당신의 역량을 보여주는 보고서

임원으로 가는 길_3. 회사의 핵심 인력이 되기 위하여

회사에서 당신의 업무 역량을 나타내고 평가받는 방법은 크게 2가지이다.

· 글로써 표현하는 ‘보고서’

· 말로써 표현하는 ‘발표’ 또는 '구두 보고'

世間에 ‘보고서 잘 쓰기’에 대한 노하우를 담은 책들이 무척 많지만, 여기에서는 보고서 작성의 일반적인 이야기보다는 ‘보고받는 임원의 관점’과 ‘대표이사에게 보고하는 조직장의 관점’에서 느꼈던 바를 소개한다.

보고서의 첫 출발점은 이 보고를 ‘왜 하는지’를 알고 시작한다

‘왜 하는지’를 모르고 작성된 보고/품의서의 완성도는 높을 수가 없고, 수차례의 수정/보완을 해야 하는 시간적•노력적 낭비의 발생을 피할 수 없다.

보고서 첫 줄을 ‘Why’로 시작해 보라.

‘기안자/팀장/담당 임원’ 모두 ‘왜 하는지’를 당연히 생각하게 되고, 보고서의 스토리가 만들어지기 때문에 칭찬받는 보고서가 될 수 있다.

· 이 보고를 왜 하지? 중요한가? 꼭 지금 해야 하나? (Why)

· 현재 상태는 어떤데? 문제가 뭐지? (Why)

· 문제가 발생한 원인은 뭐지? (Why)

· 원인을 어떻게 해결하지? (How)

· 해결하기 위해 무엇을 하지? (What)

'보고받는 사람의 관점'에서 작성하고, '보고받는 사람의 성향'에 맞게 대면 보고한다.

피보고자 관점의 보고서란,

‘의사결정권자가 그 보고(서)를 통해 의사 결정을 할 수 있게 작성되었나?’이다. 달리 표현하면 '내부 고객(보고받는 사람) 만족'의 관점이다. 수백 건의 보고/품의서를 보고 받아본 경험상 ‘피보고자 관점’으로 작성된 경우는 기대보다 많지 않았다.

· 전결권자가 누구냐(팀장/담당임원/사업부장(실장)/대표이사)에 따라 그 전결권자의 시각에서 작성되어야 하고,

· 보고받는 리더들의 성향에 따라, 1) 보고서의 형식(Word / PPT), 2) 흐름(두괄식 / 미괄식), 3) 말로 보고하는 방식(상사가 '독해형'인지 '청취형' 인지에 따라)도 달라야 한다.

‘대표이사 전결 보고서’ 일 경우, 팀원의 보고를 받는 라인 상의 모든 상사(임원 포함)들도 본인의 관점이 아닌 대표이사의 관점에서 피드백을 해 주어야 한다.

보고서 상의 ‘오탈자’와 ‘숫자 오류’가 없어야 한다

나는 보고받을 때(스크린을 통한 보고가 대부분) 오탈자 / 숫자 오류가 있으면 반드시 지적하였다.

‘전무가 보고 받으면서 오탈자만 보고 있나?’ 비난할 수 있지만 그렇지 않다.

나는 오류를 지적하고 나서 항상 덧붙여 이야기한다.

“오탈자 / 숫자 오류가 있을 수 있다. 하지만 중요해 보이지 않는 작은 오류가 2개 이상 나오면 보고서 전체의 신뢰를 떨어뜨린다.”, "그렇게 되면 보고가 1번에 끝나기 어려워지고 시간 낭비가 발생한다."

보고서에 오류가 복수로 나타나면 보고받는 사람의 관점은 다음과 같다.

· 보고서에 대한 의심을 시작한다.

· 또 다른 오류가 없는지 피보고자는 신경 쓰게 되어 집중력을 떨어뜨린다.

· 보고하는 사람의 이야기가 설득력 있게 들리지 않는다.

· 보고자에 대한 부정적인 인식이 형성된다. (꼼꼼하지 않은 직원)

따라서 ‘보고/품의서’는 수 차례 검토를 통해 오류가 없도록 해야 한다. 오탈자 몇 개로 보고를 망치는 우를 범해서는 안된다.

프레젠테이션 보고(서)

반드시 ‘페이지 메김’을 한다

· '페이지 메김'을 하는 이유 : 보고받는 사람에 대한 배려 (내부 고객 만족)

· 1페이지는 ‘표지’부터 시작

‘목차’를 표지 다음의 별도 장표로 두지 말고, 가급적 ‘표지’에 포함시킨다.

· ‘전체 페이지수’와 ‘현재 페이지’를 반드시 함께 표기한다. (예 : 03/20 : 총 20 페이지 중 3페이지)

① 전체 페이지수 : 피보고자는 이 보고의 소요 시간을 추정한다.

② 전체 및 현재 페이지 함께 표기

피보고자는 이 보고가 어느 정도 진행되고 있는지 파악할 수 있고 (예 : 10/20 일 경우 ‘반 정도 진행 되었구나’), 질문 또는 의견 개진의 타이밍을 조절한다.

요약 장표를 만들 것인가?

내가 보아온 대부분의 ‘PPT 보고서’에는 ‘전체 요약 장표’가 포함되어 있었다.‘요약 장표’를 포함하는 것은 전혀 문제가 없으나 발표자가 발표 방향을 선택하고 진행하는 것이 좋다.

발표자들이 앞쪽 ‘요약 장표’에서 짧지 않게 이야기를 하고, 이어서 본문 들어가서 또다시 그 내용을 반복하여 발표하는 경우가 적지 않았다. 피보고자 입장에서는 중복되는 내용으로 인해 시간이 길어지고 집중력이 떨어진다.

따라서 발표자는 발표 방향을 선택하고 발표를 시작하는 것이 모두에게 효율적이다.

방향 1) 요약 장표에서 발표하고자 하는 내용을 충분히 설명하고, 본문에서는 자료(사진, 데이터 등)에 대하여 보충 설명을 한다.

방향 2) 요약 장표에서 타이틀만 간략히 언급하고, 본문 위주로 발표한다.

회의실에서는 가급적 ‘앞에 나가서 발표하라

회의실에서 PPT 스크린(화면)으로 많은 사람들을 대상으로 보고할 경우, 회의 테이블에 앉아서 하지 말고 앞으로 나가서 앞 공간을 충분히 활용하라.

앞으로 나가서 발표하면 참석자들의 집중력을 높일 수 있고, 본인이 강조하고 싶은 내용을 스크린 터치(손 또는 지휘봉 등)를 통해 주목하게 할 수 있고, 기본적으로는 보고하는 자세가 되어 있다는 인식을 얻을 수 있다.

나는 '주간 부서장(임원) 회의'이던 '전사 월간 보고회'이던 항상 앞에 나가서 발표를 하였다. 나가서 발표하지 않는 다른 부서장(임원)들이 불편해 할 수도 있으나 위에 언급한 이유로 항상 같은 스탠스를 유지하였다.