일을 잘한다는 것 : 가독성
전달받는 사람을 우선시해야...
한 번쯤 이런 상황을 겪어보셨을 겁니다.
보고서를 작성하거나 업무 이메일을 보낼 때,
내용이 너무 길거나 복잡해져 수신자가 제대로 이해하지 못하는 경우 말이죠.
저 역시 이런 문제로 고민한 적이 많습니다. 문서 작성에 시간을 쏟았는데도, 상대방이 원하는 정보를 놓치거나 중요성을 제대로 전달하지 못하는 일이 생기더군요.
그 결과, 자연스럽게 이런 질문을 던지게 됐습니다.
"어떻게 하면 더 읽기 쉬운 문서를 작성할 수 있을까?"
그 해답은 바로 가독성이었습니다.
가독성이 높은 문서는 정보를 명확히 전달하고,
상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 돕는 가장 중요한 방법입니다.
가독성이 왜 중요한가?
가독성은 단순히 글을 읽기 편하게 만드는 것을 넘어,
업무의 효율성과 신뢰를 높이는 도구입니다.
[효율적인 정보 전달]
가독성 높은 문서는 핵심 정보를 빠르게 파악할 수 있도록 도와줍니다.
수신자는 더 적은 시간으로 더 많은 것을 이해할 수 있습니다.
[업무 신뢰도 향상]
정확하고 간결하게 작성된 문서는 작성자의 전문성을 드러냅니다. 잘 정리된 문서는 상대방에게 신뢰를 주고, 업무 협력의 기반을 마련합니다.
가독성 높은 문서를 작성하려면?
1. 핵심에 집중하기
"더 버릴 정보는 없나요?"
문서 작성에서 가장 중요한 것은 핵심 메시지를 명확히 하는 것입니다.
불필요한 세부 사항은 생략하거나 보완 자료로 따로 제공하세요.
핵심이 흐려지면 독자는 혼란을 느끼고, 문서의 목적을 놓칠 수 있습니다.
문서를 작성한 뒤 스스로 질문하세요.
"이 문장이 없어도 의미 전달이 가능한가?"
"수신자가 꼭 알아야 할 메시지는 무엇인가?"
2. 간결하게 쓰기
"더 짧게, 더 쉽게."
업무 문서는 짧고 명확할수록 전달력이 높아집니다.
장황한 문장이나 어려운 단어를 피하고, 간단한 표현을 선택하세요.
같은 단어나 내용을 반복하지 마세요.
전문 용어는 필요한 경우에만 간단히 설명하세요.
한 문단에 최대 3가지 정보까지만 담으세요. 정보량이 많아질수록 독자의 집중력이 떨어집니다.
3. 자연스러운 흐름 만들기
"막힘없이 읽히는가?"
문서의 내용이 논리적으로 연결되고, 자연스러운 흐름을 가져야 독자가 쉽게 이해할 수 있습니다.
'그리고', '그러나', '따라서' 등으로 문단 간 연결을 부드럽게 만드세요.
정보를 순서대로 배치하여 독자가 논리적으로 따라올 수 있도록 구성하세요.
결론
가독성 높은 문서는 전달력과 신뢰를 높이는 핵심 도구입니다.
문서를 작성할 때 핵심 메시지, 간결한 표현, 자연스러운 흐름을 기억하세요.
작은 변화가 업무 성과를 크게 바꿉니다.
여러분의 매일을 응원합니다.
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