회의를 주관하기 위한 준비 사항
회의를 주관하는 사람은 뭔가 해결책이 필요하기 때문에 업무적으로 바쁜 관계자들을 불러 회의를 소집한다. 피 참여자보다 확실한 갑의 위치에 있다면 회의를 주관하고 소집하는데 부담이 덜하지만 회의 참여자들과 동등한 위치 혹은 낮은 위치에 있는 사람이 회의를 주관하게 된다면 피 참석자들의 부정적 태도를 잠재우고 적극적 참여를 이끌어내기 위해 철저한 준비가 있어야 한다.
그러면 회의를 준비하기 전에 피 참석자들의 참여를 적극적으로 이끌어내기 위해 준비해야 될 것은 무엇인지 살펴보고자 한다.
1) 회의의 목적은 무엇인가요? 반드시 회의를 해야만 하나요?
가장 기초적인 것이지만 회의의 안건을 명시해야 하고 회의의 이유를 분명하게 설명해야 한다. 안건을 명시했다면 안건에 대해서 관계자들의 의견과 추가 정보만 구하고 그것으로 끝인지? 더 나아가서는 서로의 의견을 듣고 결정까지 해야 되는 것인지? 에 대한 분명한 목적을 명시해야 한다.
2)이 회의에 내가 반드시 참여해야 되나요?
결정이 필요한 회의라면 반드시 어떤 안건에 대해서 결정을 할 수 있는 담당자들을 회의에 참석시켜야 한다. 그래서 누가 회의에 참석해야 할지 명시해줘야 한다.
3) 반드시 그 날에 해야 되나요?
출근 시간, 퇴근 시간 혹은 공휴일 등을 감안해서 회의를 센스 있게 잡아야 한다. 연휴가 끝나자마자 바로 그다음 날 회의를 잡는 것은 업무적 부하를 가중시키고 출근 후 바로 10~30분 내로 회의를 잡는 것도 상대의 짜증을 유발할 수 있다. 여름휴가가 바로 다음 주인데 여름휴가 바로 전에 회의를 잡는 것도 비효율적이다. 휴가 전에 회의를 진행하게 되면 회의가 끝나고 휴가가 시작되는 동안 아무런 액션도 취해질 수 없기 때문이다.
시간을 한 날로 잡을 수 없을 때에는 반드시 2~3일 정도의 후보 일정을 주고 거기서 여러 개를 선택할 수 있도록 해준다.
4) 회의 자료는 미리 준비해서 보내줄 수 있나요?
회의에 필요한 자료는 미리 공유를 하는 게 좋다. 자료를 미리 공유하고 사람들이 아이디어를 내는데 충분한 여유를 줘야 사람 들은 고민을 하고 회의에 적극적으로 임할 수 있게 된다. 그래서 미리 자료를 준비하고 반드시 자료를 숙지하고 회의에 참석할 것올 요청해야 한다.
5) 회의는 어떻게 진행을 하나요?
가장 기초적인 것이기도 하지만 회의를 하는 방법, 즉 전화 회의를 할지 대면 회의를 할지, 어떤 미팅룸에서 할지, 구체적인 명시를 해줘야 한다.
6) 회의의 순서를 간단하게 설명해 준다.
회의의 순서에 대해서 간단하게 명시해주면 참여자들은 자신이 꼭 필요한 때에만 참석할 수도 있고 융통성 있게 시간을 조절하여 자신의 순서가 될 때만 참석을 할 수도 있다.
직장에서 많은 회의가 있지만 그런 회의를 진행하기까지는 많은 고민이 필요하다. 간단하게 회의를 요청하면 사람들이 참석을 하겠지라고 생각하는 것은 나태한 생각일 수 있다. 간단한 회의를 주관하는 것조차 업무로 바쁜 사람들을 참석시켜야 하기 때문에 주도면밀한 기술이 필요하다.
