시간 관리는 업무 생산성을 향상하는 좋은 방법이다. 하루 일과 중에 오로지 일에 집중할 수 있는 시간이 과연 몇 시간이 될까? 상사의 눈치를 보며 일하는 척 앉아 있지는 않은지? 앉아서 모니터를 보고 일을 하더라도 과연 집중하고 있는가? 다른 생각을 하고 있지는 않은가? 상급기관에서 제출 요구자료를 처리하고, 서무담당이 요구하는 업무 협조 사항에 대응하고, 상사가 요구하는 것, 전화 응대 등 내가 아닌 다른 사람들이 요구하는 것에 따라 일을 하는 것이 전부라고 생각하지는 않는가? 1시간이면 처리할 일을 3시간이나 걸려서 처리하고 있지는 않은가?
똑같이 주어진 시간도 얼마나 효율적이고 생산적으로 사용하느냐에 따라 일을 처리하는 양이나 속도, 질에서 많은 차이가 나타난다. 아침에 일어나 해야 할 일을 머릿속으로 미리 생각하고 출근한다. 일의 중요도에 따라 중요하고 급한 것을 우선적으로 처리한다. 중요하지만 급하지 않은 일은 시간계획을 세워 정해진 일자에 따라 업무 속도와 방법을 조절하여 처리 한다. 각자의 생체리듬을 고려하여 집중할 수 있는 시간을 확보해야 한다.
업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하면 생산성이 높아진다. 9시 이전에 출근하면 보통 9시가 될 때까지 업무를 하지 않고 스마트폰을 보면서 시간을 허비하는 경우가 있다. 9시 이전에는 전화도 울리지 않고, 상급자도 불러서 자료 요구를 하지 않으며, 사내 메신저를 통해 업무협조도 없다. 9시 이전의 시간을 활용해야 한다. 9시 이전 시간이 아니더라도 스스로 9시부터 11시까지는 업무 집중시간을 나름대로 잡아놓고 일하는 것이 좋다. 이 시간에는 오로지 그날 자신이 처리해야 할 일을 우선 처리하면 업무성과도 높아지고 자기 만족감도 향상된다.
업무의 질적 수준을 조절해야 한다. 모든 일을 완벽하게 해 내면 좋지만 100% 완벽하게 하지 못하는 것이 현실이다. 그렇다면 몰입해야 해야 할 일과 조금은 퀄리티를 낮추는 일을 구분할 수 있어야 한다. 업무 중요도와 우선순위를 구분하는 것이다. 기관의 장이 지시한 사항은 검토 속도를 빠르게 하고 질적 수준도 높여야 한다. 업무 집중도가 필요한 업무다. 평가에 대응하는 업무도 시기 적절하게 업무를 추진하되, 평가지표가 여러 개인 경우 퀄리티를 분배하여 조정하는 유연성을 가져야 한다. 사소한 일에 질적 수준을 높이면 정작 중요한 일에 집중하지 못해 마감 시간을 놓치게 될 수 있다. 제출해야 할 시기를 미리 예견할 수 있다면 제출해야 할 마감일보다 50% 더 당겨서 일을 추진해야 한다. 우리가 예상하지 못한 돌발 변수들이 발생할 수 있기 때문이다.
처리한 일은 잘한 것과 아쉬운 것을 정리하는 습관을 가져야 한다. 행사가 끝나면 부족했던 부분들이 나온다. 본인을 위해서 그리고 후임자를 위해서라도 행사에서 부족했던 점을 정리해서 리뷰하는 시간을 갖는 것이 좋다. 일도 학습이다. 소중한 경험을 흘려버리지 말고 기록해 두면 실수를 줄일 수 있고, 업무역량을 높이는 방법이다.
대화한 사람을 관찰하고 기록하라. 동료가 상사와의 소통과정에서 어떤 말을 했는지, 어떤 자료를 참고해서 보고서를 만드는지 살펴보는 것이 업무 향상에 도움된다. 다른 사람의 업무 준비 방법과 소통 방법, 태도 등에서 배울 점이 있는지 찾아보는 습관은 업무 역량을 높이는 방법이다.
상사에게 보고하는 과정에서 상사의 의사결정을 이해하고 분석하라. 상사는 의외로 자신이 생각하지 못한 부분을 찾아 말씀하는 경우가 있다. 상사의 질문과 판단을 읽어내고 의미를 찾아내야 한다. 이런 습관이 반복되면 상사가 어떤 기준과 원칙으로 의사결정을 하는지 파악할 수 있고 대응이 가능하다. 연차가 올라갈수록 시야도 확장되고 깊어질 것이다.
일터에서의 삶에 만족하며 살지 말아라. 일터에서 하루 종일 열심히 일했다는 만족감에 일과 후의 시간을 허투루 흘려보내는 것은 좋지 않다. 특히 공무원이 일에서 창의성과 전문성을 발휘하기 위해서는 다양한 지식을 내재화하여 일을 처리할 때 여러 요소들을 종합적으로 적용하고 융합할 수 있는 역량을 발휘해야 한다. 조직 안에서 해온 문서를 반복 재생산하면 발전이 없다. 다양한 분야의 독서를 통해 학습한 지식을 자기화하여 일에 적용해 보면서 일을 처리하는 방식을 바꿔보거나 다양한 방식의 시도로 발전시켜 나가야 한다. 일터에서의 일과 자기 계발을 따로 하는 것이 아니라 일이 자기 계발이고 자기 계발을 일에 적용하면서 동시성을 가져가야 한다. 다양한 사람을 만나고 세미나, 콘퍼런스 등을 참여해 여러 경험을 확대하는 것이 업무역량을 향상하는데 도움이 된다.
적당히 일하려 하지 말고 조금만 더라고 생각하며 일하자. 조금만 더 할 수 있는데, 적당히 일처리 하려는 경우를 볼 때 안타까운 마음이 든다. 상급기관에서 제출 요구 문서, 조직 내부 협조 사항, 상사의 지시를 처리하는 것에 그치지 말고 스스로 업무 발전 방향을 고민하고 업무 향상을 위한 방법을 적용하여 능동적으로 업무를 주관하려는 태도가 바람직하다. 능동적 업무처리는 자기 자존감을 높이는 방법이며, 인정받는 길이다. 당장의 어려움을 벗어나기 위해 쉬운 길을 택하려 하지 말고 어렵더라도 극복하고 이겨내는 태도가 자신을 발전시키는 길이다.
평소 다양한 경험과 교육으로 업무 역량을 차곡차곡 쌓아야 한다. 공무원 중에서 보고서 작성 교육을 받은 사람이 몇 명이 될까? 일 잘하는 방법과 관련된 책이나, 보고서 작성법, 기획력 향상 관련 도서를 구입해서 읽고 업무에 적용한 사람이 몇 명이 될까? 자기 일에 애정을 갖고 발전시켜보고 싶다는 욕구가 있는 사람이 하는 일이다. 필자도 3년 전만 해도 하루 하는 정도의 보고서 작성 교육을 몇 차례 받아보고, 중앙부처에서 배부한 보고서 작성법을 조금 훑어서 읽어보는 수준이었다. 2021년부터 일 잘하는 법, 시간관리, 보고서 작성법, 기획하는 방법, 글 쓰는 방법, 생각하는 방법, 말하는 방법 관련 책을 수십 권 읽었다. 책을 사서 읽어본 사람과 그렇지 않은 사람은 분명 차이가 있다. 책에서 본 내용을 바탕으로 업무 처리 과정에 적용해 보고 실천해 봤더니 경험과 자기 생각만으로 업무 처리했던 방식과 분명 차이가 있다는 것을 알았다. 수영을 혼자 배운 사람과 수영강사로부터 배운 사람은 속도면이나 갈 수 있는 거리에서 상당한 차이가 나는 것과 같다.
누구나 자기 역량을 강화하기 위해 일 관련 책을 사서 보거나 도서관에서 빌려 볼까? 그렇지 않다고 생각한다. 자기 자신을 소중히 여기고 발전시키려는 욕망이 있는 사람이 아니라면 어려운 일이다. 아무리 영양가 있고 몸에 좋은 약이라고 알려줘도 본인이 필요성을 느끼지 못하면 먹지 않는다. 태도는 자신의 욕망이 있고 없고에 따라 차이가 난다. '태도가 경쟁력이다'라는 말을 최인아 책방의 최인아 대표가 했다. 씨앗을 뿌린다고 모두 뿌리를 내리고 열매를 맺는 것이 아니다. 씨앗에 물을 주고, 거름을 주며, 햇볕도 비춰주고 바람도 쐬어 주어야 잘 자랄 수 있듯이 사람도 일과 자신에 대한 자기 가꿈이 필요하다. 차곡차곡 시간과 노력을 축적하면 자신도 모르는 사이에 높은 수준의 역량을 가지고 일과 자신의 삶에서 큰 힘을 발휘할 것이다.
