상사의 피드백을 기록하지 않는다

[사례 연구] 상사가 불편해 할 수 있는 상황

Situation

대기업 건설사 주택사업본부,

본부장 A / 품질실장 B / 도시정비팀장 C / 개발사업팀장 D / 주택사업관리팀장 E
 

A본부장 주관 ‘2023년 2/4분기 사업본부 분기 보고회’가 진행되었다.

사업본부 내 부서장(실장 및 사업부장) 별 발표가 있었고, A본부장은 부서별 발표를 듣고 나서 각각 피드백을 하였다. 그리고 모든 보고가 끝난 후 보고회 전체에 대한 A본부장의 총평이 이어졌다.

A본부장은 보고회 내내 20여 명의 보고회 참석자들의 태도(집중도)를 계속 살펴보았다.

B실장은 처음부터 끝까지 아무런 기록을 하고 있지 않았고, C팀장은 계속 핸드폰을 만지고 있었고 (사실은 핸드폰으로 기록 중), D팀장은 본인이 피드백할 때 프린트한 보고서 뒷면에 긁적이고 있었다.

참아오던 A본부장은 총평을 마치고 본인의 피드백을 제대로 기록하지 않은 일부 참가자들을 질책한다

A본부장 : “B실장, 당신은 내가 이야기한 지시사항을 다 외우나?”

A본부장 : “C팀장, 자네는 내가 이야기하는데 계속 휴대폰만 만지작거리고 있나? 내 말이 말 같지 않나?”

A본부장 : “D팀장, 보고서 뒷면에 긁적거려 놓다가 조금 뒤 보고서 폐기할 것 아닌가? 내 이야기가 그렇게 가치가 없나?”

A본부장은 사업본부 기획팀장(E팀장)에게 한마디 남기고 자리를 박차고 나가버린다.

“E팀장, 경영관리본부에 이야기하여 사업본부 리더들 대상으로 기본 교육 다시 시켜달라고 해!”

Issue

만약 대리급 직원인 당신이 신입사원과 1:1 미팅을 하면서 그에게 업무 설명 및 코칭을 하고 있는데 신입사원이 아무런 기록도 하고 있지 않다면 어떤 생각이 들겠는가? 나를 무시하고 있다는 생각이 들어 당황스럽고 기분이 나쁠 것이다.

A본부장은 집중하지 않는 보고회 참석자들 때문에 보고회 내내 거슬리고 불편하다. 전혀 기록하고 있지 않는 B실장에 대해서는 본인을 무시하고 있다는 생각이 들고, 휴대폰만 만지작거리고 있는 C팀장은 당장이라도 회의실을 나가라고 하고 싶다. 기록은 하고 있지만 문서 뒷면에 긁적이고 있는 D팀장은 마지못해 기록하고 있다는 느낌이 든다.

평소 유연한 리더십을 발휘하는 A본부장이라도 이 상황에서는 그들을 질책할 수밖에 없다. 본인의 권위가 손상되었다는 생각과 함께 본인이 지시한 사항들이 제대로 Follow-up 될까 하는 불안감이 A본부장을 화나게 만들었다.

보고 또는 회의 시의 기록은 업무 누락을 방지하는 작업일 뿐만 아니라 직장 생활에서 상대방에 대한 기본 매너(예절) 중의 하나이다.

Solution

 

보고(회) 또는 미팅 상사가 하는 이야기를 기록하지 않으면 상사는 당신이 집중하고 있지 않다고 생각할 뿐만 아니라 자신을 무시한다고 생각할 것이며, 이는 신뢰의 하락과 이어진다.

기록을 하고 있더라도 상사가 기록하고 있음을 인지하지 못하거나 성의 없게 기록을 하고 있다면 그 결과는 같다.

 

상사와 커뮤니케이션할 때 반드시 메모 준비를 한다

상사와 업무에 대한 커뮤니케이션을 할 경우 반드시 메모할 준비를 하고 참석해야 한다. 메모장은 기록하는 도구이자 상사에게 보여주는 나의 태도이다. ‘당신의 이야기(지시사항)를 기록하고 팔로업 할 준비를 갖추고 있다’는 의사표시이기 때문이다.

메모 준비가 되어 있음을 나타내는 ‘디스플레이’(상대방의 인지)가 중요하다

가끔씩 테이블 밑에 노트를 두고 기록하는 사람이 있다. 상대방(상사)은 그 사람이 뭐 하고 있는지 알 수 없어 오해할 수도 있으며, 기록하고 있음을 알고 있더라도 소심하고 자신감이 없는 사람으로 인식될 수 있다. 메모장을 상대방의 눈에 잘 보이는 곳에 두고 기록하자.

가급적 규격화되어 있는 메모장을 사용하라

보고서 앞면 빈 여백 또는 뒷면에 기록하는 행태도 상사로부터 오해를 받을 수 있다. 성의 없이 기록하는 것으로 보일 수 있으며, 상사의 이야기가 중요하지 않다는 인식을 줄 수 있다. 상황에 따라 다를 수 있지만 규격화되어 있는 메모장(업무 노트, 업무 수첩 등)을 준비하고 사용하라.

휴대폰으로 기록할 경우에는 상당한 주의가 필요하다

최근 휴대폰으로 업무 기록을 하는 사람들이 적지 않지만, 그럴 경우에는 반드시 상사가 인지할 수 있도록 해야 한다. 하지만 상사가 건너편에 앉아 있을 경우 현실적으로 어렵다.

휴대폰으로 메모하고 있음을 상사가 알기 어려운 상황이라면 필기하는 방법이 좋다. 정성껏 기록하고 있음에도 ‘휴대폰만 만지작거리고 있다’는 오해를 받아 신뢰를 잃지 않으려면.

간략한 구두 보고를 할 경우 ‘포스트잇’을 활용하자

진행 업무에 대하여 상사와 커뮤니케이션 하거나 상사가 찾았을 때(찾은 이유를 예상할 수 있을 때), 상사와 나눌 이야기의 키워드를 ‘포스트잇’에 기록하고 가지고 가길 추천한다. 대화를 나눌 때도 의도적으로 ‘포스트잇’을 보면서 이야기를 해 보시라.

상사가 아래 둘 중 어떻게 생각할지는 굳이 언급하지 않는다.

‘짧은 내용도 못 외워서 적어오나?’

‘이야기할 것을 미리 생각하고 준비하고 있군!’

업무 이외의 경우에도 ‘소수첩’을 지참할 것을 권장한다

상사와 점심이든 저녁이든 식사를 함께 할 경우 또는 같은 차를 타고 이동할 경우 ‘소수첩’을 가지고 다닐 것을 추천한다. 단, 상사가 당신이 ‘소수첩’을 준비하고 있다는 것을 알 수 있게 디스플레이해야 한다.

상사와 식사할 때 테이블 위에 지참한 ‘소수첩’을 본인 자리 한쪽에 올려 두어 보라. 상사는 긍정적인 반응이 보일 가능성이 높고, 더불어 준비성 있는 당신에 대한 신뢰도 올라갈 것이다.