배려하는 보고서의 강점
당신이 이해할 수 있는 보고서가 찐 보고서
좋은 보고서란? 상대방이 이해할 수 있도록 배려하라
보고서를 잘 쓰는 것. 업무에서 1위, 2위를 다툴만큼 중요한 역량이라고 생각합니다. 좋은 보고서의 장점을 찾아본다면, 무엇보다도 상사는 의사결정이 빨라질 수 있겠죠. 의사결정이 빨라지면? 여러분이 보고서를 수정하는 시간, 보고를 준비하는 시간이 그만큼 짧아질 수 있다는 겁니다. 그럼 어떤 보고서가 좋은 보고서일까요? 어떤 분야라도 읽는 독자가 이해할 수 있는 보고서가 좋은 보고서입니다.
예를 들어 보겠습니다. 여러분이 교육 분야에 종사하는 실무자일 경우 관련 전문용어를 쓰는 경우가 많겠죠. 2년간 진행되었던 특정 업체와 계약을 진행한다고 하면, 대표에게 제안하는 계약 내용을 어떻게 작성할 수 있을까요?
Case 1. <전문단어 활용한 보고서>
해당 업체는 블렌디드 러닝(Blended Learning)의 대표주자로 디지털 트렌스포메이션을 적용한 신규 플립러닝(Flipped Learning)을 도입하여 학습자에게 맞춤형 교육을 제공하는 한편, 인공지능을 활용한 미래지향적 머신러닝, 딥러닝을 강화하여...
여러분이 회사 대표라면 위 문구를 잘 이해할 수 있을까요. 교육공학, 혹은 관련 분야에 전문성이 있는 분이라면 가능하실 겁니다. 물론 지적도 할 수 있겠죠. 그러나 중요한 내용은 저런 전문용어가 아닌 듯 합니다.
ex 2. <직관적인 1 page 보고서>
해당 업체는 전년도 대비 신규 학습기법을 4개 도입하였습니다. 이는 40%의 효율 증진을 가져올 수 있으며, 학습자에게는 이전보다 만족도 10%의 상승, 13%의 학습성과의 향상을 가져올 것으로 기대됩니다.
조금 고쳐본 내용인데요, 보면 아시겠지만 전문용어가 중요한 것이 아니라 전년 대비 얼마나 나아졌느냐를 따지는 것이 더욱 중요합니다. 한 회사의 대표가 의사결정을 내릴 때 재계약에 필요한 의사결정은전보다 얼마나 더 낫고, 얼마나 더 향상되었는지를 보여주면 되는 것이죠.
잘 쓰려면 '비교'를 활용해라: 숫자와 기호의 중요성
보고서의 정성. 물론 중요합니다. 전문용어 사용도 중요한데, 저런 내용은 전문 요약내용이 아닌 본문에서의 긴 내용으로 몰아두시는 것이 좋다는 것이죠. 업무 효율성에 있어서 가장 빠른 의사결정은 숫자와 기호에 기반했을 때 더 빨라질 수 있습니다.
여러분은 어떤 문서를 받고 싶으신가요? 일가, 다이어리를 제외하고 모든 글은 독자가 읽는 것을 전제로 씁니다. 여러분이 쓰고 있는 글도 '상사'라는 독자가 있는 거죠. 특히 월급이라는 돈을 받고 쓰는 글이니 만큼 상사에게 사랑받을 수 있는 문서를 쓰실 수 있어야 하지 않을까요? 빠른 의사결정을 위한 글은 전문용어가 아닌 비교에 의한 숫자와 기호(%) 등에 의해 결정되고, 이 것들이 들어가는 이유는 '비교'를 위한 것! 이렇게 상사의 의사결정이 빨라지게 되는만큼 여러분의 칼퇴도 보장된다는 점! 기억해주셨으면 좋겠습니다.
