자주 쓰는 용어이니 알아두시면 좋아요!
오늘은 A부터 Z까지
이메일 잘 쓰는 법에 대해
상세하게 소개했는데요.
다들 도움이 되셨다면
공감과 댓글 부탁드립니다! :)
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*언더패스는 21년 9월 13일자 이후로 "레디미 온보딩"으로 리뉴얼 되었습니다.
참고 문헌
'실무에 바로 쓰는 이메일 작성법', 사람인, 2020년 6월 24일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.saramin.co.kr/zf_user/white-paper/office-view?paper_seq=94
비즈니스 메일 업무 이메일 작성 팁, A leisurely and happy life, 2017년 2월 7일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://acehlife.tistory.com/3
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비즈니스 메일 잘쓰는 꿀팁 (feat.일잘알 직장인), JobEasy, 2021년 5월 4일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://jobeasy.kr/easy/detail/45
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강일용, 직장생활 10년차 기자가 알려주는 '비즈니스 이메일' 잘 쓰는 법, 2018.11.01, https://it.donga.com/27284/
100점짜리 이메일은 포기하고 세 가지만 기억하자, 슬기로운 직장생활, 2020년 8월 20일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://brunch.co.kr/@jcmarkpark/85
회사에서 절대 알려주지 않는 이메일 잘 쓰는 법 총정리, 오빠두엑셀, 2021년 11월 30일 접속, https://www.oppadu.com/%EC%9D%B4%EB%A9%94%EC%9D%BC-%EC%9E%98-%EC%93%B0%EB%8A%94-%EB%B2%95/
직장인을 위한 업무 메일 작성 요령, 개발하는 기획자, 2020년 8월 13일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://techman-tooltip.tistory.com/199
기획자의 글쓰기 1편. 이메일 작성법, 미생의 회사생활 성장기, 2019년 11월 17일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://brunch.co.kr/@clairep/94
비즈니스 이메일 작성 101(2) - 메일 본문 작성법, 직장생활표류기, 2021년 5월 1일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://yourbuoy.kr/how-to-write-effective-emails/
황찬익, "장안의 화제였던 KBS 박대기 기자... 11년 만에 그 후임자가 나타났습니다", 2021.01.07, https://www.wikitree.co.kr/articles/608320
[청정 블로그] 이번 생에 회사 생활은 처음이라, 신입사원 청년들을 위한 업무 메일 작성법, 온라인 청년센터, 2021년 7월 16일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.youthcenter.go.kr/jynTips/jynTipsDetail.do?tipsId=202107160004
신입사원꿀팁 : 업무용 이메일 작성 방법 / 이메일 작성 예절, 주식회사 케미스카이 네이버 포스트, 2019년 2월 26일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://post.naver.com/viewer/postView.naver?volumeNo=17999101&memberNo=856950
센스있는 비즈니스 이메일 활용법, I am your Energy, 2015년 6월 24일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://gscaltexmediahub.com/story/how-to-write-a-classy-business-email/
[비즈니스 글쓰기 1부] 회사생활의 시작과 끝, 이메일 작성 비법, samyang, 2017년 2월 22일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.saysamyang.com/65
사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법, Young HYUNDAI, 2020년 4월 2일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://young.hyundai.com/magazine/trend/detail.do?seq=18036
비즈니스 이메일 쓰기 5원칙, 슈퍼 업무력 ARTS, 2016년 2월 13일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://brunch.co.kr/@plusclov/67
직장인 이메일 예의와 잘 쓰는 법, 슬기로운 직장생활, 2020년 5월 20일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://cjhong.tistory.com/32
업무의 기본, 상대에게 실수하지 않는 이메일 쓰는법, MY FRIEND HYOSUNG, 2016년 1월 6일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://blog.hyosung.com/2659
