일을 받고 요청하는 방법
배경부터 흐름까지 명확하게.
업무를 받거나, 반대로 요청을 할 때
우리는 종종 이런 고민에 빠질 때가 있습니다.
"왜 이 일을 해야 하지?"
"어떻게 요청하면 상대방이 쉽게 이해할까?"
이 글에서는 '수령'과 '요청' 하는 과정에서
꼭 짚어봐야 할 생각의 순서와 방법을 정리해보겠습니다.
목적은 간단합니다.
배경과 의도를 이해하고,
요청을 명확하게 전달하여 더 나은 결과를 얻는 것입니다.
[수령] 일을 받을 때
업무를 받을 때는 무조건 시작하지 말고, 먼저 질문해보세요.
이 과정을 통해 일이 더 명확해지고,
납득할 수 있어야 비로소 에너지를 쏟을 수 있습니다.
1. 왜 이 일을 해야 하죠?
- 먼저, 이 일을 하게 된 이유를 살펴보세요.
- 이 일의 배경과 취지는 무엇인가요?
- 어떤 필요성에서 요청이 들어왔는지 이해하려고 노력하세요.
2. 배경부터 살펴봅시다.
- 이 일이 나와 어떤 연관이 있는지 생각해보세요.
- "내 역할, 내 경험과 어떻게 연결될 수 있을까?"를 고민해봅니다.
- 만약 내가 이와 비슷한 일을 해본 적이 있다면,
과거의 경험을 활용할 수 있습니다.
3. 납득이 되었나요?
- 일을 시작하기 전에, 스스로에게 물어보세요.
"이 일의 필요성과 목적을 이해했는가?"
- 이해가 되었다면, 이제 본격적으로 일을 진행할 준비가 된 것입니다.
4. 의도를 살펴봅시다.
- 요청자가 무엇을 중요하게 여기는지 파악하세요.
- 예를 들어, 요청자가 "빠른 처리"를 원하는지,
"정확한 결과"를 중시하는지 알아내야 합니다.
- 이를 통해 요청자의 기대에 맞는 방향으로 일을 진행할 수 있습니다.
[요청] 일을 전달할 때
일을 요청할 때는 상대방이 명확히 이해할 수 있도록,
배경과 의도를 쉽게 설명해야 합니다.
구체적인 요청 액션과 예시를 포함하면,
상대방이 바로 실행에 옮길 수 있습니다.
1. 결론부터 말씀드리자면
- 요청의 핵심을 한 문장으로 요약해보세요.
- 예 : "이번 요청은 지난번 고객 대응 방식을 개선하는 것입니다."
2. 배경을 말씀드리자면
- 왜 이 요청이 필요한지 설명합니다.
- 요청의 배경과 상황을 구체적으로 이야기하세요.
- 예 : "최근 고객 불만이 늘어났고, 이를 빠르게 해결하기 위해 요청드립니다."
3. 의도를 말씀드리자면
- 이 요청에서 가장 중요한 목표가 무엇인지 전달하세요.
- 예 : "고객 만족도를 높이고, 우리 팀의 대응 프로세스를 개선하는 것이 핵심입니다."
4. 비슷한 상황을 들어봅시다
- 과거에 비슷한 사례가 있었다면 언급하세요.
- 예: "지난번 수강생 철회 상황이 이와 비슷합니다."
- 이 사례를 통해 상대방이 요청의 맥락을 쉽게 이해할 수 있습니다.
5. 발생 가능한 상황과 대응 방법
- 요청을 실행할 때 예상되는 문제를 짚어보세요.
- 예 : "고객이 불만을 제기할 경우, 사전에 작성된 대응 매뉴얼에 따라 처리하시면 됩니다."
6. 구체화해봅시다
- 요청 내용을 실행 가능한 형태로 세분화합니다.
- 예 : "1단계_고객 불만 접수 → 2단계_문제 원인 파악 → 3단계_해결책 제안"
- 이렇게 구체적으로 적어두면 상대방이 바로 실행할 수 있습니다.
7. 예시를 들어봅시다
- 이해를 돕기 위해 구체적인 예를 들어보세요.
- 예 : "고객이 배송 문제로 불만을 제기할 경우, 먼저 배송 상태를 확인하고, 대체 상품을 안내해 주세요."
8. 정리해봅시다
- 요청의 핵심을 다시 한번 요약하세요.
- "정리하자면, 이 요청은 고객 불만을 신속히 해결하여 만족도를 높이는 것입니다."
- 한 문장으로 말한다면, "빠르고 정확한 고객 대응이 목표입니다."
9. 전체 흐름 속의 위치를 짚어봅시다
- 이 요청이 전체 업무의 어디에 위치하는지 설명합니다.
- 예: "이 작업은 고객 불만 대응 프로세스의 첫 단계입니다. 이후 고객 피드백 분석이 이어질 예정입니다."
마무리하며
일을 받을 때는,
항상 배경과 의도를 이해하는 것이 중요합니다.
그 일을 왜 해야 하는지 납득해야 비로소 의미 있는 결과를 만들 수 있습니다.
일을 요청할 때는,
상대방이 바로 실행할 수 있도록 명확하고 구체적으로 전달해야 합니다.
결론부터 이야기하고, 배경과 의도를 설명하며,
예시와 구체적인 실행 방법을 제시하세요.
이 과정을 잘 따르면, 업무가 더 효율적이고 명확해질 것이라 생각합니다.
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