일을 잘한다는 것 : 업무 요청
상대방이 바로 실행할 수 있도록.
한 번쯤 이런 경험을 해보셨을 겁니다.
업무를 요청받았는데 요청 내용이 모호하거나 구체적이지 않아,
일을 시작하기 어렵거나 방향을 잘못 잡았던 경우 말이죠.
저도 그런 경험을 종종 했습니다.
요청이 애매하면 시간을 들여 추가로 질문해야 하고, 결국 업무 속도도 느려지더군요.
그러다 보니 자연스럽게 이런 질문을 하게 됐습니다.
"어떻게 하면 명확하고 실행 가능한 업무 요청을 전달할 수 있을까?"
그 답은 바로 요청 내용을 구체화하고, 실행 가능한 액션으로 전달하는 것입니다.
업무 요청을 왜 구체화해야 할까?
구체적인 요청은 단순히 수신자의 혼란을 줄이는 것 이상의 가치를 가집니다.
제가 생각하는 가치는 아래 두 가지입니다.
요청받는 사람이 곧바로 업무를 시작할 수 있어 시간을 절약합니다.
요청 내용을 구체적으로 정리하면, 책임 범위와 목표가 명확해집니다.
구체적인 요청을 위한 방법
1. 요청 액션을 명확히 제시하기
업무 요청은 실행 가능한 행동으로 구체화해야 합니다.
[동사 사용]
추상적인 지시 : "기획서를 보완해 주세요."
구체적인 지시 : "기획서의 예산 부분을 숫자로 추가하고, 문서에 표를 삽입해 주세요."
[형용사·부사 대신 숫자 활용]
모호한 표현 : "대략적인 데이터를 정리해 주세요."
구체적 표현 : "지난 3개월 동안의 판매 데이터를 그래프로 정리해 주세요."
2. 원하는 결과와 예시
내 요청이 바로 수신자의 행동으로 이어질 수 있도록 요청하세요.
이에 따라, 업무 요청에는 원하는 결과를 제시하는 것이 좋습니다.
예시는 다음과 같습니다.
"회계 보고서를 작성할 때, A팀 데이터를 사용하고, B 시스템에서 출력한 자료를 참고해 주세요."
"보고서 서두는 이번 분기 매출은 15% 증가했습니다로 시작해 주세요."
정리하며
구체적인 요청은 단순한 지시를 넘어, 상대방이 바로 작업을 가능하게 합니다.
업무 요청을 작성할 때, 구체적인 동사와 숫자, 원하는 결과를 포함하세요.
이 작은 변화만으로도 수신자의 업무의 속도와 결과가 크게 달라질 것입니다.
작은 디테일이 큰 차이를 만듭니다.
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