회사 보고서는 결론을 먼저 써라
직장에서 보고서 성공 원리
직장인에게는 보고서 작성이 중요합니다. 자신의 창의적 아이디어 혹은 업무의 진행 결과를 보고할 때 말보다는 글로 작성한 서면 보고서가 신뢰를 주기 때문입니다. 그리고 글에는 자신의 의지와 열정을 표현할 수 있기 때문입니다.
이렇게 중요한 직장인 보고서를 작성할 때 필요한 팁을 정리해 봅니다. 그 팁은 SCT입니다. 간단하게(Simple), 결론이 명료하게(Clear) 그리고 타이밍에 맞게(Timely) 보고한다는 의미입니다.
직장인의 보고서에 대해 정리해 봅니다.
1. 보고서 종류
직장에서 보고서는 새로운 아이디어를 작성하는 기획 보고서(기안서), 업무 진행 상황을 보고하는 정기 주간/월간 보고서, 품질, 안전사고 등 사고 발생 보고서, 자금 사용을 허가받기 위한 품의서, 전략을 수립하는 전략 보고서 등이 있습니다.
2. 보고서 작성법
보고서는 작성 순서가 중요합니다. 보고서의 형식을 만들 때 제목, 목적, 결론, 분석내용, 실행과제 순으로 작성합니다. 각 순서별 작성법을 기술합니다.
1) 제목은 튀게 만들어야 합니다.
조직이 큰 경우는 상사가 봐야 할 보고서가 많습니다. 이럴 경우 제목을 튀게 만들어 상사가 관심을 갖도록 해야 합니다. 우리가 인터넷에서 기사를 서치 할 경우에도 제목이 튀면 클릭하게 됩니다.
2) 보고서 첫 번째는 목적을 기술합니다.
보고서는 목적 혹은 배경 작성이 필수입니다. 목적을 작성할 때 원론적이거나 형식적인 내용은 배제하고 실제적인 내용을 기술하는 것이 필요합니다. 그리고 목적은 간단하게 2~3줄 정도가 좋습니다.
3) 이어서 바로 결론을 작성합니다.
보고서를 읽어볼 최종 고객 즉 상사는 상당히 바쁩니다. 그래서 상사는 결론을 먼저 알고 싶어 하기에 결론을 먼저 작성합니다. 그리고 결론 도출까지의 분석 내용을 이어서 기술합니다. 논문을 작성 시 서론 본론 결론의 순서와 다릅니다.
그리고 결론은 명쾌하게 표현합니다. 이 프로젝트는 필요하다 혹은 불필요하다. 잘되고 있다 혹은 문제 있다가 분명해야 합니다. 《저는 조사 및 분석만 했습니다. 결론은 상사가 알아서 하세요》 방식의 보고서는 신뢰를 주지 못합니다. 결론이 없는 보고서는 죽은 보고서와 같습니다.
4) 결론을 작성 후 이어서 분석 내용을 기술합니다.
결론이 도출되기까지 분석한 과정을 작성하고 이해를 돕도록 합니다. 분석 내용은 숫자로 표현하면 이해가 빠를 것입니다. 데이터는 목적에 맞게 활용합니다. 전월 비교 혹은 동기간 비교, 3년 비교 혹은 5년 비교 등 필요에 맞추어 데이터를 활용합니다.
장단점 비교 혹은 경쟁사와 비교하면 좋은 보고서가 됩니다. Option 1, 2로 비교하여 요약하는 것도 방법입니다. 그리고 세부 분석 내용은 첨부로 해서 필요시 보도록 합니다.
5) 마지막으로 향후 해야 할 일을 기술합니다.
보고서가 마음에 채택이 되면 상사는 《이 과제를 어떻게 실현할까?》가 생각됩니다. 그 의문을 해소할 방법을 기록합니다. <what to do> 외 <How to do>를 작성하는 것입니다.
해야 할 일은 6하 원칙에 의해 구체화합니다. 언제 어디서 누가 무엇을 어떻게 해야 하는지 명료하게 제시합니다. 소요 일정, 투자비용 등은 달성 가능하도록 작성합니다. 필요시 시계열로 해야 할 일을 전개하는 것도 필요합니다. 간트 차트 혹은 로드맵 방식의 도표 사용도 좋습니다.
3. 보고서 작성 시 고려사항
보고서는 Simple한 것이 좋습니다. 1페이지 best, 2 페이지 better (세부 내용은 첨부로)가 각광받는 이유입니다.
그리고 경영자에게 보고할 경우 전문 용어보다 쉬운 용어를 선택합니다. 보고서의 Tone & Manner의 일관성도 중요합니다. 보고서에 쓰는 단어는 통일화하고 글자 형식 및 사이즈 등도 일관성이 있도록 합니다. 그림, 삽화 사용은 환영이나 그러나 적절하게 사용해야 합니다. 지나치게 많거나, 중복 혹은 화려하면 손해입니다. 페이지 번호는 필수이고 강조할 문구는 색깔 표시도 좋습니다.
보고서 작성 시 고려해야 하는 것은 보고 받는 대상에 따라 맞춤형으로 작성해야 합니다. 고객의 눈높이에 맞게 용어, 보고서 분량을 결정합니다. 최고 보고서 읽는 분이 CEO, 본부장, 팀장 레벨에 따라 달라집니다
보고서는 타이밍이 중요합니다. 적기에 보고하는 것이 필요하고 납기가 주어진 경우 D-1일에 완성하고 보고해야 합니다.
보고서는 진실하게 작성되어야 하고 데이터 검증은 철저히 하여 거짓 데이터가 있어서는 안 됩니다. 보고서는 보고하기 전 상사의 궁금 사항을 6하원칙에 따라 스스로 점검하여 누락된 것이 없는지 확인하는 습관도 권장합니다. -끝-
