일잘러들이 기록에 진심인 이유
직장에서 일잘러가 되고 싶다면 기록하고 반복하고 지속하라
모든 일을 시작할 때 매일 새롭게 해야 한다면 주어진 시간에 좋은 성과의 결과물을 만들어 낼 수는 없을 것이다. 그래서인지 직장에서 일자러들은 자기만의 기록방법과 활용 노하우를 통해 업무를 효율적으로 처리하고 있다. 그들은 직장 동료들이 야근을 하며 업무와 씨름을 할 때 당당히 퇴근한다. 나는 그 모습이 늘 부러웠다. 그래서, 대한민국의 최고 기록학자(김익한)의 저서 '거인의 노트'에서 설명하고 있는 기록의 중요성과 직장에서 기록하는 사람들의 습관 등을 보면서 배우고 느낀 점 등에 대해서 나누어 보려고 한다.
1. '거인의 노트'에서 설명하는 기록의 중요성
기록은 진정 내가 원하는 삶이 무엇인지 알려주고, 전략적인 삶을 살도록 도와준다. 직장 등 삶의 현장을 기록하면 휘발되지 않는 누적된 삶이 가능하고, 목표 설정, 전략설계, 지식능력의 향상을 통한 지속성장이 가능하다.
기록을 통한 3단계 성장 기록법은 '기록하라-반복하라-지속하라'이다. 먼저, 공부, 대화, 생각, 일상, 일의 5가지를 기록하여 지식, 마인드, 역량을 키우고, 반복을 통해 기록의 질의 높인다. 기록이 원석을 발견하고 선별하는 과정이라면 반복은 기술을 숙련시켜 보석으로 가공하는 과정이다. 그리고 성장을 습관으로 만들기 위해서는 꾸준함이 필요하다. 목표를 높이 잡고 자신을 몰아붙이기보다 하루, 일주일, 한 달 단위로 차근차근 실행해나가야 한다.
생각과 경험을 기록하고, 기록을 보고 다시 생각하면서 다른 방식을 시도하고 그것을 다시 기록하는 과정을 통해 우리는 성장, 자유, 집중, 확장의 삶이 가능해진다. 물론 직장에서는 유능한 인재로 인정도 받을 것이다.
삶의 현장(공부, 대화, 생각, 일상, 일) 모두가 기록의 대상이기 때문에 기록하면 나만이 할 수 있는 글쓰기와 보고서 작성, 이야기를 쉽게 할 수 있다.
2. 무엇을 기록해야 하나요
1) 공부한 것을 기록하세요. 공부는 세상의 지식을 내 것으로 만드는 것이다. 공부한 것을 키워드로 메모 요약하고 내 생각순서대로 재정렬하여 분류해 놓아야 한다.
2) 대화한 것을 기록하세요. 대화는 주고받으며 새로운 것을 창조하는 과정이다.
주고받는 대화(공감+경청) 중에 떠오르는 번뜩이는 아이디어를 기록해야 한다.
기록하지 않으면 아무 스타일이 없는 텅 빈 삶이다.
3) 생각을 기록하세요. 산책, 독서, 여행 중에 떠오르는 순간순간의 생각을 밖으로 끄집어내어 끈기 있게 기록해야 한다. 나의 마음을 들여다보고 영향을 준 과거를 회고해 보고 누적되면 분류해서 적어 본다.
4) 일상을 기록하세요. 아침에 꿈과 관련된 하루를 상상하여 기록하고 저녁에는 하루를 돌아보고 기록한다.
5) 일과 관련 된 것을 기록하세요. 어떻게 하면 일을 잘할 수 있을까 등 고민, 생각과정을 핵심만 기록한다. 성공과정과 실패경험, 극복과정도 기록한다.
3. 일잘러들이 직장에서 기록을 통해 일 하는 방식
일잘러들은 어떻게 하면 일을 잘할지에 대해서 고민하고, 생각과정을 거쳐 업무 관련 핵심 내용 위주로 간결하게 기록한다.
상사가 지시할 때는 사전에 상사의 성격, 말 성향 등 배경지식을 이해한 상태에서 상사가 말하고자 하는 의도를 정확하게 파악하여 핵심키워드 위주로 지시사항을 기록한다. 그리고, 그 기록한 내용을 직원 동료들에게 공유하며, 내가 할 일에 대해서는 조직 내 한정된 재원인 재정, 인력, 조직, 그리고 규정 등을 고려하여 목표를 정한다. 그 후에 현황과 문제점을 파악하여 도출된 문제점에 대한 해결방안을 마련하여 업무보고서를 작성하고 상사에게 보고한다. 보고한 결과도 기록하고 동료직원들에게 공유한다.
업무를 실제로 처리할 때는 효율적 업무 처리를 위해 업무처리 기록을 사전에 구상하고 체계적으로 업무를 분류하고 과제를 세분화해서 수행한다.
회의록을 작성할 때에도 전체적인 흐름을 중심으로 기준을 정하여 회의 내용을 구조화하고, 핵심 내용 위주로 작성한다. 구조화할 때는 기관주체별(우리 기관, 상대방 기관), 집행 수단별(사업기획, 예산내용, 추진체계, 제도개선 등) 등 기준을 정해 분류하면 이해하기 쉽게 작성할 수 있다.
4. 어떤 방식으로 기록하고 보관하고 활용하나요
가벼운 내용은 수첩이나 메모노트를 들고 다니면서, 없을 때는 스마트폰 메모장, 나와의 채팅방에 기록한다. 문서 기록 등은 직장 내 시스템 또는 PC나 노트북에 폴더를 잘 분류하여 활용하기 쉬운 순으로 정리 보관한다. 그리고 주제별, 내용별, 시기별, 대상별로 잘 정리되어 기록된 자료는 또 다른 업무 활용의 재료로 활용한다.
