"내가 지시한 건, 어떻게 되었어?"
[사례 연구] 상사가 불편해 할 수 있는 상황
Situation
대기업 건설 계열사 주택사업본부장 A / 주택사업기획팀장 B
최근 ‘LH공사’의 부실시공이 사회 이슈화 되면서 국회에서 ‘주택법 일부 개정안’이 발의되었다. 이에 A본부장은 B팀장에게 ‘주택법 개정안’에 대하여 보고할 것을 지시하였다.
업무 지시한 지 1주일이 지났는데도 아무런 소식이 없어 A본부장은 불편한 상태에 있다. A본부장은 퇴근하는 길에 1층 로비에서 B팀장과 우연히 마주쳤다.
A본부장 : “지난번에 내가 지시한 건, 어떻게 되었나?”
‘주택법 개정안’ 보고서 작성으로 고심해 오고 있던 B팀장은 갑작스러운 A본부장과의 만남과 질문에 당황하여 얼떨결에 대답한다.
B팀장 : “내일 중으로 보고 드리겠습니다.”
A본부장 : “지시한 지 1주일이 지났는데… 자네는 내가 찾아야 이야기 하나? 아무튼 내일 이야기하자고!”
Issue
일(업무)의 생명 중의 하나는 ‘Speed’이다.
결과물이 좋더라도 스피드가 늦으면 그 의미는 크게 줄어든다.
더불어 지시한 업무에 대하여 상사가 먼저 진행상황을 묻게 된다면 그 순간부터 감점의 시작이다. 상사의 머릿속에는 여러 업무가 혼재해 있지만, 대부분은 각 업무에 대하여 항상 일정을 체크하고 있다.
위 사례와 같이 상사가 찾아서 보고하게 되는 경우, 그 보고가 성공적으로 마무리되기는 어렵다.
보고자는 이미 수세적 입장에 서 있게 되고 심리적으로 매우 위축되기 때문에 자신 있게 보고하기 쉽지 않다.
Solution
업무 지시를 받을 때 ‘보고 일자’를 상사와 협의하여 정하자
평소 생활에서도 마찬가지이지만 특히 회사 생활에서의 ‘예측 가능성’은 매우 중요하다. 사람에 대한 ‘예측 가능성’과 일에 대한 ‘예측가능성’. 그것의 유무에 따라 조직의 안정성과 업무의 효율성이 크게 좌우된다. 업무 보고 일자도 미리 정해 둔다면 보고하는 사람도 받는 사람도 불안감 없이 안정적으로 업무를 진행할 수 있다.
단순한 보고 건을 제외하고 상사로부터 업무 지시를 받을 때 언제까지 보고하면 되는지 상사에게 물어보자. 그러면 상사는 여러 상황을 고려하여 마감 일자를 제안할 것이다. 그 일자까지 무리가 있다고 생각된다면 상황을 설명하고 여유 시간을 좀 더 확보하자.
“최대한 빨리 보고해.”라고 상사가 이야기하더라도 본인이 가능한 일자를 제안하자. 그러면 상사는 동의를 하던지 본인이 원하는 일자를 이야기할 것이다.
보고 일자가 정해져 있지 않다면 보고자는 항상 불안해질 수밖에 없다. 상사가 언제 찾을지 모르기 때문에.
기안자 기준의 완성 보고서로 첫 보고를 해서는 안된다
보고 마감 일자에 (사전 커뮤니케이션 없이) 본인 기준의 완성 보고서를 들고 오는 직원(또는 팀장)이 적지 않다. 이 경우 보고를 성공적으로 마치기는 매우 어렵다. 상사가 생각하는 관점이나 의견이 다를 수 있기 때문에 재보고 가능성이 높다. 당연히 회사 자원(시간)의 손실이 발생한다.
보고자가 바라보는 시각과 상사가 판단하는 시야는 다르다. 상사는 보고자 보다 많은 정보와 차상위 상사의 관점 등을 종합적으로 고려하여 의사결정하기 때문에, 상사와 아무런 사전 커뮤니케이션 없이 보고서를 들고 간다면 한 번에 통과하기 쉽지 않다. 한 번에 통과한다면 그 보고자는 역량과 감각이 매우 뛰어난 사람이다.
최종 보고 하기 전에 반드시 상사와 사전 커뮤니케이션(중간보고)을 하자.
중간보고를 하자
중간보고의 중요성은 회사생활을 언급한 많은 책들에서 강조되고 있다. 중간보고를 왜 하는지 그 목적을 명확히 인식하는 것이 중요하다.
마감 일자를 지키기 어려울 경우 반드시 중간보고 하자
시간을 지키지 못할 경우에는 꼭 중간보고를 해야 한다. 현재까지의 진행 상황이 어떤지, 어떤 이유로 늦어지고 있는지, 언제까지 보고할 수 있는지를 상사에게 알려야 한다. 마감 일자를 지키지 못해 혼나는 것보다 중간보고를 통해 한 단계 쿠션을 거치는 것이 훨씬 낫다.
중간보고는 여러 번 하는 것이 좋다
여러 번 중간 보고 하는 것을 귀찮아하는 상사가 있다면 그 상사의 자질을 의심해 볼 필요가 있기 때문에 논외로 한다.
우선은 보고서의 방향성이 작성되면 상사에게 중간보고 하자. 내 생각의 흐름을 미리 보고하는 것이다. ‘큰 목차, 작은 목차, 목차별 키워드’ 수준으로 간략히 정리하여 보고하자. 그러면 상사는 본인이 생각하는 방향성을 이야기할 가능성이 높다. 아무런 반응이 없다면 본인이 생각한 대로 진행하면 된다.
보고서 작성 중간에 판단하기 어려운 사항이 있을 경우에도 상사와의 식사 시간, 외부 동행 등 적절한 기회를 이용하여 상사의 의중을 태핑해 보자. 단, 태핑 할 때 본인의 의견을 가지고 이야기해야 한다. 상사에게 '어떻게 할까요'라고 묻는다면 역공을 당할 수 있다.
구두로 중간보고를 할 경우라도 메모지에 적어서 커뮤니케이션 하자. ‘포스트잇’ 사용을 추천한다.
‘포스트잇’에 주요 키워드를 적고 그것을 보면서 보고하면 당신에 대한 상사의 신뢰는 올라갈 것이다.
'항상 준비를 하고 잇는 성실하고 준비된 후배'
회사 업무는 선공(先攻)이 중요하다
내 주장을 설명하기 좋고 주도권을 잡는 방법 중의 하나가 묻기 전에 말하기(선공)이다. 묻기 전에 말하면 내가 상황을 이끌어 갈 수 있지만, 질문을 받으면 수세적 입장이 될 가능성이 높다
묻기 전에 말하면 상사이 생각이나 이견을 미리 파악할 수 있고, 이를 바탕으로 보고서를 마무리해 간다면 완성도는 높아진다.
선공(先攻)을 하려면 당연히 ‘미리 준비하기’가 필요하다. ‘미리 준비하기’의 핵심은 그 업무에 대한 본인의 스토리를 가지고 있어야 한다. ‘스토리’를 가지고 중간 보고 하고, ‘스토리’를 가지고 최종 보고를 하자.
이 글의 Situation은 다음 글에 이어진다.
