진정한 일잘러가 되는 법 #1 커뮤니케이션 꿀팁
신입사원을 위한 직장 커뮤니케이션 팁
실제로 많은 직장인들이 회사에서 가장 어려운 일을
'상사와의 커뮤니케이션'이라 말하기도 할만큼
직장 생활에서 커뮤니케이션은 정말 중요한 부분입니다.
특히 사회 생활을 처음 하기 시작한
신입사원들에게는 더 어려운 부분이지요.
오늘은 업무를 '잘' 하기 위해서
커뮤니케이션을 잘 하는 방법에 대해 소개할게요.
진정한 일잘러가 되는 법 #1
직장에서의 실무 커뮤니케이션 꿀팁
비즈니스 커뮤니케이션이란?
비즈니스 커뮤니케이션이란
달성하고자 하는 목표 및 구체적 실행 사항의 정보를 수시로 주고 받아
효율적으로 업무를 수행하는 일을 뜻합니다.
커뮤니케이션에 오류가 생기면
회사 내 대인 관계에 문제가 생길 뿐만 아니라
신뢰감이 훼손될 수 있고,
목표한 것을 달성하지 못할수도 있어요.
직장에서는 협업을 기반으로 프로젝트가 이뤄지며,
원활한 의사소통이 일의 성패를 좌우하기에
상대의 요구사항을 명확히 이해하고
나의 생각을 상대가 이해할 수 있도록 '잘' 전달하는 것이 중요해요.
커뮤니케이션 꿀팁 BEST 8
1. 메시지에 맞는 전달 매체 선택하기
나의 의견을 효과적으로 전달하기 위해서는
그 의도에 가장 적합한 전달 매체를 선택하는 것이 중요해요.
매체에 따라 전달력이 달라지기 때문이죠.
1-1. 자세한 내용을 요청할 때 : 문자나 이메일
문자와 이메일은 단순 명쾌한 문제를 해결하는 데 효과적이에요.
글로 주고받는 의사소통은 정확한 뉘앙스를 파악하기 어려워
작은 일을 심각한 일로 오해할 가능성이 있기 때문에
어조에 크게 좌우되지 않는 상황에서 활용하기 좋아요.
클라이언트 피드백에 대한 답변이나 추가적으로 질문해야 할 사항을 전달할 때 용이하죠.
1-2 개념이나 전략에 대해 질문할 때 : 전화 통화
프로젝트에 중요한 역할을 끼치는 일은 전화로 대화하는 것이 좋아요.
이메일을 이용하면 길게 주고 받을 일들도
전화로 이야기하면 빠르게 끝날 때가 많아요.
프로젝트 콘셉이나 전략을 정할 때 활용하면 좋답니다.
또한 구두로만 협의된 사항은 법적 보호를 받기 어렵기 때문에
전화 통화를 통해 논의과 완료된 상황은 반드시 서면으로 기록해야 해요.
중요 대화는 녹음하고, 전화 이후에는 대화 내용을 요약해
이메일로 보내 놓는다면 앞으로 업무를 진행하기가 수월하겠죠?
1-3. 작업 범위 문제, 일정 지연, 프로젝트 중단 : 직접 대면 및 화상 채팅
계약 기간이나 대금을 조정해야 하거나 일정이 지연될 우려가 있는 중요한 사항이라면
직접 마주 보고 대화하는 것이 좋아요.
단순히 말로만, 글로만 대화하는 것보다
표정, 몸짓과 같은 비언어적 요소를 함께 사용할 때
더욱 효과적으로 대화할 수 있기 때문이에요.
2. 결론부터 얘기하고 이유와 과정을 말하기
신입 사원들은 업무를 보고할 때
구체적으로 설명해야 한다는 강박관념 때문에
본론보다 서두를 길게 말하는 경우가 많아요.
하지만 이러한 미괄식 구성은
상대의 집중력을 떨어뜨리며
발화자도 말하는 의도를 잊어버리기도 해요.
그렇기 때문에 결론과 핵심을 먼저 얘기하고
이유나 과정은 뒤에 덧붙이는 것이 좋아요.
또한 자신의 코멘트와 같은 주관적 사항들은
맨 마지막에 덧붙이는 것이 좋습니다.
업무 메일을 작성할 때도 두괄식으로 구성해야 하며
수신자가 제목과 첫 문장에서 핵심 용건을 파악할 수 있어야 해요.
두괄식 메시지 작성이 어렵다면,
메일 제목에 용건을 쓰고, 본문에서 인사말 직후 메일 제목을 한 번 더 쓰는 방식도 좋아요.
3. 수시로 업무 진행 사항 보고하기
실무에서는 마감 기한을 지키는 것은 물론,
현재 진행 상황을 중간중간 보고하며 공유하는 것이 중요해요.
특히 신입사원처럼 상사와의 신뢰 관계가 구축되지 않은 상황에서는
나의 업무 진행 정도에 대해 보고하고
불명확한 일에 대해서는 바로 질문하는 것이 좋아요.
좋은 질문과 함께 나의 업무를 요약해 중간 보고를 한다면
센스 있는 신입사원이 될 수 있죠.
실무 업무는 혼자서 완벽하게 해야 하는 일이 아니기에
중간 보고를 통해 상급자가 진행 상황을 파악하며
내가 생각하는 업무와 상대가 생각하는 업무가 일치하는지 확인해야 해요
또한 중간 보고를 통해 피드백을 받으면
업무의 방향을 바로잡을 수 있어 좋아요.
4. 메시지, 메일은 되도록 빠르게 회신하기
직장에서 진행하는 대부분의 프로젝트는
혼자 A부터 Z까지 모든 것을 다 하는 경우가 드물어요.
대부분의 업무가 협업으로 이루어지기 때문에
빠른 의사 결정과 업무 진행을 위해
메시지나 메일은 확인하는 즉시 답하는 것이 중요해요.
나의 답변이 늦어져 중요한 결정이 밀릴 수도 있다는 것을 명심하세요.
급한 업무가 있어 집중하는 시간이 필요하다면
상태 메시지에 이를 표시하되,
특별한 경우가 아니라면 빠르게 회신해주세요!
5. 구체적으로 질문하기
직장 내 업무는 시간이 금인 경우가 많아요.
따라서 일처리의 지연을 줄이기 위해
구체적으로 질문하는 것이 좋답니다.
커뮤니케이션은 내가 이해하는 것과
상대가 이해하는 것이 일치하는 게 중요한데요.
내가 원하는 것을 구체적으로 요구해야
정확한 답을 얻을 수 있어요.
그렇기에 질문을 할 때는 반드시
내가 현재 무엇을 하고 있는지
분명하게 전달하고,
구체적으로 질문해야 해요
또한 상대의 이해를 돕기 위해
질문과 함께
최소한의 맥락을 파악할 수 있는
2~4가지의 추가 정보를 전달하는 것이 좋아요.
6. 시각화, 수치화하여 의견 전달하기
줄글이나 말로는
나의 아이디어를 온전히 전달할 수 없을 때가 있어요.
이 때는 도표나 이미지를 통해
상대의 이해를 돕는 것이 좋아요.
그래픽 툴을 잘 다루지 못한다고 해도
캡처 툴이나 PPT로 간단하게 표현하면
에둘러 설명하는 시간을 줄여
업무를 빠르게 진행할 수 있어요.
또한 어떤 일을 설명할 때
단순히 말로 근거를 설명하는 것 보다도
구체적인 수치를 통해 실현 가능성을 이야기한다면
내 주장의 신뢰도와 설득력을 높일 수 있죠.
7. 말의 전달력 높이기
말이 너무 빠르거나
말끝을 흐린다면
상대가 나의 말을 이해하기 어렵겠죠?
메시지를 효과적으로 전달하기 위해선
자연스럽고 깔끔한 어투가 필요해요.
또한 듣는이에게 겸손하면서도 당당하고, 따뜻할 때
상대를 설득하기에 유리하죠.
더불어 말을 효과적으로 전달하기 위해서는
말의 속도, 발음, 끊어 읽기가 중요한데요.
1분에 340~360의 음절이
상대방이 가장 알아 듣기 쉬운 속도라고 해요.
중요한 발표 전에는
목소리가 귀에 잘 도착하는지,
목소리가 당당하면서도 겸손한지
스스로 점검해 보세요!
8. 쿠션어를 사용하며 공손한 태도 갖추기
직장에서의 커뮤니케이션 역시
직장 상사, 동료들과의 소통이기에
늘 상대를 존중하는 태도가 필수적이에요.
내 의사를 자유롭게 표현하면서도
정중하고 공손한 태도를 갖춰야 한답니다.
바쁜 상대에게 무언가 요청해야 할때는
'바쁘신데 죄송하지만~', '양해 부탁드립니다.'와 같은
쿠션어를 적절하게 사용하는 것이 좋아요.
또한 상대와 대화를 할 때
자리에 앉자마자
자신의 용건부터 이야기하는 것은 절대 금물!
간단하게 안부를 전하며 상황을 설명하는 것으로 대화를 시작하고,
적절하게 맞장구를 하고 중간중간 고개를 끄덕이며
상대의 말에 집중하고 있다는 것을 보여줘야 해요.
또 무언가 부탁을 할 때는
미안하다는 말을 꼭 전하며
최대한 정중하게 나의 상황을 설명하고,
감사 표시를 전하는 것도 잊지 않도록 해요.
오늘은 직장 내 커뮤니케이션, 소통 꿀팁에 대해 소개했는데요.
우리 모두 이를 토대로 '일잘러'가 되어 보아요!
도움이 되셨다면 많은 댓글, 공감 부탁드립니다 :)
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참고 문헌
"실무자에게 유용한 커뮤니케이션 팁 10가지 -1-", 커리어 여정 만들어가기, 2021년 4월 19일 수정, 2021년 11월 29일 접속, https://brunch.co.kr/@michellelalala/266
"실무자에게 유용한 커뮤니케이션 팁 10가지 -2-", 커리어 여정 만들어가기, 2021년 5월 3일 수정, 2021년 11월 29일 접속, https://brunch.co.kr/@michellelalala/294
고경봉, 「[새내기 직장인의 커뮤니케이션 잘하는 법 ] 결론부터 말하고 과정은 나중에」, 2009.10.26, https://www.hankyung.com/society/article/2009102389081
김헌상, 「회사가 원하는 '원만한 커뮤니케이션' 능력이란?」, 2018.09.15, https://www.gamemeca.com/view.php?gid=1492543
Sharon Florentine, 「"이모티콘, 야머 OK, 하지만 지켜야 할 선은 있다" 직장 커뮤니케이션 팁」, 2015.07.23, https://www.ciokorea.com/slideshow/26021
김예나, 「방송인 김예진에게 듣는 비즈니스 커뮤니케이션」, 2019.03.21, https://www.tvreport.co.kr/1115312
Amma Marfo, 「프로젝트 문제 상황별 효과적인 커뮤니케이션 수단 팁」, 2017.12.13, https://ppss.kr/archives/144532
박수영, 「명확한 설득 커뮤니케이션 팁은?... '소통'」, 2020.11.20, http://www.joongdo.co.kr/web/view.php?key=20201119010007237
