그래서 요점이 뭐야?

직장생활백서 4편

최근에 있었던 일이다. 우리 어머니께서 백내장 수술을 하는 바람에 즐겨 가시던 수영 레슨의 일정을 한 달 정도 미루어야 하는 일이 있었다. 어머니께서는 다니시던 수영 센터에 전화를 걸었고 아래와 같이 말했다.

M: "안녕하세요? 혹시 저 기억나시나요? 제가 거기 3월부터 다닌 회원인데요. 저번 주에 카운터에 눈 수술한다고 말씀드렸던 사람이에요. 아. 잘 기억이 안나시구나... 제가 사실 수영을 너무 좋아해서 눈 수술하고도 1주일 만에 바로 수영하려고 했는데, 아니 글쎄 병원에서 무려 한 달이나 쉬어야 한다고 하더라고요. 지금이라도 당장 가고 싶은데 참 아쉽더라고요. 안타깝게도 수영장을 한 달 동안 못 갈 것 같아요... 그래서 말인데, 수영 레슨을 한 달 정도 미룰 수 있을까요?"

어머니와 소통을 하면 답답하다고 느낄 때가 많다. 안타깝게도 위의 사례와 같이 말의 핵심을 파악하기가 굉장히 어렵기 때문이다. 비슷한 예를 회사에서도 볼 수 있다.

출처: Pixabay

팀장님: A 씨 그 계약은 어떻게 되었나요?

신입사원: 거래처 영업담당자가 답변을 늦게 주는 바람에 저희 쪽에서도 착수가 늦어졌습니다. 계약검토 과정이 한 달 정도 지연되어서 고객에게 최종 안내 또한 늦을 수밖에 없었습니다. 그 과정에서, 고객 측에서 이러러 저러한 컴플레인도 받았습니다.

팀장님: 계약은 최종 체결 된 건가요? (그래서 요점이 뭐야?)

신입사원: 아 그게, 최종적으로 고객사에서도 잘 이해해 주어서 계약 진행은 잘 마무리되었습니다.

일을 잘하는 사람들은 보고를 할 때 두괄식 보고를 사용한다. 물론 두괄식 보고가 모든 상황에 맞는 보고법은 아니지만, 신속한 상황파악이 필요하고 빠른 결정이 요하는 내용일 때 필요한 표현법이다. 두괄식 표현법은 간단하게 말해서 핵심 내용(결론)을 먼저 말하고, 뒤로 가면서 이를 뒷받침하는 보고법을 말한다.

신입사원들이 보통 자주 저지르는 실수는 업무 보고를 할 때 일의 과정을 구구절절 먼저 설명하고 결과를 마지막에 설명한다. 이러한 보고형식은 미괄식 표현 방법이다. 미괄식 표현의 방법은 보통 이야기의 주제를 잘 모르는 청중, 관심이 없는 청중들의 주목을 이끌 때 순차적으로 배경 및 과정 등을 설명하기 알맞은 방법이다.

미괄식 표현법은 상사에게 보고를 할 때에 적절하지 않은 방법이다. 이미 일에 대한 배경과 업무에 대해서 잘 알고 있는 상사들이다. 그리고 당신의 상사들은 시간이 없는 바쁜 사람들이다. 상사들은 일반적으로 당신보다 더 많은 일을 담당하고 있으며, 긴박하게 돌아가는 상황 속에서 신속한 결정을 내리기 위해서는 사안의 핵심을 파악하는 것이 중요한 사람들이다. "김대리 이번 달 매출 목표 맞췄나?" 또는 "최 과장 이번 주까지 거래처에서 납품기일 받을 수 있을까요?" 등에 질문에 가급적이면 '네' or '아니요'식으로 질문자의 답을 명쾌하게 해소할 수 있는 답변이 먼저 나와야 한다.

PS. 여담으로 필자는 두괄식 표현에 너무 익숙하여 어머니와 대화를 할 때 매우 답답함을 느낀다. 나는 뼛속까지 직장인인가 모양이다. 두괄식 표현에 단점이라고 한다면 이런 거 아닐까 싶다.