AI를 활용한 보고의 기술
팀장의 마음을 먼저 읽는 보고의 기술
사람의 성격은 정말 다르다. 누군가는 계획에 집착하고, 누군가는 관계와 분위기를 중시한다. 또 어떤 이는 세세한 과정보다는 일단 실행이 중요하다 말한다.
그래서 우리는 서로를 이해하려고 MBTI 같은 성격 유형 도구를 쓴다. 물론 MBTI가 모든 것을 설명해주진 않지만, 최소한 ‘이 사람은 이런 방식으로 사고하고 행동할 가능성이 있구나’ 하고 짐작할 수 있게 한다. 성격이 다르면 일하는 방식도 달라지고, 그 결과 조직마다 나아가 팀마다 업무 방식과 문화도 제각각이다.
팀원에게 주어진 과제, ‘맞춰가기’
팀원 입장에서 중요한 과제는 결국 맞춰가기다. 팀장은 팀의 방향과 기준을 정하고, 그 기준에 맞춰 일이 굴러가야 한다.
같은 목표를 향해 나아가려면 팀원의 스타일을 강요하는 게 아니라, 팀장이 기대하는 협업 방식에 맞춰 접근하는 것이 효과적이다.
특히 보고가 그렇다. 보고는 단순한 정보 전달이 아니다. 어떤 방식으로 전달하느냐에 따라 의사결정의 속도와 질이 달라진다. 업무 성격에 따라 필요한 깊이와 형식이 다르기도 하지만, 무엇보다 팀장의 성격과 기대에 맞춘 보고가 훨씬 효율적이다.
시간이 쌓이다 보면 말 한마디, 문서 한 줄만으로도 팀장의 의도를 짐작할 수 있다고들 한다. 그러나 그 경지에 이르기란 쉽지 않다. 팀장은 아무 말 없이도 이해해 주길 바라고, 팀원은 그걸 맞추려 애쓰다 보니 불필요한 긴장이나 오해가 생기기도 한다.
그렇다면 말하지 않아도 딱 맞는 보고가 가능한 이상적인 상태는 어떻게 만들 수 있을까.
기대대로 일이 풀리지 않으면 불만이나 질책이 나오고, 그 과정에서 팀 분위기가 흔들린다.
그래서 중요한 건 보고의 방식을 성격 유형에 따라 달리하는 것이다.
EX)
분석적이고 사실 중심의 팀장이라면? → 숫자와 핵심 요약을 먼저 제시하는 게 효과적이다.
사람 중심의 팀장이라면? → 맥락과 사람에게 미치는 영향을 강조하는 게 훨씬 잘 통한다.
리스크를 중요하게 여기는 팀장이라면? → 대안과 대비책을 먼저 준비하는 것이 신뢰를 얻는 방법이다.
하지만 이걸 알아내는 게 쉽지 않다. 팀장의 선호를 직접 묻는 것도 어색하다. 대부분은 오랜 경험을 통해 조금씩 파악한다. 하지만 그 과정에서 시행착오가 잦고, 팀장의 성향에 따라 팀원 입장에서는 꽤 큰 부담이 될 수 있다.
다행히 이제 우리는 AI라는 도구를 가지고 있다. 이 도구를 활용하면 팀장의 성격과 보고 선호를 빠르게 시뮬레이션할 수 있다.
AI 팀장 시뮬레이션
AI에게 보고 자료를 보여주고, “팀장이라면 어떤 질문을 할까?” 하고 물어본다고 상상해 보자. 그러면 AI는 그 성향에 맞는 질문과 핵심 포인트를 알려준다. 숫자를 좋아하는 타입이라면 가정과 근거를 더 단단히 하라고 조언할 것이고, 리스크를 중시하는 타입이라면 대안과 대비책을 미리 준비하라고 알려줄 것이다.
우리는 훨씬 준비된 상태에서 보고를 할 수 있고, 팀장님은 더 빠르고 정확한 판단을 내릴 수 있다.
다만, 팀장님의 감정이나 현장의 미묘한 기류, 직감에 의한 판단은 여전히 사람의 영역이다
그래도 AI를 통해서 이러한 분위기를 훨씬 더 잘 읽을 수 있을 것이다.
<참고 : AI팀장 만들기>
1. 사례 모으기
언제, 어떤 상황이었는지
무슨 말을 했는지
표정·톤·반응은 어땠는지
무엇을 요구했는지
2. AI 학습시키기
모아놓은 사례와, 팀장님의 성격을 입력한다.
팀장님은 이럴 때 이렇게 반응하셔, 이런 성격을 가지고 있어.
MBTI는 ESTJ라고 하셔
이렇게 학습한 AI는 팀장님 성격처럼 만들어진다.
그럼 계속 학습시키면 점점 더 실제 팀장님과 비슷해질 것이다.
3. 시뮬레이션
시뮬레이션 리허설
실제 보고 자료를 AI에게 보여주고 물어본다.
“팀장이라면 어떤 부분을 더 물어볼까?”
“어떤 자료가 부족하다고 할까?”
이 과정을 거치면 실제 자리에서 흔들리지 않고 대답할 수 있다.
예를 들어 이렇게도 요청할 수 있다.
“이 팀장은 수치자료를 보고를 할 때에는 숫자를 계산기로 확인하는 스타일이다. 주간보고 상황에서 예상 질문 해줘" 그러면 AI가 성격에 맞는 질문을 알려준다.
