여비와 출장비의 비용처리
개요
기업의 업무상 여비나 출장비는 당연히 인정되어야 하는 비용이다. 다만 세법은 과다하거나 부당한 경우 인정하지 않는다는 규정을 두고 있다(법인세법 제26조 제3호).
업무수행 상 필요한 경우
우선 여비는 업무수행 상 필요한 경우만 인정한다.
시행령에서는 임원 또는 직원이 아닌 지배주주 등(제43조 제8항에 따른 특수 관계에 있는 자 포함)에게 지급한 여비는 손금으로 인정하지 않는다고 정하고 있다(법인세법시행령 제46조). 임직원이 아닌 경우 기업을 위한 업무가 아닐 것이므로 당연한 것이다.
임직원의 해외여행 여비는 그 여행이 당해 법인의 업무수행 상 통상 필요하다고 인정되는 부분만 기업의 비용으로 인정한다. 따라서 법인의 업무수행 상 필요하다고 인정되지 아니하는 여행의 여비와 법인의 업무수행 상 필요하다고 인정되는 금액을 초과하는 부분의 금액은 원칙적으로 당해 임직원에 대한 급여로 본다. 특히 해외여행이 여행기간의 거의 전 기간을 통하여 분명히 법인의 업무수행 상 필요하다고 인정되는 것인 경우에는 그 해외여행을 위해 지급하는 여비는 사회통념상 합리적인 기준에 의하여 계산하고 있는 등, 부당하게 다액이 아니라고 인정되는 한 전액을 당해 법인의 손금으로 한다.
임직원의 국내여행과 관련하여 지급하는 여비도 당해 법인의 업무수행 상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한하여 손금산입하며 초과되는 부분은 당해 임원 또는 사용인의 급여로 한다.
여비와 급여의 구분
업무수행을 위하여 출장할 때 ‘실제 소요되는 비용’으로 지급받는 금액은 실비변상적인 성질의 급여로 비과세되는 것이나, 실제 소요된 비용과 관계없이 여비출장비 등의 명목으로 정기적으로 지급받는 금액은 근로소득으로 과세한다.
해외여행의 경우
임직원의 해외여행이 법인의 업무수행 상 필요한 것인가는 그 여행의 목적, 여행지, 여행기간 등을 참작하여 판정할 일이다. 다만, 관광여행의 허가를 얻어 행하는 여행, 여행사 등이 행하는 단체여행에 응모하여 행하는 여행, 동업자단체 등이 주최하여 행하는 단체여행으로서 주로 관광목적이라고 인정되는 것은 원칙적으로 법인의 업무수행 상 필요한 해외여행으로 보지 아니한다. 그러나 관광여행이라도 그 해외여행기간 중에 있어서의 여행지, 수행한 일의 내용 등으로 보아 법인의 업무와 직접 관련이 있는 것이 있다고 인정될 때에는 법인이 지급하는 그 해외여행에 소요되는 여비 가운데 법인의 업무에 직접 관련이 있는 부분에 직접 소요된 비용(왕복 교통비는 제외)은 여비로서 손금에 산입한다.
임원이 법인의 업무수행 상 필요하다고 인정되는 해외여행에 그 친족 또는 그 업무에 상시 종사하고 있지 아니하는 자를 동반하면서 그 동반자와 관련된 여비를 법인이 부담하는 때의 그 여비는 그 임원에 대한 급여로 한다. 다만, 그 임원이 상시 보좌를 필요로 하는 신체장애자이므로 동반하는 경우, 국제회의의 참석 등에 배우자를 필수적으로 동반하도록 하는 경우, 그 여행의 목적을 수행하기 위하여 외국어에 능숙한 자 또는 고도의 전문적 지식을 지니는 자를 필요로 하는 경우에 그러한 적임자가 법인의 임원이나 사용인 가운데 없기 때문에 임시로 위촉한 자를 동반하는 경우 같이 분명히 그 해외여행의 목적을 달성하기 위하여 필요한 동반이라고 인정되는 때에는 그러하지 아니하다.
임직원이 업무상 해외여행을 하면서 별도로 관광을 한 경우 그 비용은 그 임직원에 대한 급여로 본다. 임직원이 해외여행을 할 때 그 해외여행기간에 걸쳐 법인의 업무수행 상 필요하다고 인정할 수 없는 여행을 겸한 때에는 그 해외여행에 관련하여 지급되는 여비를 법인의 업무수행 상 필요하다고 인정되는 여행의 기간과 인정할 수 없는 여행의 기간과의 비에 안분하여 업무수행과 관련 없는 여비는 이를 당해 임원 또는 사용인에 대한 급여로 한다. 이 경우 해외여행의 직접 동기가 특정의 거래처와의 상담, 계약의 체결 등 업무수행을 위한 것인 때에는 그 해외여행을 기회로 관광을 병행한 경우에도 그 왕복교통비(당해 거래처의 주소지 등 그 업무를 수행하는 장소까지의 것에 한함)는 업무수행에 관련된 것으로 본다.
합리적인 기준과 증빙
합리적인 기준과 증빙을 갖추어야 인정한다. 부당한 경우에는 인정하지 않는다.
임직원 여비는 업무수행 상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한하여 사용처별로 거래증빙과 객관적인 자료를 첨부하여야만 손금산입이 가능하다. 증빙서류가 불가능한 경우는 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위 내의 금액과 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위 내의 지급은 손비로 인정된다. 이에 해당하는지의 여부는 합리적인 기준에 의거 회사의 규모, 출장목적, 업무수행 여부 및 정도에 따라 사실 판단할 사항이다. 법인의 업무수행 상 필요하다고 인정되는 범위 안에서 지급규정, 사규 등의 합리적인 기준에 의하여 계산하고 거래증빙과 객관적인 자료에 의하여 지급사실을 입증하여야 한다. 다만, 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위 내의 비용과 당해 법인의 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위 내의 지급은 그러하지 아니한다.
국내외출장 임직원에게 회사 여비규정에 따라 일당, 숙박비를 정액으로 제공한 경우 비과세여부를 질의한 결과 국세청은 두 가지 예규로 대답하였다. 첫째 출장규정에 따라 일비와 숙박비를 지급한 경우 출장목적, 출장지, 출장기간 등을 감안하여 실지 소요되는 비용을 충당할 정도의 범위 내에서는 실비변상적인 성질의 급여로 본다. 둘째 임직원이 직접 해외여비를 지출한 후 그 지출한 금액을 정산하여 지출증빙서류에 의하여 확인하여 사후 지급하는 때에는 출장비로써 근로소득에 해당하지 아니한다.
그러나 사규에 따라 업무와 관련하여 출장하는 임직원에게 지급한 경비 중 사업자로부터 거래 건당 3만 원 이상의 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급한 금액에 대하여 지출증빙을 수취하지 아니한 경우에는 증빙불비가산세가 적용된다.
해외의 경우 지출증빙가산세가 적용되지 않으나 증빙이 없으면 비용으로 인정받을 수 없다.
