6. 이메일만 잘 활용해도 업무 능력 UP!!

업무 파악의 지름길이 되는, 수신자와 참조자, 발신일과 회신일 확인

수신자와 참조 수신자를 확인만 해도, 업무 파악에 도움이 된다. 

신입 시절, 이메일을 받으면 제일 먼저 확인하는 것은 이메일의 내용이었다. 가장 중요한 것은 메일의 내용이라고 생각했기 때문이다. 물론 이메일의 내용이 중요한 것은 당연한 것이지만, 내용 못지않게 이메일의 수신자를 확인하는 것도 중요하다는 것을 깨닫는다.   

상대가 보낸 이메일의 수신인과 참조 수신인에 어느 담당자가  들어있는지를 유심히 확인해 보면,  이메일의 중요도와, 업무의 프로세스, 업무의 유관 담당자가 누구인지를 알 수 있는 중요한 요소가 된다.

수신자가 누구냐에 따라, 업무의 난이도와 정보의 중요도를 확인할 수 있다. 

수신자에 직장의 높은 사람이 포함되어 있다면, 내용은 중요한 내용을 포함하는 것이다. 이메일로 업무 요청을 하거나 정보를 공유할 때, 직급이 높은 사람이 포함되어 있다면, 업무 요청 사항이나, 정보의 수준이 중요하다는 것을 짐작할 수 있게 된다. 

보통 혼자 처리하기 어려운 일이나, 중요한 사항에 대해서는 반드시 높은 직급의 상사를 참조로 넣어서, 업무 해결에 도움을 요청하거나, 업무 진행자 당사자가, 상황에 맞게 액션을 취하고 있다는 것을 상사에게 보여주고자 한다. 

그래서 부서의 높은 하람이 참조로 들어가 있는 이메일의 요청 사항을 받을 때는, 신속히 처리하고, 좀 더 꼼꼼하게 업무를 처리하여 회신을 할 필요가 있다. 

업무의 유관 담당자를 확인할 수 있다. 

이메일을 받는 수신자를 확인하면, 해당 업무가 어느 부서와 연관되어 있는지 알 수 있으며, 해당 업무를 진행하기 어느 부서와 업무를 진행해야 되는 지를 파악할 수 있는 지름길이 된다.  그래서 신입이나, 경력직으로 입사한 사람들은, 이메일의 수신자를 확인함으로써, 해당 업무의 키맨을 알게 되며, 해당 업무를 빠르게 익힐 수 있는 도움이 된다. 

막상 어떤 업무를 처리할 때, 상대에게 이메일을 보내야 되는데, 누구를 수신자로 넣고, 참조인으로 넣어야 되는지 고민이 될 때가 있다. 그렇다고 항상 선배들에게 물어보면, 눈치를 받기도 하기 때문에, 스스로 업무를 신속히 파악하기 위해서는, 과거의 이메일들을 보면서, 그 업무에 대해서 누가 수신인이나 참조인이 었는지를 파악하면 도움이 된다.

발신일과 수신을 확인하는 것만으로도 동료의 업무 스타일과 회사의 업무 문화를 알 수 있다.  

업무를 요청한 지 몇 분 안에 회신을 하는 사람들을 보면, 얼마나 신속히 일을 처리하는지 알 수 있으며, 그 사람의 능력을 가늠할 수 있게 된다. 

 그리고 요청을 한 상대가 업무적으로 상대를 얼마나 압박하는지도 알 수 있는 수단이다. 업무 압박을 심하게 하는 상대의 요청 사항에 대해서는, 요청을 접수받자마자 곧바로 회신을 해야 되기 때문에, 과거의 메일을 하나하나 확인하면,  발신자와 수신자의 업무 스타일을 파악하여, 상대의 스타일에 맞게 대응할 수 있기 때문이다.