알면 도움 되는 회의개최 업무분장 사례

명확한 업무분장으로 성공적인 회의를 준비해야...(협업의 시너지 효과)

우리는 직장에서 ㅇㅇ위원회 구성 등 행사를 준비해야 하는 업무가 주어질 때가 있다.

첫 회의, 무엇을 어떻게 준비해야 할까요?

첫 회의를 통상 Kick off 회의라고도 부릅니다. 직장에서 종종 담당자 혼자 준비하다가 업무 누수가 발생할 즈음에야 비로소 동료들에게 SOS를 요청하는 경우를 종종 본다.

성공적으로 Kick off회의를 개최하기 위해서는 회의 준비 단계부터 팀 업무분장을 통해 업무를 추진할 필요가 있다고 생각한다.

왜냐하면, 팀 전체 업무분장을 통해서 각자의 역할이 명확하게 주어져서 책임감 있게 행사를 준비할 수 있어서 이다.

저의 경우, 대외 기관 대응, 회의자료 등 보고서 작성, 참석자 대응, 회의장 등 준비, 수당 등 지출업무로 업무를 분류하여 회의 등 행사를 추진한 경험이 있다.

이는 업무 분장을 명확히 하고 각 소관 담당자가 효율적으로 업무 처리를 할 수 있도록 하기 위한 것이다.

즉, 기관 대응, 보고서 작성, 사람 대응, 장소 대응, 지출업무라는 큰 틀로 업무를 분류하여 분장하였다.

그 결과, 행사준비를 효율적으로 추진할 수 있어서 실수를 줄이며 성공적으로 행사를 치렀다. 지금도 회의 등 행사가 있을 경우에는 이와 같은 방법을 준용하고 있다.

회의(행사) 성격과 규모에 따라 업무분장 사례는 다양하나 저의 최근의 Kick off 회의 준비 업무분장 사례를 참고로 공유드립니다.

---

1. <언론 등 대외기관 대응 (팀장)>

1) 보도자료 작성

2) 언론 및 대외기관 대응

2. <보고서, 시나리오 등 작성 (A 직원)>

1) 위촉식 및 킥오프 회의 개최 계획 작성

2) 킥오프 회의자료 작성

3) ㅇㅇ장 말씀 참고자료 작성

4) ㅇㅇ장 진행 시나리오 작성

5) 좌석배치도 작성

3. <참석자 대응 (B 직원)>

1) 참석자 참석 여부 최종 확인

2) ㅇㅇ기관 보고자료 취합

3) 참석자 발언자료 취합

4) 참석자 명단 작성

4. <회의장 등 준비 (C 직원)>

1) 위원 임명장 준비

2) 위원 명패 준비

3) 현수막 준비

4) 회의장 및 회의장 주변 안내 표시 준비

5) 참석자 주차등록

6) 위촉식 사진촬영 준비

7) 회의장 마이크, 다과 등 준비

5. <수당, 여비 등 서식 준비 (D 직원)>

1) 개인정보처리 동의서

2) 수당지급서, 여비증빙자료

3) 위원 위촉 서약서, 이력서

4) 위원 참석부 작성

5) 참석자 수당 등 지급내역(계좌번호 포함)