긴 보고서와 짧은 보고서의 용도
내 노력을 더 돋보이게 하는 첨부자료, 보고를 위한 요약본
<어느 부장과 주임의 에피소드>
지난주부터 지시받은 ABC 프로젝트의 보고서 작성으로 한창 바쁜 박주임.
개인적으로는 올해 가장 큰 성과를 냈던 프로젝트였던 만큼 야근을 불사하고 성심성의껏 보고서를 작성했습니다. 누구보다 논리적으로, 객관적으로, 또 각종 통계와 논문으로 뒷받침한 그의 첫 보고서는 누구보다 자신 있었는데요. 장장 40page에 이르는 보고서를 본 그의 부장의 첫마디는 무엇일까요?
Summary의 중요성
어느 정도 경력 있는 분이라면 아시겠죠.
아마 긍정적이진 않았을 거 같습니다. 저도 경력이 길진 않지만, 적어도 긴 보고서를 제대로 된 보고용으로 내기 위해서는 꼭 1가지가 추가되어야 하거든요.
그것이 바로 '핵심 내용'이자 '요약본'입니다. 보통 저렇게 긴 보고서를 임원급, 혹은 간부급에게 보고할 때에는 전체적인 내용을 한눈에 알아볼 수 있는 요약문을 1 page로 작성해서 첫 페이지에 보여드리는 것이 상식 아닌 상식이죠.
조금 더 자세히 살펴볼까요 흔히 우리가 1page를 검토하는 데 사용하는 시간을 1분이라고 해보죠. 박주임이 작성한 40 page를 부장님이 검토하기까지의 시간이 40분이 소요가 됩니다. 40분을 보고 난 후 피드백을 주겠죠. 고쳐오라고요. 그 이후 다시 40페이지, 3차 수정까지 포함하면 다시 40페이지까지 소요되는 시간이 총 120분, 그러니까 2시간이라는 시간을 쓸 수밖에 없는데, 이 시간은 별도의 구두보고나 Q&A를 제외한 시간이라는 점을 아셔야 할 거 같습니다.
보고받는 상사들의 소원은 무엇일까요. 2분, 아니 3분이 걸려도 한눈에 알아볼 수 있는 보고서를 받아보는 것이 상사들이 흔히 말하는 소원이라고 합니다.
얼굴 마주 보는 시간을 1분으로 만드는 1 page 보고서
어느 정도 경력 있는 분이라면 아시겠죠. 보고 시간이 길어지면 길어질수록 여러분은 불리하게 되어 있습니다. 꼬투리 잡을 수 있는 가능성이 그만큼 늘어나기 때문이죠.
여러분은 보고하면서 상사들과 보고서 검토하는 동안 오래 함께 있고 싶으신가요? 아마 상사 분들도 싫어하겠죠 ㅠ 핵심은 이거예요. 30~40분이 아니라 3분만 일겅도 이해되는 보고서. 뭔 놈의 30분을 읽어도 무슨 얘기를 하는지 모르는 종이문서가 아니라, 3분 좋으면 1분만 읽고 이에 대해서 의사결정을 할 수 있는 보고서를 원한다는 것입니다.
간결한 핵심요약. 그렇다면 긴 보고서는 왜 존재하는 것일까요. 모두가 아마 공통적으로 얘기할 겁니다. 보고서는 두꺼워야 한다고. 일단 두꺼워야 하긴 하는데, 이 것을 읽는 독자는 짜증 나는 거죠. 포인트는 하나입니다. 당신에게 보고하기 위해 난 이 많은 자료를 검색하고 작성하고 준비했다는 것을 보여주는 것입니다. 쉽게 이야기하면 나의 노력을 보여주는 것, 조금 어렵게 이야기하면 내가 준비한 자료의 근거를 총집합한 거죠.
1 page 핵심 내용 & 40 page 디테일
핵심을 다시 말씀드리겠습니다. 흔히 Executive Summary라고 이야기하는 요약본은 1page 보고서로 준비해야 합니다. 각각 목차에 있는 요점을 모아 정리해놓았다고 보면 됩니다. 이것이 읽는 상사에 대한 배려이자 여러분의 핵심 메시지가 되는 것이죠. 그리고 바쁜 당신을 위해 신속한 의사결정을 도와주는 이 1 page 보고서와 함께, 이렇게 많은 자료조사와 데이터를 보여주며 이 1 page의 결론에 도달하기까지의 여러분의 과정, 노력을 보여주는 게 필요하다고 말하는 것입니다.
누구나 1 page 보고서로 쉽게 이야기할 수 있겠죠. 그러나 그 메시지가 합리적, 객관적인 근거를 가지기 위해서 필요한 것이 여러분의 노력이자 뒤에 무수히 첨부되는 많은 문서라고 볼 수 있을 것 같습니다. 상사에게 사랑받는 보고서의 한 축. 긴 보고서와 짧은 보고서의 용도를 알아보았습니다.
