3.요청 사항을 회신하고 나서 상대에게 욕먹는이유
1. 상대의 욕설을 도발하지 않는 “메일” 작성 방법. 3)
요청 사항을 제 때 제 때 회신하는 것으로 상대의 회신에 응했다고 생각할 수 있지만 요청 사항이 많을 경우 요청을 한 상대나 혹은 요청에 응한 자신이나 어떤 것은 회신했고 어떤 것은 회신을 하지 않았는지 이력에 대해서 헷갈릴 수 있습니다.
특히 까다로운 상사나 고객이라면 자신의 입장에서만 생각하기 때문에 과거의 요청한 내용에 대해서 상대가 다 회신을 했음에도 불구하고, 과거의 이력을 확인하지도 않고 무턱대고 잘못이 없는 상대에게 짜증을 낼 수도 있습니다.
본인도 까다로운 고객과 일을 하면서 제 때 제 때 회신을 했지만 고객은 제가 한 회신한 내용을 확인도 안하고 저한테 대뜸 전화를 해서 "왜 과거의 요청에 대해서 회신을 하지 않았냐?"며 나무라거나,
자신은 메일이 너무 많다 보니 비주얼 적으로 잘 보이게 회신을 해달라고 요구를 하는 경우가 있었습니다.
제가 아무리 업무를 신속하게 처를 해서 고객에 제 때 회신을 했지만 고객의 과다한 업무로 많은 메일들을 확인해야 하는 고객의 입장을 이해할 수 있게 되었고 고객의 업무 개선보다 저의 업무 개선이 더 효과적이라는 것을 생각하며 저의 업무 방식을 고쳐 나가기로 했습니다.
아래의 예시처럼 동일한 안건에 대해 상대가 부득이하게 요청 사항을 한 꺼 번에 요청하지 않고 날짜 별로 각각 요청하는 경우가 있습니다.
<상대 요청 메일의 예시>
*메일제목: OO 부품 개발의 건
*발신일:21.9.10
*요청내용: A제품의 디자인 제출
*메일제목: RE: OO 부품 개발의 건
*발신일:21.9.13
*요청내용: A제품의 가격 요청
*메일제목: RE:RE: OO 부품 개발의 건
*발신일:21.9.14
*요청내용: A제품의 디자인 변경안 요청
상기의 예시처럼 동일 안건에 대해서 날짜 별로 다른 요청 내용들을 접수 받으면 답변이 준비되는 대로 먼저 온 메일을 회신해야 하지만, 상대에게 회신한 이력을 함께 정리하여 주면 상대로 부터 불필요한 오해를 줄일 수 있으며 상대의 업무 부하도 줄어줄 수 있습니다.
이미 회신한 내용에 대해서 아래 예시의 이력표로 정리하여 상대에게 회신을 해주면 상대가 자신이 요청한 사항에 대해서 어떤 것이 회신이 되었고 회신이 안되었는지 한 눈에 알 수 있고, 회신을 하는 본인 또한 어떤 내용을 회신했고 하지 않았는지 헷갈리지 않게 이력을 관리할 수도 있습니다.
<상대의 요청에 대한 회신의 예시>
*메일제목:RE: RE: RE:RE: OO 부품 개발의 건
*회신일:21.9.23
*회신내용
9.20 요청하신 “A제품의 품질 테스트 결과 제출”은 “21.12월(일정TBD)” 경
예정이오며, 지금까지 요청 및 회신 내용을 아래의 이력표로 정리합니다.
업무의 이력을 한 번에 볼 수 있어서 이력을 찾는데 하나 하나 메일을 찾아 보면서 사용하는 비효율적 시간 낭비도 줄일 수 있는 방법입니다.을 비효율적으로 사용하는 효율성을 촉진시킬 수 있는 방법입니다.
상대가 상사나 고객이라면 더욱더 이런 세심한 센스를 발휘해주면 좋겠죠.
