트렐로로 프로젝트 잘 관리해보겠습니다!
우리 회사에 딱 맞는 툴을 찾아나서는 프로덕트 오너의 여정
앱 서비스 기획으로 실무를 시작한 내게 전체적으로 프로젝트를 관리할 수 있는 기회가 주어졌다. 창업한 지 만 7개월 차, 업무 효율성 향상을 위해 협업 툴을 하나씩 도입하기 시작한 상황이었다. 기업 내 협업을 위한 SaaS가 다양해지고 고도화되면서 우리 팀의 상황에 적합한 툴을 채택하기 위해 검토했다. 그중에서도 프로젝트 관리 툴인 트렐로(Trello)를 선택하게 된 배경을 먼저 다뤄보려고 한다.
* 트렐로 소개 & 사용법 참고자료: https://trello.com/guide
어떤 기준으로 툴을 골라야 할까?
프로젝트 관리를 위한 툴을 선택하기 위해 다음 세 가지 기준을 우선순위에 따라 나열해보았다.
1. 도입 장벽이 낮아야 한다.
우리 팀은 소규모로 구성, 즉 개인의 업무 비중도가 높다. 따라서 프로젝트 관리 툴 도입에 너무 많은 시간과 인력 리소스가 투입되지 않았으면 했다.
또, 제대로 프로젝트 관리 툴을 도입하는 첫 시도라는 점에서 역시 낮은 도입 장벽이 중요했다.
2. 간편하게 실시간 업무 진행 상황을 확인할 수 있어야 한다.
프로젝트 관리 툴의 본질이다. 프로젝트를 관리하는 입장에서 지금 업무가 어느 정도 진행되었는지, 얼마나 남았는지 주기적으로 체크할 수 있어야 한다.
3. 수정 및 작성 권한이 명확해야 한다.
누구에게나 수정권한이 열려있다면 수정 히스토리를 확인할 수 있다고 한들 혼란이 생기기 마련이다. 또, 디자인 팀, 마케팅 팀 여기저기서 요청사항이 들어오면 개발 팀의 피로도는 증가한다.
이런 일을 방지하기 위해 작성자와 뷰어의 권한이 분리되어야 했다.
왜 트렐로인가?
트렐로는 세 가지 기준에 모두 부합했다!
먼저, 정말 간단하고 직관적이다. 포스트잇으로 관리하는 칸반보드를 그대로 옮겨놓은 듯 하다. 모든 직원들이 10여분 정도 살펴보며 기능을 금방 파악했다. 한 번의 클릭으로 카드를 형성하고 드래그 앤 드롭 방식으로 옮길 수 있다.
또, 웹이나 모바일을 통해 실시간으로 동기화된 업무 진행 상황을 확인할 수 있다. 특정 업무에 대한 내용은 하나의 카드에 모두 작성되기 때문에 한 눈에 보기도 쉬웠다.
모든 사람이 내용을 수정할 수 있는 노션과 달리 카드를 생성하고 이동, 수정할 수 있는 editor와 댓글만 작성할 수 있는 observer로 권한도 명확하게 구분된다.
이 모든 기능을 무료로 사용할 수 있다는 점 역시 큰 메리트로 작용했다.
트렐로에도 단점은 있다. 노션이나 지라와 달리 트렐로에서는 (무료 버전을 사용한다면) 카드끼리 연결할 수 없다. 규모가 어느 정도 있는 팀에서 개발 협업을 해야 하는 상황이라면 치명적인 단점이다. 이 경우에는 지라 또는 지라와 트렐로를 함께 사용하는 것을 추천한다.
결국 제일 중요한 것은 우리 팀/회사에 가장 잘 맞는 협업 툴을 고르는 것이다!
트렐로를 어떻게 사용하고 있을까?
우리는 리스트를 Waiting list / To do / In progress / Done 네 가지로 구성했다.
현재 진행중인 업무들을 보관하는 In progress를 기준으로 업무가 완료되면 Done으로 카드를 이동시킨다. To do에는 현재 진행중인 업무들이 완료되면 진행을 시작할 업무들을 보관한다. 팀 규모가 작기 때문에 각 리스트에는 2~3개의 업무를 유지하려고 한다. 따라서 Waiting list는 아직 To do에 포함되지 않는 예정 업무들을 보관한다. To do가 바로 진행해야 할 예정 업무라면 Waiting list는 그보다 우선순위가 낮은 예정 업무들인 것이다.
카드를 생성하면 동시에 라벨을 통해 업무를 분류하고 (업무 종류 - 개발/개선 요구사항/버그리포트, 카테고리 - 앱1/앱2/어드민 등) 관련 기획사항을 첨부파일과 설명으로 남긴다.
Waiting list의 카드가 To do 로 이동하면 카드 별로 업무 담당자와 데드라인을 지정한다. 그리고 업무 내 세부적인 task들을 개발 팀과 논의를 통해 체크리스트로 형성한다. 업무를 진행함과 동시에 체크리스트에서 세부 task들을 지워나가면 된다.
우리 팀의 트렐로 보드이외에도 트렐로에서 다양한 확장 기능(Power-ups)을 선택할 수 있다. 무료 버전에서는 하나의 확장 기능만 선택할 수 있다. 두 개 이상의 확장 기능을 사용하려면 유료 버전이 필요하다.
확장 기능을 통해 업무 우선순위를 라벨로 표시하거나 (Card priority by screenful) 지라와 트렐로를 연동할 수 있고 (Jira) 카드 내에 투표 기능을 사용 (Voting) 할 수도 있다. 위에 설명한 트렐로의 단점인 카드를 연결할 수 없는 부분도 확장 기능을 선택한다면 가능하다. (Card dependencies by screenful)
결론은...
극초기 스타트업처럼 10인 이하로 구성된 소규모 팀이라면 트렐로를 이용해 칸반 보드로 간편하게 프로젝트를 관리하는 방식을 추천한다! 지라를 사용하고 있긴 한데 기능을 겉핥기 식으로 사용한다 싶은 경우도 트렐로를 추천한다. 여러 프로젝트 관리 툴을 종합해 봤을 때 가장 집약적인 툴이 바로 트렐로다.
트렐로부터 시작해 팀 관리에 필요한 요소들을 고려해 확장 기능을 추가하거나 다른 툴을 고려해보아도 좋을 것 같다. (마침)�
