며칠 전 경기도 규제합리화 경진대회에서 우리 시의 규제합리화 과제는 '개발제한구역 내 저온저장고 설치 허가에서 신고 절차로 개선하여 영농 소득 증대'라는 주제였다. 발표한 공무원은 공직 입문한 지 2년 정도된 주무관이다, 발표에 대한 경험이 별로 없었다.
발표 구성은 현황 및 필요성, 추진 내용, 개선 내용 및 성과, 기대 효과의 구성이 이루어져 단조로웠다. 특정한 문제에 직면하고, 그 문제를 개선하기 위한 노력에 어떻게 몰두했는지, 법령 개정이 구체적으로 농민에게 어떤 효과를 가져왔는지, 그리고 전국 지자체로 확산되면 어떤 경제적 이익을 가져올지에 대한 정량적인 근거가 부족했다.
특히, 아쉬운 점은 기대 효과에 대해 말하면서 단순히 농업인의 영농소득 증대만 기대한다고 언급한 점이다. 이 부분에 대한 한 평가위원의 질문에 발표자는 다소 당황하는 모습을 보였다. 원래 허가를 받기 위해 건축사를 통해 비용 300만 원을 지출하고 1개월의 처리 기간을 필요로 하는 절차가 신고 절차로 변경되어 7일과 1만 원으로 단축되는 효과가 있지만, 그 외의 효과에 대한 정량적인 이야기는 전혀 없었다.
발표할 때는 효과적인 의사소통은 청자를 중심으로, 명확하고 정량적인 정보를 제공하는 것이 중요하다. 발표자 관점이 아니라 청자가 이해하려는 것에 초점을 맞추어야 한다. 보고서 작성이나 제안하거나 설득하려는 발표 모두에 해당하는 원칙이다. 우리는 이 단순한 원칙을 쉽게 잊어버리곤 한다.
측정 가능한 수치로 표현하면 이야기를 구체화하고, 모호함을 없애 준다. 직장 생활에서 모호한 대화는 자주 일어나고, 많은 혼란과 오해를 초래한다.
"**주무관 **회의 자료는 어떻게 되고 있나요?", "거의 다 됐습니다.", "점심 전까지 다 되나요.", "네, 가능합니다.", "(정오 12시) ** 주무관, 왜 아직 회의 자료를 안 주는 거죠?", "네? 점심 전까지라고 하지 않으셨나요?", "난 지금 나가야 하는데?", "저는 회의 자료를 12시 30분까지 마무리 지은 후에 점심을 먹으려고 했는데요.", "지금 당장 필요한 자료인데? 아까 **주무관 말 듣고서 과장님께 자료 가져가겠다고 보고 드렸단 말입니다." 회사에서 '네 바로 하겠습니다'라고 말하면 몇 분을 말하는 것일까? 10분? 1시간? 명확히 숫자로 말하지 않으면 계속 재촉하는 상황이 발생하게 된다.
이러한 상황을 피하려면, 숫자를 활용해 구체적이고 명확한 의사소통을 해야 한다. "규제개혁 추진단 회의자료가 완성되는 데 얼마나 걸리나요?"에 대한 답변으로 "5시간 정도 걸립니다. 오후 5시까지 보고 드리겠습니다."라고 말하는 것이다.
질문할 때도 '며칠까지 할 수 있을지', '참가 인원이 얼마나 되는지' 등 숫자로 질문하면, 답변자로부터 더 구체적이고 명확한 답을 받을 수 있다.
청자의 관점에서 생각하고, 명확하고 정량적인 정보를 제공을 해야 한다. 그러면 메시지가 쉽게 이해되고, 의도와 목적을 확실히 전달할 수 있다.
예를 들어, "농민의 소득이 증가하였다"라는 주장 대신 "농민의 소득이 작년에 비해 10% 증가하였다"라고 말하면, 이해하기가 쉽다. "참석자가 많았다." 보다 "참석자가 500명이었다."가 구체적이고 사실적이다. 숫자로 표현하면 명확하게 메시지를 전달할 수 있다는 점을 잊지 말자.
