예순셋 - 보고와 전달
건설현장에서 “보고와 전달체계”는 현장 투입 전 교육되어야 한다.
현장리더가 시공현장에서 부단히 생각해야 할 45가지
35) 보고와 전달체계는 분명하고 명확하게 이루어져야 한다.
보고와 지시는 단순히 "말을 잘한다"의 문제가 아니다.
보고, 전달체계가 불분명할 때 발생할 수 있는 문제는 다음과 같다.
정보 손실: 지시사항이 누락되거나 일부만 전달되면, 작업자는 잘못된 판단으로 움직인다.
오해와 혼란: 구두지시나 불분명한 메시지는 서로 다른 해석을 낳고, 현장에서는 "누가 그렇게 말했나"라는 공방이 벌어진다.
작업지연과 효율성 저하: 지시사항이 늦게 전달되거나 불명확하면 작업 우선순위가 모호해지고, 불필요한 대기와 재작업이 발생한다.
잘못된 결정과 실수: 불완전한 정보는 잘못된 판단으로 이어진다. 이는 불필요한 공정 변경이나 자재 낭비, 재시공과 같은 실수를 유발할 수 있다.
책임 회피와 혼란: 명확한 보고 체계가 없거나 기록이 남지 않으면, 문제가 생겼을 때 누구의 판단이었는지 책임공방이 일어난다. 이는 조직 내 신뢰를 무너뜨리고 문제 해결 속도를 늦춘다.
정보 왜곡과 손실: 개인이 정보를 독점하거나 의도적으로 축소 왜곡하면, 조직 전체의 판단력이 흐려진다. 이러한 정보 불균형은 협력 관계를 약화시키고 의사결정의 정확성을 떨어뜨린다.
커뮤니케이션 단절과 협업문제: 이런 문화가 반복되면 조직 내 신뢰가 약화되고, 구성원들은 자신을 보호하기 위해 침묵하거나 우회하기 시작한다. 이는 곧 커뮤니케이션 단절로 정보의 흐름이 막히고 팀워크 약화와 생산성 저하로 이어진다.
그렇다면 어떻게 해야 할까?
보고와 전달체계는 명확하고, 반복 가능하며, 기록이 남는 형태로 이루어져야 한다. 지시는 구두가 아니라 문서나 메신저를 통해 구체적으로 남기고, 보고는 '누가, 언제, 무엇을, 어떻게' 했는지를 기준으로 해야 한다.
소통 전달체계의 명확성: 조직 내 정보 전달 경로와 담당자의 역할과 책임을 명확히 정의해야 한다. 정보의 흐름이 체계적으로 구성될 때 혼란은 줄어든다.
명확한 지시와 정보 전달: 모든 지시사항은 구체적이고 이해하기 쉬운 언어로 전달되어야 한다. 수신자가 명확히 이해하고 즉시 행동으로 옮길 수 있도록 표현하는 것이 중요하다.
Bypassing(우회 전달)의 방지: 중간 관리자를 건너뛰는 보고는 일시적으로 빠르게 느껴질 수 있으나, 결국 체계적 통제를 무너뜨리고 혼선을 낳는다. 현장의 정보는 반드시 정해진 경로를 따라 투명하게 흐를 때 신뢰와 효율을 유지할 수 있다.
즉각적인 전달: 보고나 지시는 지체 없이 전달되어야 한다. 시간 지연은 곧 현장 손실로 이어진다. 특히 긴급 상황에서는 '즉시 공유'가 원칙이다.
전달 후 확인: 지시 후에는 반드시 피드백을 통해 수신자의 이해 여부를 확인해야 한다. "이해했나?"가 아니라, "지시 내용을 어떻게 실행할 계획인가?"를 되묻는 방식이 효과적이다.
전달사고에 따른 책임 소재 명확화: 전달 과정에서 오류가 발생했을 경우, 원인과 책임 주체를 신속히 규명해야 한다. 명확한 책임체계는 반복 오류를 방지한다.
정보 공유와 커뮤니케이션 유지: 정보는 개인이 아닌 조직의 자산이다. 특정 개인이 정보를 독점하거나 왜곡해서는 안 되며, 모든 구성원이 동일한 정보를 공유해야 한다.
건설현장에서 보고와 전달은 '누가 위에 보고하느냐'의 문제가 아니라, '조직이 어떻게 살아 움직이느냐'의 문제다. 말이 명확할 때 행동이 일치하고, 정보가 투명할 때 신뢰가 생긴다.
현장 사례:
발전소 전기 공사 현장에서 배관 경로 변경이 설계팀으로부터 구두로 전달되었지만, 공식 보고서가 작성되지 않아 현장 반영이 누락되었다. 시공팀은 기존 도면대로 배관을 설치했고, 며칠 후 검사 과정에서 변경 사항이 반영되지 않았다는 사실이 뒤늦게 확인되었다. 결과적으로 200미터가 넘는 배관이 철거되고 재시공되었으며, 추가 인력과 자재, 장비비용으로 50,000,000원의 손실이 발생하였다. 문제의 핵심은 '누가, 언제, 어떤 방식으로 변경 내용을 전달해야 하는가'가 명확히 정의되지 않았던 것이다. 보고, 전달체계의 모호함이 결국 손실로 이어진 셈이다.
케이블트레이 설치를 앞두고 전기팀과 기계배관팀 간 공정 조정 회의가 충분히 이루어지지 않았다. 전기팀은 배관 설치가 끝난 구간이라 판단하고 작업에 착수했지만, 배관팀은 일부 구간의 수정이 남아 있었다. 결국 서로의 작업이 중복되고, 트레이 일부가 다시 해체되는 상황이 발생했다. 이틀의 지연이었지만, 전체 공정에 연쇄적인 지연이 발생하였다. 문제의 원인은 기술력 부족이 아니라 '보고, 전달체계의 불명확함'이었다.
건설현장에서의 보고와 전달체계는 단순한 절차가 아니라, 품질, 안전, 생산성을 확보하기 위한 요소이다. 명확한 보고체계를 가진 현장은 불필요한 오해와 손실을 최소화하고, 문제 발생 시 신속하게 대응할 수 있다.
결국, "보고의 명확성"은 현장의 신뢰와 효율성을 유지하는 기본으로 '현장 투입 전 필히 교육'되어야 한다.
