1. 피드백은 초 스피드로 한다.
상사가 지시한 일에 대해서는 30분 내로 회신을 하든지 혹은 언제까지 회신한다고 즉석에서 대답을 해야 한다. 상사가 마감일을 지정하지 않았다고 해서 자의적 해석으로 여유를 가지고 일을 한다면 상사는 부하가 지시 사항을 가볍게 보거나 상사 자신을 무시하고 있다고 생각할 수도 있다.
언제까지 데드라인을 지정하지 않은 이유는 지시 사항이 간단하다고 생각을 하기 때문이다. 그리고 상사는 부하 직원의 모든 업무 상황을 제대로 알지 못한다. 지시를 하는 상사들은 부하 직원의 업무 양에 대해서 관심이 없다. 자신이 지시한 사항만 어떻게든 빨리 진행하기를 바란다.
따라서 상사의 심기를 불편하게 하지 않기 위해서 반드시 30분 내로 피드백을 하고 30분 내로 피드백하기 어려운 경우에는 반드시 지시를 받는 즉석에서 언제까지 회신을 하겠다고 약속을 해야 한다.
뿐만 아니라 상사가 보낸 메일은 업무가 바쁘더라도 받자마자 확인을 해야 한다. 왜냐하면 마음이 급한 상사일수록 자신이 보낸 메일을 부하 직원이 확인하고 빨라 피드백하기를 원하기 때문이다. 상사들 중에는 메일을 보내자마자 10초도 안돼서 메일을 확인했냐고 물어보는 사람들도 있다.
2. 어설픈 변명은 애당초 하지 말아라.
업무의 실수를 하거나 업무를 제 때 하지 못했을 때는 반드시 그에 대한 합당한 이유를 대야 하지만 어설픈 변명은 애당초 피하는 것이 좋다. 차라리 어설픈 변명보다는 "다시 확인해 보겠습니다."라고 한 마디만 하면 되고 상사의 꾸중을 인내의 시간이라고 견디며 버티는 게 낫다.
어설픈 변명을 하다가 상사의 추궁이 더욱 날카로워지다 보면 결국 쉽게 궁지에 몰릴 수 있기 때문이다. 업무 경력이 오래된 상사들은 아무리 무능해 보이더라도 소위 말하는 "짬밥"이 있어서 어설픈 변명은 대번에 알아차린다.
3. 상사가 물어보는 패턴을 파악하고 대비해라.
상사에게 업무를 보고할 때 상사가 물어보는 패턴이 항상 있다. 그 패턴이 무엇인지 확인을 하고 그에 맞춰 대응해야 한다. 상사가 묻는 것에 대해서 항상 덜덜 떨면서 대답을 못하고 깨지기만 하면서 상사만 욕한다면 자신의 발전이 없다.
자신의 잘못이 100%는 아니지만 상사가 왜 추궁을 하고 인상을 쓰는지를 생각해 봐야 한다.
4. 점심 전이나 업무 끝날 때쯤 보고는 피해라.
점심 10분 전이나 퇴근 30분 전에 상사에게 업무를 논의하거나 보고를 하는 경우 눈치 없는 사람으로 찍힐 수 있다. 상사도 사람이기 때문에 식사 시간은 지키고 싶고 퇴근 시간에는 빨리 업무를 마무리하고 퇴근을 하고 싶어 한다.
만약 급한 용무라면 어쩔 수 없지만 가급적이면 점심과 퇴근 시간을 피해서 보고를 하고 미리 보고를 하기 전에 사전에 상사와 일정을 조율해야 하고 상사의 일정을 미리 파악하고 상사에게 보고할 타이밍을 제안하는 것도 좋은 방법이다.
5. 구두 보고보다는 간단한 페이퍼 자료를 사용해서 보고해라.
아주 간단한 내용은 구두로 보고를 해야 하지만 상사의 의견을 구해야 하는 보고라면 반드시 자료를 준비해야 한다. 자료 준비는 거창한 내용이 들어간 비주얼적으로 깔끔한 자료를 말하는 것이 아니다.
간단하게 글로 적은 종이 한 장짜리 내용이라도 충분하다. 여러 가지 업무를 처리하고 결정을 해야 하는 상사들의 입장에서 구두만으로 보고를 들으면 머리도 복잡해지고 한 번에 이해를 하기 어려우며 결정을 내리기 어렵다.
듣기만 하는 것보다 간딘한 내용이 들어간 종이 한장짜리 까지 같이 본다면 이해 능력이 빨라진다.
6. 상사가 지시한 것은 반드시 자신의 입으로 재 확인해라
신입 직원들과 업무를 할 때 가장 힘든 것이 커뮤니케이션이다. 내가 말한 것을 부하 직원이 100% 이해하는 경우는 거의 드물다. 나는 이렇게 말했는데 부하 직원은 다른 방향으로 이해를 하는 경우가 많이 있다.
물론 상사 자신도 재확인을 해야 하지만 상사가 그렇지 못할 경우에 부하 직원이 상사의 지시 사항을 재확인해야 한다.
아무리 합리적인 사람이라고 해도 말이 다른 사람들을 통해서 전달이 되다 보면 내용이 조금씩 바뀌고 결국은 왜곡이 되는 경우가 많이 있고 이로 인해서 오해가 쌓이기도 한다.
신입이라면, 새로운 직장에서 일을 시작한다면 상사나 동료가 말한 내용을 100% 이해했다고 하는 확신은 반드시 버리고 항상 자신을 의심해라.
상대가 내뱉은 말에는 오랜동안 그 문화에서 형성된 그들만의 보이지 않는 의도가 숨겨져 있다. 따라서 상사가 말한 내용을 자신의 말로 다시 한번 재 확인을 해라. 상사에게 다시 묻는 다고 혼날 수 있지만 방향은 처음부터 바로 잡아야 한다.
