7. 이메일 발송 전에 확인하 도움되는 사소한 것

이메일을 발송하기 전에 확인할 사항이 있다. 간단하지만, 너무 바쁘고 정신이 없고, 의식이 없다면 제대로 지키지 못하지만, 이런 사소한 사항민 지켜도 업무의 능률을 효과적으로 올릴 수 있다.

1. 수신자를 2 번 이상 확인해야 한다.  

 내용은 잘 썼는데, 수신자를 잘못 지정하거나, 실수로 자동 타이핑에 의해 경쟁사나 관련 담당이 아닌 사람이 들어가 있으면, 상당히 일이 꼬여 버릴 수 있다.

 종종, 자동 타이핑으로, 동일한 사람이지만, 회사가 다른 사람이 들어가 있을 수도 있는데, 이렇게 되면, 회사의 비밀 정보가 고객이나, 경쟁사에 흘러 들어갈 수도 있다.

 그래서 내용보다 더 중요한 것은, 발송자를 2번 이상은 꼼꼼하게 체크를 해야 한다.

또한,  메일  내용 상에, 수진자를 애매하게 지정을 할 경우에, 요청 기간 내에 상대의 피드백이 오지 않을 수도 있다. 즉, 받는 사람을 분명히 지정하지 않을 경우에, 상대는 자신에게 발송한 메일이라고 생각을 하지 않고, 회신을 하는데 책임감을 갖지 않을 수 있다는 것이다.

2. 발송한 파일에 대해서 2번 이상 확인하며, 가급적이면 변환과 수정이 어려운 PDF 파일로 보내는 게 좋다.

발송한 파일이 엑셀이나 파워포인트라면, 엑셀이나 파워포인트 파일 안에 불필요한 파일이 포함되어 있을 수도 있다.  

 예를 들어, 원가 계산 법, 실제 제품의 원가 등의 기밀 정보가, 엑셀 파일이 숨겨진 시트에 그대로 고객에게 전송이 되면, 이는 고객에 회사의 비밀을 제공하는 샘이다.

따라서 첨부 파일을 보낼 때는, 반드시 상대에게 보여줄 내용만 첨부하거나 처음부터 PDF 파일로 변환이나 수정이 어려운 파일로 변환해서 보내는 것이 좋다.

3. 메일을 보낼 때 반드시, 처음 메일을 받는 상대도 있을 수 있기 때문에, 자신의 정보를 메일 밑에 서명으로 등록해야 한다.

  자신의 이름, 연락처 등의 정보가 없으면, 메일을 처음 받는 상대는 어느 소속의 누가 메일을 발송한 지 처음에 어리둥절할 수 있기 때문에, 보내는 사람의 정보를 반드시 포함해야 한다.

 *일정 기간 동안 휴가나 출장으로 부재중일 경우에는, 자신의 부재 기간을 미리 개인 정보란에 표시하고, 자신의 업무를 대신할 담당자를 지정하여, 메일을 받는 수신자가 업무에 지장을 받지 않도록 배려를 하는 것도 중요하다.

4. 메일을 발송한 후에, 모든 것이 끝나는 것은 아니다. 메일을 받으면, 반드시 메일이 발송됐는지 확인을 해야 한다.

 때로는 용량이 많은 파일로 인해, 메일이 메 영영 발송되지 않을 수도 있다. 그리고 넷 접속 상황으로 발송이 되지 않을 수도 있기 때문이다.

메일이 발송되지 않아서 업무가 진척이 되지 않으면, 자신의 책임이 되기 때문에, 반드시 메일 발송 여부를 확인해야 한다.

*메일을 발송했지만, 상대의 피드백이 오지 않거나, 혹은 많은 메일을 발송하여 다수의 상대로부터 피드백을 받아야 할 경우, 누구한테 피드백을 받아야 한다는 내용에 대해서 잊어버릴 수 있기 때문에,  회신을 받아야 될 메일에 대해서는, 회신받아야 될 메일을  "회신 요망 메일"이라는 폴더에 복사하여 저장하면, 업무를 놓지지 않을 수 있는 팁이 된다.