보고서: 설득의 미학

독자를 이해하고 배려하는 글의 비밀

모든 글에는 읽는 사람, '독자'가 있습니다.

보고서를 논하기 이전에 우리는 일반적인 문서의 특징을 살펴볼 필요가 있습니다. 그건 바로 모든 글에는 그것을 보는 사람, 즉 독자가 있다는 것이죠. 이 독자의 특성과 환경을 이해해야 글을 잘 쓸 수 있게 됩니다. 독자가 달라지고 환경이 달라진다면 글도 달라져야 돼요. '상사'라는 독자가 던지는 질문에 우리가 내놓는 답은 그 상사가 누구냐에 따라, 그 환경이 어떻냐에 따라 달라져야 한다는 것입니다.

나만의 글쓰기 '정석'을 만드세요

많은 분들이 글을 잘 쓰고 싶을 때 사례를 많이 찾아보길 원하죠.

좀 더 다양한 case에서의 글을 경험해 보는 것도 좋은 방법입니다. 그만큼 어휘력이 늘기 때문이죠. 그리고 이러한 글을 분석할 수 있다면 더 큰 도움이 될 수 있습니다. 그러나 중요한 것은 여러분만의 글쓰기 '정석'이 필요해요. 나름의 규칙과 노하우, 요령과 기준이 있다면 어떤 글을 보더라도 여러분만의 잣대에서 잘 썼다, 혹은 못 썼다는 평가를 할 수 있겠죠. 물론 그 규칙과 노하우가 남들이 보더라도 어느 정도는 합리적일 필요가 있습니다.

보고에서 대화, 소통은 짧게! 

일반적인 정보 제공은 상대방에게 충분한 시간 속에서 이해할 여지를 많이 주는 것이 필요하죠. 그러나 업무에서는 다르다고 생각합니다. 정말 만약에 여러분이 일하는 전문 분야에 대해 사장님께 보고하는 시간이 있다고 하죠. 과연 그 사장님이 여러분이 설명하는 모든 전문용어를 제대로 이해하고 있다고 가정하고 보고를 받는다고 생각한다면... 그 보고는 여러분에게 유리할까요 불리할까요..?

제 생각을 이야기한다면 정말, 매우, 너무나 힘든 시간이 될 것 같습니다. 상사 본인이 아는 분야이기 때문에, 모든 보고사항에 직접적으로 개입하게 될 여지가 많은 거겠죠. 그렇다면 중요한 것은 무엇일까요. 실무자의 입장에서 편한 것은 의사결정을 하는 상사가 모든 디테일에 관여할 수 있는 여지를 적게 줄 수록 유리합니다. 이 말을 제대로 이해하셔야 해요.

다시 말하면 의사결정권자가 전반적인 맥락과 방향을 정해주고 중요한 결정을 내려주는 것으로 끝내라는 말. 너무 디테일하고 사소한 내용까지 여러분이 굳이 들춰내서 간섭할 기회를 주면 너무 힘들 거라는 얘기입니다. 알면 알수록, 시간이 지날수록 내가 피곤해지게 됩니다.

독자를 배려하는 글쓰기: '비교'하는 언어

결국 중요한 것은 읽는 독자, 즉 상사를 배려하는 글을 쓰셔야 합니다. 대충 훑고도 이해할 수 있는 보고서. 말로는 쉽지만 역시 실제로는 너무나 어렵겠죠. Point는 이거예요. '비교'하는 말. 어떤 보고를 하더라도 의사결정을 위해서는, 우리가 보고하는 내용이 다른 내용보다 얼마나 더 나은지를 얘기하면 되는 것입니다. 예를 들어보죠

<비교 예시>

1. 업체 계약 추진: 다른 업체 대비 10% 저렴하고, 1~2년 앞선 기술을 보유한 업체의 우위성

2. 차년도 업무계획: 전년도 대비 120% 성과 달성을 위한 신규사업 3개 확장, 1개 유지, 2개 개선 등

3. 워크숍/세미나 추진: 내부 직원의 역량 중 다른 요소 대비 부족한 요소의 20~30% 업무효율 증진을 위한 교육내용 구성

이렇게 보시면 아시겠지만 의사 결정하는 사람의 입장에서 비교만큼 쉽게 이해할 수 있는 글은 많이 없습니다. 비교로 시작해서 마무리되는 글이라면 적어도 글쓰기는 어느 정도 이해시킬 수 있는 준비는 끝난 것이 아닐까요?