일을 잘한다는 것 : 이해와 요청
명확하게 이해하고, 효과적으로 전달하세요.
업무를 시작하거나 요청을 받을 때, 한 번쯤 이런 생각을 해보셨을 겁니다.
"이 일을 왜 해야 하지? 내가 제대로 이해한 게 맞을까?"
그런 의문은 당연하며, 일을 잘하기 위해 반드시 필요한 과정입니다.
이 글에서는 수용자와 행위자의 타임라인을 중심으로
어떻게 일의 본질을 이해하고, 전달하며, 마무리해야 하는지 이야기해 보겠습니다.
1. 수용자 타임라인 : 이해와 납득
Why? 왜 해야 하죠?
모든 일에는 이유가 있습니다.
이유를 납득하지 못하면 일이 부담스러워지고,
결과적으로 더 많은 에너지가 소모됩니다.
이 일을 왜 해야 하는지 알면, 에너지가 생깁니다.
일의 취지, 배경, 목적, 의도를 이해하면 자연스럽게 동기가 부여됩니다.
목적을 알고 방향이 분명해지면, 효율적이고 효과적인 결과를 낼 수 있습니다.
요청자의 의도를 이해하면 대응이 쉬워집니다.
상대방의 상황과 생각을 파악하면 불필요한 갈등 없이
더 나은 결과를 도출할 수 있습니다.
What? 무엇일까요?
어떤 일을 처음 해보는 상황도 있을 겁니다.
하지만 모든 새로운 경험은 과거와 연결될 수 있습니다.
1. 두려워하지 마세요.
어차피 겪어왔던 일이고, 앞으로 겪을 일입니다.
당신이 겪어온 경험들은 새로운 일을 이해하는 데 큰 자산이 됩니다.
2. 과거와 현재를 연결하세요.
과거 경험을 떠올리며 점과 점을 이어보세요.
새로운 상황 속에서도 자신만의 루틴과 흐름을 만들 수 있습니다.
How? 이해했나요?
내용을 이해하는 과정에서 아래의 방법을 사용해 보세요.
1. 확대하고 축소하기
추상적인 내용을 구체적으로 바꾸어 설명하거나, 복잡한 내용을 압축적으로 정리합니다.
"전체적인 맥락이 중요한가, 세부적인 부분이 중요한가?"를 스스로 묻고 답하세요.
2. 빼고 나누기
중요한 문장을 골라내고 현상에 이름을 붙입니다.
요청자의 핵심 의도와 목적을 찾아내고,
본 업무의 최종 목표를 분명히 하세요.
3. 최선의 방식을 고민하기
요청자의 의도를 더 나은 방식으로 표현하고 설득해 보세요.
기존 표현을 개선하여 설득력 있는 문장으로 바꾸는 연습을 합니다.
4. 쉬운 것부터 처리하기
쉬운 일부터 시작하세요.
부담을 줄이고 집중력을 높이는 데 도움이 됩니다.
5. 재현하기
모든 이해가 끝났다면, 이제 자신의 언어로 내용을 재현하며,
타인에게 설명할 준비를 합니다.
2. 행위자 타임라인 : 설득과 실행
Why? 왜 요청드리죠?
일을 요청할 때도 납득시키는 것이 중요합니다.
상대방이 업무의 배경과 목적을 이해해야
집중력을 발휘할 수 있습니다.
1. 배경을 설명하세요.
배경과 취지를 설명하면 상대방이 일의 본질에 집중할 수 있습니다.
상대방이 요청 사항을 더 잘 이해할 수 있도록 맥락을 전달하세요.
2. 상대방의 관심사를 고려하세요.
사람은 자신의 이익과 관련된 이야기에 집중합니다.
업무 요청이 그들에게 도움이 되거나 불리함을 줄여줄 것임을 보여주세요.
How? 어떻게 전달할까요?
명확하고 효과적인 전달을 위해 아래의 방법을 활용하세요.
1. 가독성을 높이세요.
불필요한 정보는 제거하고, 핵심 내용을 간결하게 정리합니다.
하나의 메시지 안에 3가지 이하의 정보를 담아주세요.
2. 요청을 구체화하세요.
모호한 요청은 실행으로 이어지기 어렵습니다. 동사를 명확히 하고 숫자로 표현하여 지시를 구체화하세요.
요청 사항이 곧 실행으로 이어질 수 있도록 준비하세요.
3. 결론부터 시작하세요.
두괄식으로 핵심을 먼저 제시하여 상대방이 혼란스럽지 않게 하세요.
4. 시각적으로 표현하세요.
화살표, 박스, 카드뉴스 등을 활용하여 시각적 정보를 더하면 이해를 돕습니다.
5. 태도를 정돈하세요.
상대방의 감정이 가라앉을 때까지 기다리며 차분하게 흐름을 유지하세요.
정리하며
업무를 진행하거나 요청하는 과정에서 우리는 다음을 경계해야 합니다.
1. 선민의식
스스로를 과대평가하지 말고, 열린 마음으로 타인을 대하세요.
2. 자기연민
자기 연민에 빠지지 말고, 스스로를 격려하며 앞으로 나아가세요.
3. 경청하지 않는 태도
상대방의 말을 진지하게 듣고, 맥락을 이해하려고 노력하세요.
결국, 모든 과정에서 담백한 태도를 유지하는 것이 중요합니다.
복잡한 상황 속에서도 겸손함을 유지하며,
맑고 담백하게 일에 임하면 신뢰와 존중을 얻게 됩니다.
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